Бизнес туризъм Предимства и улеснения, които специализираните компании предлагат

Въпреки че думата туризъм носи положителен заряд и обикновено я свързваме с пътуване за почивка, някои хора много често предприемат пътувания, свързани с изпълнение на служебни задачи, делови срещи, обучения, участие в конференции и т.н., които най-общо можем да наречем “бизнес туризъм”. Много големи компании харчат всяка година огромни суми за бизнес пътувания. В България вече има немалко фирми, които имат годишни разходи за пътувания над 100 000 лева. Има дори такива, които планират в бюджетите си многократно по-големи суми. Това е предпоставка за развитието на сериозна индустрия, свързана с организацията на бизнес пътуванията.

Организацията на бизнес пътуванията се различава коренно от организацията на пътуванията за почивка по следните белези:

• по-кратък период за планиране - при бизнес туризма обикновено се планира само няколко дни предварително;
  
• възможни промени до последния момент -
  понякога насрочените срещи се отлагат, което налага да се резервират услуги с възможност за анулация и връщане на заплатените суми. Или случаи, когато в последния момент се разбира,
  че трябва да пътуват повече или по-малко служители. Ако в последния момент се търси резервация за самолетен билет, е възможно цената да е различна или да няма свободни места в избрания полет;
  
• често друг резервира транспорта и настаняването - обикновено фирмите, в които често се пътува, определят един служител, който се грижи за самолетните билети, хотелските резервации и т.н. Дори в някои случаи се определя специална длъжност “травъл менъджър”;
  
• друг заплаща разходите по пътуването -
  командированите служители не заплащат сами разходите за самолетни билети, хотел, храна и т.н. Затова се получава сблъсък между стремежа на мениджърите да минимизират разходите на фирмата и стремежа на командирования служител да получи максимално удобство при служебно пътуване, независимо на каква цена.

Компаниите, служителите на които често извършват бизнес пътувания, имат два варианта за действие:

• да ползват специализирани Интернет сайтове;
  
• да ползват услугите на туристическа агенция.
  Първият вариант е свързан със загуба на много време в проучване на различни сайтове и сравняване на различни оферти като накрая не е сигурно дали е избран най-удобният и икономичен вариант за конкретното пътуване. Освен това когато се резервира чрез интернет сайтове, често услугата се предплаща и връщане на суми в случай на анулация на пътуването не е възможно.

Много пъти се пропускат важни условия, които са написани със ситен шрифт и се приемат автоматично чрез натискане на бутон без да са прочетени. такива са съществуващите допълнителни такси, срокове за промяна или анулация и др.

Използването на туристическа агенция дава най-общо следните предимства:

• икономия на време - при търсене на различни варианти за транспорт и хотелско настаняване туристическата агенция бързо може да подбере 2-3 най-добри варианта за пътуване, от които клиентът да избере подходящия за него;
  
• получаване на професионален и компетентен съвет - при избор на авиокомпания или хотел относно най-доброто съотношение на качество и цена;
  
• комплексна услуга с едно обаждане - самолетен билет, хотелска резервация, застраховка, съдействие за получаване на виза, резервация
  за автомобил под наем и др.

Изключително много допълнителни предимства при корпоративното бизнес туристическо обслужване предлагат набиращите скорост през последните години фирми за
специализирано бизнес туристическо обслужване или т.нар. “травъл мениджмънт компании”
Травъл мениджмънт компаниите извършват много допълнителни услуги, които не са характерни за една обикновена туристическа агенция и това носи допълнителни ползи за корпоративните клиенти.

Ето някои от тях:

• работи се с договор за корпоративно туристическо обслужване - в този договор се очертава цялостната политика на корпоративния клиент за организиране на бизнес пътуванията на служителите, която е основа на взаимоотношенията между двете страни. Регламентират се начинът на заявка и потвърждение на всяко пътуване, начинът и сроковете на заплащане на избраните услуги, ползваните отстъпки, извършването на необходимите справки, отчети и т.н.
  
• тристранни договори - травъл мениджмънт компаниите извършват тристранно договаряне от една страна със своите корпоративни клиенти и от друга страна с най-често използвани авиокомпании, хотелски вериги, рент-а-кар, транспортни компании и др. партньори с цел договаряне на отстъпки и преференции за клиента;
  
• разработване на собствени интернет базирани резервационни системи - които са специално предназначени за организация на бизнес пътувания при спазване на договорената политика
  за обслужване на всеки корпоративен клиент;
  
• технологични решения за сигурност при пътуване - травъл мениджмънт компаниите редовно трябва да получават и анализират информация, свързана с природни бедствия, стачки, аварии, военни конфликти и всякакви заплахи от друго естество, които застрашават сигурността на пътуващите и когато е възможно дават съвет за отлагане на дадено пътуване, или информират клиента си за възможните опасности или трудности при придвижване;
  
• предоставяне на справки и отчети - корпоративният клиент получава месечни справки за всички бизнес пътувания на негови служители и извършените разходи. Това е изключително важно при прогнозиране на бъдещи разходи и планиране на бюджет за бизнес пътувания. Мениджърите получават информация дали техните служители се придържат към определената политика на фирмата - позволени класи при пътуване, разрешена категория хотели и др.;
  
• акаунт мениджмънт - определяне на едно лице, което контролира качеството на обслужване на всеки клиент и следи за оптимизиране
  на разходите;
  
• предварителна информация - изпращане на актуална информация за бонусни програми на авиокомпании, съвети при пътуване, новости в туристическата и транспортната индустрия, важни новини и др. под формата на седмични или месечни бюлетини, специално създадени за корпоративни клиенти;
  
• глобален стандарт на обслужване - съществуват глобални травъл мениджмънт компании, които имат свои представителства в много държави по света и предлагат глобално договаряне с мултинационални корпорации за единен стандарт на обслужване във всяка държава, консолидирана информация за разходите, глобален контрол на качеството, глобално договаряне с хотелски вериги и др. Такива компании са HRG (Hogg Robinson Group), CWT (Carlson Wagonlit Travel), AmEx Travel (част от мегакорпорацията American Express) и най-новата BCD Travel, която е и най-бързо развиващата се. Всички тези компании са представени и в България.