Електронната поща- 14 грешки, които не бива да допускате в служебната си кореспонденция

Днес дори и децата имат електронен адрес. Поради тази причина почти никой не обръща внимание на начина и на употреба. Но както се казва в една поговорка, "малките камъчета обръщат колата". Ето защо съм се постарал да събера тези препъникамъчета на едно място, с цел лесно да ги отстранявате от пътя на
бизнеса си.
Препълнена пощенска кутия
Някои собственици на електронни пощенски кутии нямат време да ги проверяват редовно и да изтриват ненужните писма. Това може да доведе до препълването им и да направи невъзможно получаването на нови писма. Подобна ситуация влияе лошо на имиджа на фирмата. Освен че няма да може да изпрати писмо до такава кутия, в повечето случаи подателят ще го получи обратно в собствената си пощенска кутия, което ще изразходва от неговия лимит.

Изоставен електронен адрес
Не закривайте тихомълком кутия, от която е водена служебна кореспонденция (може просто да не я проверявате - резултатът е същият). Ако се отказвате от използването на даден електронен адрес, уведомете партньорите си за това и им дайте новия адрес. Хубаво е (ако съществува техническа възможност) да настроите кутията си автоматично да изпраща на всички, които продължават да ви пишат на стария, кратко съобщение с новия ви адрес.

Изпращане на големи по обем прикачени файлове без знанието на получателя
Такова действие би "изяло" голяма част от лимита на пощенската кутия на получателя (още повече, че тя никога не е изцяло празна). Ако не сте поискали предварително съгласието му (или не сте го уведомили преди изпращането), можете да постигнете някой от следните ефекти:
Той да получи писмото ви, което ще изчерпи голяма част от лимита на пощенската му кутия.
Той да не получи писмото, поради недос-татъчно свободно място в кутията му. Затова пък много вероятно е вашето огромно писмо да се върне обратно при вас.

Липса на конкретно формулиран въпрос
Задаването на общ въпрос, който засяга обширна тема и изисква дълъг отговор е гаранция за липса на удовлетвореност и у двете страни. Питащият няма да получи достатъчно точен отговор, отговарящият ще се подразни от факта, че ще си губи времето. Той ще трябва да избира между двата сценария - или да отговори с 2-3 реда в същия стил, или да осветли темата по-обстойно, да се опита да уточни предполагаемия въпрос и да му отговори (без да е сигурен дали точно това е въпросът, който интересува подателя).
И в двата случая липсва удовлетворението, че е помогнал на питащия.
Нарушаване на логическата връзка между писмата
Чрез писмата се обменя информация, която е логически свързана. Това е като разговор, който бихме провели на живо, но разкъсан във
времето.
Отговаряйте на поставените ви в писмото въпроси, преди да зададете своите. Ако само задавате въпроси, без да отговаряте на зададените към вас, това започва да прилича на разпит и показва силно неуважение към кореспондента ви.
Укажете, че текущо разглежданата тема е приключила за вас, преди да преминете към друга.

Неочаквано прекъсване на кореспонденцията
Добрият стил на поведение изисква от питащия да укаже ясно кога кореспонденцията прекъсва. Най-лесно това може да стане, като се благодари за оказаното съдействие. В противен случай този, който прави услуга (отговаря на питане), не знае какво става: дали писмото му е получено, достатъчно ли е информацията като обем, доволен ли е питащият от отговора, има ли нужда от още информация.

Писане на писмата само на латиница
Използването на латиницата се прави, с цел да се подсигурите във всички случаи, че получателят ще може да прочете съобщението ви. Много хора обаче забравят, че това е резервния
вариант. Никой не е длъжен да срича писма, написани на български език само с латински букви. Добрият стил изисква писмото да бъде написано на кирилица, а допълнително може да е дублирано на
латиница.

Използване на емотикони или акроними
Емотиконите са комбинации от знаци, използвани, за да изразят чувствата на пишещия (например :-) ). Акронимите са буквени съкращения на често използвани в общуването (английски) изрази (например LOL, BTW, 10x ). Прилагат се в чат, SMS и e-mail съобщения. Недопустимо е използването им в служебната кореспонденция, понеже рискувате да не бъдат разбрани или още по-лошо - да бъдат грешно изтълкувани.

Спонтанен неконтролиран отговор
Не бързайте да изпратите писмото си веднага, след като сте го написали. Прочетете го внимателно открай докрай преди това и проверете дали сте прикачили файловете, ако искате да изпратите такива. Почти всяко писмо има нужда от "доизглаждане". Бързината, с която пишем, и фактът, че липсва невербалната комуникация с получателя, налагат внимателен подбор на думите и изразите, така че да бъдем разбрани правилно. Ако обсъждате важна или деликатна тема, преценете дали не е по-добре да го направите по телефона или в личен разговор, вместо да рискувате с електронната поща.

Използване на безплатни пощенски кутии или кутии
към чужд домейн за водене на фирмена кореспонденция
Това е доста често срещано явление у нас, но не е добра атестация за фирмата. При начални контакти със западен контрагент първата му работа е да се запознае с фирмата ви, като посети домейна, към който принадлежи електронният ви адрес. Едва ли някой (извън България) би ви приел като сериозен партньор, ако се опитате да водите бизнес кореспонденция от
такава кутия.

Създаване на лични пощенски кутии към фирмен домейн
Това е недопустимо, освен в някои случаи, когато са предназначени за лица, свързани неразривно с фирмата (съдружници, собственик) или нещатни сътрудници към фирмата.
Смесване на личната със служебната кореспонденция и информацията, която се съдържа в тях. В писмата си не обсъждайте прекалено лична или поверителна информация, както и трети лица, защото не се знае при кого ще отиде писмото и за какво може да бъде използвано след време.|

Водене на служебна кореспонденция от лична пощенска кутия (дори тя да принадлежи към фирмен домейн)
Масова практика у нас е да срещнете адреси от вида име@firma.com на хора, заемащи различни длъжности в съответната фирма. Малко собственици на бизнес, които позволяват такава употреба на фирмения си домейн, обаче се замис-лят какво би станало, когато този човек бъде преназначен. Той ще получава писма по въпроси, които вече не са в кръга на задълженията му и на които не би могъл да отговаря. Още по-лошо ще бъде, ако той не работи вече във фирмата. В този случай пощенската кутия или ще бъде закрита, или няма да можете да я проверявате. Резултатът е, че всички контрагенти, с които е водена кореспонденция от този адрес, го знаят и ще използват именно него, но няма да могат да се свържат със съответното длъжностно лице. Това може да се избегне, като се създават кутии, съответстващи на длъжностите, а не на служителите, например: sales@firma.com,
info@firma.com, reklama@firma.com,
PR@firma.com.
Така би се избягнала и следващата по ред грешка, а именно.

Водене на лична кореспонденция от фирмена пощенска кутия
Така личната ви кореспонденция ще бъде достъпна за определен кръг лица от службата ви и не се знае кога и по какъв начин тя може да бъде използвана. Още повече, че ако напуснете работа няма да имате достъп до пощенската си кутия, на която ще ви търсят познатите ви.