"Форем Консултинг" е независима консултантска фирма, която развива дейност в България и на Балканите. Тя е привлякла професионалисти и от международни консултантски компании, които работят в
България.
тел.: 02/980 8008, www.foremconsulting.com | В предишните две статии от поредицата, посветена на процеса на стратегическото планиране, определихме стратегията на фирмата на "макро" ниво, като описахме нашата визия, мисия и цели. Впоследствие се спряхме на организацията на работата по планиране и разработ-ване на конкретните задачи и стъпки за изпълнение на стратегията и нейното въвеждане в работата на фирмата.
Стратегическото планиране е дълъг процес, с много препъникамъни. Той е достатъчно важен и не трябва да бъде отлаган и забравян, а да е винаги на дневен ред. От друга страна, не трябва да пречи на основната ни дейност.
Именно за да осигури бързо и ефективно стратегическо планиране на всеки етап от процеса, е необходимо извършването на навременен контрол. Разделяме формите и органите на контрол според етапа, в който сме, както следва:
 Етап на разработването на стратегията и подробните стъпки и задачи за нейното изпълнение.
Етап на въвеждане на поставените цели и задачи.
Етап на оценка на резултатите от въведената стратегия. Контролът на процеса на стратегичес-ко планиране се осъществява чрез:
Създаване на програма за планиране.
Определяне на бюджет за дейността.
Определяне на срокове за всяка дейност.
Провеждане на регулярни срещи според плана и отчитане на нап-редъка.
Контролът
се извършва от:
Собствениците към ръководството - вътрешен контрол.
Ръководството към подчинените звена - вътрешен контрол.
От назначени за целта външни консултанти - външен контрол. Консултантът може да даде обективна и безпристрастна оценка на фирмата и бизнес процесите в нея, да оцени силните и слабите страни на компанията и на нейните служители. Той координира също работата на участниците в стратегическото планиране и им помага в изпълнението на поставените задачи в заложените срокове.
Контрол на разработване на стратегията
Още преди да започне самият процес по изготвяне на стратегията, консултантът съвместно с ръководството на фирмата трябва да направи под-робна предварителна програма, включваща времева рамка и бюджет на всички дейности и действия по изготвяне и въвеждане на стратегията. Програмата трябва да описва подроб-но отделните етапи в процеса на планиране, сроковете за изпълнение, конкретни дати за започване и завършване на всяка дейност. За да не пречи на обичайната дейност във фирмата, програмата трябва да бъде разработена много внимателно, като се отчете натовареността на работата във фирмата през годината и моментната заетост на всеки един от служителите, които имат участие в стратегическото планиране. Планирането на една нова стратегия изисква време и максимални усилия от страна на всеки един служител във фирмата, а в периоди на голяма натовареност тази иначе приятна задача може да се превърне в досаден ангажимент. Дайте възможност на служителите си да изчистят съзнанието си от всекидневните проблеми, за да могат да анализират и обективно да бъдат иновативни в предлаганите от тях решения.
Заедно с предварителната програма трябва да бъде изготвен и бюджет на работата по стратегическо планиране, който да обхваща всички пред-видими разходи по процеса, а в зависимост от дейността на компанията и алтернативните разходи; за времето на служителите. Изготвянето на предварителен план и бюджет е важно както за по-добрата организация на процеса на планиране, така и за осъществяването на прецизен контрол.
На първия етап от планирането за изготвянето на стратегията е необходим контрол от страна на ръководството, съответно собствениците, ако фирмата е малка или средна, както и от координаторите на отделите в нея. Контролът обхваща както административната организация на всички събрания и срещи във фирмата и стриктното им провеждане спрямо предварително изготвения план, така и правилното изпълнение на възложените задачи на всеки един от служителите, участващи в планирането на стратегията. В този смисъл редовното представяне на доклади до собствениците/ръководителите на фирмата от страна на всеки мениджър на отдел е основна форма на контрол. В своите док-лади ръководителите трябва да отчетат постигнатия напредък в процеса на стратегическо планиране, както и всички основни и важни въпроси и проблеми, които трябва да се вземат предвид на по-късен етап.
Контрол на етап въвеждане на планираната стратегия
След като стратегическото планиране във всеки един от отделите е приключило окончателно и поставените цели са съгласувани с цялостната стратегия на фирмата, следва етап на постепенно въвеждане на новата стратегия в оперативната дейност. Тук основните органи, които трябва да съблюдават и контролират процесите, са ръководителите на отделните звена в организационната структура. Най-общо техните задачи в процеса на въвеждане на стратегията са следните:
Изготвяне на подробен план, който да включва конкретни срокове за въвеждане на предвидените промени, както и детайлно описание на задачите на всеки един от служителите участ-ващи в този процес.
Изготвяне на бюджет на разходите по въвеждането на стратегията.
Поддържане на непрекъсната комуникация с и между съответните служители с цел бързо идентифициране и анализ на възникнали проблеми и вземане на съгласувани решения за отстраняването им.
Изготвяне на редовни доклади до ръководството на компанията, които да отразяват напредъка по въвеждане на изготвената стратегия.
На база на предварително изготвените планове и бюджети мениджърите на отдели имат задачата да изпълняват ролята на контролен орган. В този смисъл те трябва да следят изпълнението на задачите на всеки един от работещите в ресорния им отдел, както и да контролират спазването на предвидените срокове и разходването на заложените в бюджета средства. Ръководителите на фирмата от своя страна имат за задача да осъществяват цялостен мониторинг на дейностите по въвеждане на новата стратегия и своевременно да реагират при промени в предварително установените и цели. Контрол и оценка на резултатите Въвеждането на фирмената стратегията е един продължителен процес, който изисква непрекъсната работа в посока постигане на заложените цели. Ето защо ръководството на фирмата трябва периодично да прави оценка и подробен анализ на постигнатото, на база на които да се вземат нужните корективни
действия. В този аспект от изключителна полза би било близкото сътрудничество с фирмата консултант, която да изпълнява ролята на външен наблюдател и да предоставя обективна информация и съвети относно цялостното представяне на компанията. | |
