Попълване на формуляр за кандидатстване по Европейски програми

Една от най-честите пречки пред българските предприемачи, които кандидатстват по европейски програми остава правилното попълване на формулярите по програмите. Непълните проекти, които се представят пред комисиите са “препъни-камъка” на кандидата. С този материал ще ви представим основните точки, по които се изработва проект. Трябва да знаете, че освен тези изисквания, всяка програма има и специфична насоченост, на която трябва също да се обърне внимание. Все повече хора прибягват и до услугите на специализирани консултанти в областта. Дори да сте наели специалист, който да ви помогне с проекта, вие също трябва да сте в течение с основните изисквания.

Формулярът за кандидатстване се състои
от четири основни раздела и приложения

Раздел 1 - Проект
В този раздел трябва да дефинирате целите на проекта, да дадете обосновка на нуждата от него, да опишете методологията и дейностите му, както и да дефинирате неговите резултати.
Името на проекта трябва да бъде кратко, ясно и недвусмислено. Трябва да опишете региона, в който ще се изпълнява проекта. Средствата, за които се кандидатства трябва да се попълнят с цифри в графите “Общо допустими разходи”, “Средства, за които се кандидатства по програмата” и “% от общия бюджет на проекта”. Резюмето трябва да представя подробна информация за целите, резултатите и дейностите по проекта.
В тази част са недопустими общи фрази
Проектът има два вида цели: Обща и специфична.
Общата не може да бъде постигната единствено от вашата организация. Проектът ви ще има принос в усилията за постигането на тази цел. Специфичната ще се постигне в резултат на изпълнението на проекта. Добрата специфична цел обикновено показва какво и как желаете да постигнете, както и кой ще се ползва от резултатите. Избягвайте дългосрочните цели, които не са свързани пряко с целите на програмата.
Обосновката не бива да е повече от три страници. В нея трябва да докажете, че проектът е в съответствие с целите и приоритетите на програмата. Основните грешки при изготвянето на обосновка са липсата на конкретен проблем, липса на съответствие между целите на проекта и установените потребности.
Детайлното описание на дейностите се започва, като озаглавите и опишете подробно всяка дейност, която ще бъде предприета при изпълнението на проекта. Ако забравите да включите някоя дейност на този етап, по-късно, при изпълнението на проекта ще е невъзможно да я добавите.

Трябва да докажете, че методите за изпълнение на проекта са ефективни. Включете описание на възможните рискове, като предложите как те могат да се избегнат или минимализират.
Трябва да опишете как ще наблюдавате и отчитате напредъка в изпълнението на проекта и степента на постигане на неговите цели. Затова ви е нужно описание за вътрешен мониторинг и оценка.
Партньорството е важен ресурс за изпълнението на проекта. Трябва да опишете партньорите по проекта и тяхната роля. Какви отговорности и дейности имат те. Трябва да се опише и екипът на проекта, като се даде кратко описание на функциите на всеки експерт.

В работния график на дейностите се посочва продължителността на проекта. Не трябва да се дават конкретни дати, а само поредният номер на месеца.
Описват се и очакваните резултати върху целевите групи. Максимум на 1 страница се описват детайлно всички проведени изследвания, разработени материали, публикации и др. Проектът може да има мултипликационен ефект, когато положителните ефекти от него се увеличават във времето.

За бюджет на проекта се попълват две стандартни таблици “Бюджет” и “Очаквани източници за финансиране”. Първата графа задължително трябва да се попълни и представи в стандартна форма. Трябва да се запознаете и с общите условия:

1. ЕС съ-финансира само допустимите разходи
   по проекта.
   
2. всяка програма определя минимален и максимален размер на безвъзмездното финансиране за един проект;
   
3. повечето програми поставят прагове на размера на разходите по определени бюджетни групи. Винаги има ограничения за административните разходи, като по нито една програма на ЕС те не могат да надхвърлят 7 % от общите допустими разходи;
   
4. разходите трябва да са посочени в евро;
   
5. разбивката на разходите трябва да е достатъчно подробна;
   
6. единичните цени не бива да надхвърлят пазарните цени за съответната стока/услуга;
   
7. бюджетираните количества трябва да са реални и да отговарят на планираните дейности;
   
8. не включвайте в проекта заплати за държавни служители.
   

Раздел 2 - Кандидат
Тук трябва да представите основната информация за вашата организация и да опишете нейния опит и капацитет, както и официални и банкови данни. Описанието на водещия кандидат трябва да е максимум 1 страница. Там трябва да опишете кога е създадена вашата организация, кои са основните ? дейности, както и да предоставите списък на членовете на управителния съвет. Посочва се и какъв опит имате в изпълнението на подобни проекти, източникът на финансиране и бюджетът на проекта. Трябва да предоставите подробно описание на различните видове ресурси, които можете да използвате. Трябва да дадете доказателства, че вашият проект е един добре пресметнат риск.

Раздел 3 - Партньори на кандидата,
участващи в проекта
Трябва да опишете своите партньори и техния опит и капацитет. Задължително се прилага по една “Декларация за партньорство” за всеки един от партньорите в проекта, включително и за водещия кандидат.

Раздел 4 - Декларация на кандидата
Декларацията за кандидатстване се попълва само от водещия партньор.

Освен тези четири раздела има и Логическа рамка на проекта, в която трябва да опишете съкратено целите, резултатите и дейностите по проекта. Също така и бюджет, очаквани източници на финансиране и професионални биографии на основните експерти. Целта на бюджета е да определи разходите, които са допустими и коректни за договора, да обоснове реалистичността на проекта. В ръководствата за кандидатстване подробно се отразяват признати, косвено признати и непризнати разходи.

Когато проектът завърши неизбежно възниква въпросът какво да се прави по-нататък. Стратегията за излизане трябва да бъде неразделна част от вашия проект, т.е. предварително да сте планирали какво ще се извършва след приключването на проекта, за да не се окажат усилията ви напразни.
Организирайте тържество и поканете всички, които са участвали в проекта, а също и възможно повече хора, които биха могли да участват или да повлияят на работата след края му.

С празненството трябва да постигнете три цели:

1. хората да разберат, че проектът е бил успешен;
   
2. резултатите да могат да се видят от всеки;
   
3. всички участници да почувстват, че са били полезни и трудът им е възнаграден.

* Материалът е подготвен по информация от Българска Търговско Промишлена Палата (БТПП), отдел “Европейска интеграция и проекти”.

За повече информация:

Българска Търговско Промишлена Палата (БТПП)
София, ул. “Парчевич” № 42
тел. 02/ 988 34 82
e-mail: projects@bcci.bg
уеб адрес: www.bcci.bg