fbpx Да успеем на пресконференция или как да избягаме от грешките | твоят Бизнес - списание за предприемчивите българи

Да успеем на пресконференция или как да избягаме от грешките

Да успеем на пресконференция или как да избягаме от грешките

Придполагам, на всеки е ясно, че без медиите няма как информацията да достигне до широк кръг от хора. Пресконференциите са един от начините за комуникация. Но колкото и лесен метод да изглеждат, те са сериозно изпитание и изискват предварителна подготовка (освен ако не става въпрос за екшън събитие). Дори и за организация, която провежда по едно медийно събитие всяка седмица.

Сезонът на пресконференциите се засилва. Сега си давам сметка, че може би е трябвало да броя пресконференциите, на които съм присъствала в практиката ми, но вече е късно - сигурно е обаче, че са няколко стотин. Имало е запомнящи се, имало е досадни, такива на които съм загубила времето си, имало е необходими. Ще си позволя да обърна внимание на някои основни правила, които могат да предпазят една фирма от гафове и негативно отношение на медиите към нея или точно обратното - да спечелят медиите на своя страна.


Винаги имайте точна цел на пресконференцията

Когато свиквате медиите, трябва да имате какво да им представите - новина, която да предизвика интереса им. Имайте предвид, че на "таблоидите" наистина им трябва нещо значимо - за съжаление често пъти те изкарват новината от негативната страна. Но има много други медии, които ще намерят позитивното. Подгответе пресматериал, който да раздадете предварително. Така журналистите ще имат представа за най-важното.
В него напишете това, което после искате да излезе в медиите. Особено ще им помогне, ако цитирате имена и цифри. Задължително изпратете пресинформацията по мейла - ще бъдете една крачка напред, ако журналиститет са я получили вече, когато се приберат в редакциите. В репортажите си те често използват функцията “copy-paste”. Не забравяйте да прикачите и снимки.

Подберете кои медии да поканите

Получавала съм най-странни покани за пресконференции, които нямат нищо общо с интересите на медията, която представлявам. Покани, изпратени най-вече от обслужващи фирмите агенции. Просто съм попаднала в списъка по някакъв начин и... се праща наред. Това е изключително непрофесионално. Като бизнес издание няма да представя лансирането на новия аромат на козметична марка, но ако става въпрос за икономическите резултати на тази козметична марка, тогава наистина е задължително да поканите бизнес ориентирани журналисти. Винаги предварително искайте да прегледате списъка с поканените - може да е пропусната медия, на която държите. Освен това внимавайте с “хамстерите”. Това е група от хора, които присъстват на всички събития. Правят излишна навалица, а на всичко отгоре се случва да задават абсурдни въпроси и губят времето. Вземат пресматериали, които после дават на вторични суровини (защото не им трябват за нищо), а за реалните журналисти не стигат. Хамстерите идват заради фирмените подаръци и кетеринга. Неведнъж съм присъствала на ужасната гледка да събират храна в торбичка. Затова, чрез предварителен списък и насрещно потвърждение може да елиминирате нежеланите "гости", които дори може да върнете и на пропуска на събитието.

Предварително прозвъняване

Това е един от важните моменти, който обаче може да стане много досаден. Често ми се случва за едно събитие да ми звъннат поне два пъти за да ме питат дали съм получила поканата и дали ще присъствам. Последният път ми звъннаха три (3)! пъти много любезни момичета и едно момче в рамките на един ден. Момчето накрая го отнесе - и просто не отидох на събитието. Обърнете внимание на агенцията, която сте наели - когато прозвъняват да отбелязват на кой вече са звъннали и да не го безпокоят по няколко пъти.

Задължително е да имате водещ

Неведнъж съм била на пресконференции, когато водещ се оказва самият шеф на фирмата или някой представител на агенция, който почти не знае какво да направи. Ситуацията е много неловка, защото “хищните” журналисти веднага разбират, че тази фирма прохожда. Водещият трябва да е обигран. Той не трябва да говори много, но да е запознат с дейността на фирмата и продуктите, да познава добре участниците в пресконференцията, да ги представи и да им даде думата. Да не позволява те да бъдат прекъсвани и да предостави после възможност за въпроси. Ако въпросите започнат да стават много конкретни и притеснителни, винаги може да ги прекъснете като кажете, че разговорите могат да продължат и в неформална обстановка на чаша вино, ако сте подготвили кетеринг. Всъщност тук е "спасителната" роля на добрия водещ.

Подгответе добре изказването си

Ако явяването пред медиите не е второто ви  "Аз", непременно си напишете изказването или поне подредете по точки информацията, която ще представите. Когато човек е притеснен може да забрави или да сбърка. Положете труд обаче да не го четете - това отегчава невероятно. Скоро бях на едно представяне, на което шефката-чужденка, просто прочете на глас пресматериала!! Напълно безсмислено - това нещо ние можем да си го направим и сами. Вярно, в първите изречения беше интересно да чуем как добре се справя компанията в България, но на втория абзац вече стана безинетресно, а накрая досадно. Ако темата на пресконференцията предполага изнасяне на данни, подгответе се и с цифрите. Не е добре, ако не можете да цитирате нещо точно по конкретната тема и да се извините, че после ще го пратите по имейла. Доста от медиите нямат време да ви чакат.

Журналистите имат ограничено време

Имайте предвид, че една пресконференция не трябва да трае повече от 30-35 минути. Иначе вниманието отслабва, а и журналистите започват да си тръгват - тяхното време е ограничено. Дори и коктейла след това няма да ги задържи. Пропуснете дългата фирмена презентация и сухите "исторически" данни, дори да е дошъл най-голям шеф от чужбина. Това може да го напишете в пресинформацията. На шефа му дайте възможност да каже някоя новина от фирмата или как той гледа на развитието на фирмата в България. Бях на пресконференция, която продължи 1 час!! Нали се сещате, че накрая останахме няколко души, които почти нищо не чувахме! 

Подгответе предварителни въпроси

Най-интересен е моментът с въпросите. Не един и два пъти съм била, когато след изказванията на шефовете настава тягостно, неудобно мълчание. Журналистите са със забодени погледи в пресматериалите, дори след подканяне от страна на водещия. Затова раздайте няколко въпроса на познати журналисти, които да се включат, ако стане такава ситуация. След тях другите набират смелост или просто им идват въпросите.

Винаги може да има неудобни или странични въпроси

Подгответе се за тях. Коментирайте предварително с водещия какви могат да бъдат те. Такива въпроси обикновено могат да възникнат, ако не са по темата. Ако ви притиснат все пак винаги може да кажете, че допълнително ще дадете информация. Освен това не допускайте да се отклонявате от темата, защото фокуса на събитието ще се измести. 

Съберете информация за медиите

Когато ви задават въпроси, искайте да се представят журналистите (освен ако не познавате вече всичките). Така ще знаете каква е по-конкретната насоченост на въпроса според медията, която те представляват. Също така ще се запознаете с представители от медиите. След края на пресконференцията е добре да намерите начин да обърнете персонално внимание на журналистите, особено на тези, които са ви задали въпроси и да ги попитате дали да получили очаквания отговор. Не оставяйте място за съмнение по повод дадените отговори.

 

 

 

 

Facebook коментари