Икономия ли е икономията от ИТ?

Автор: 

Стефан Димитров

експерт търговия и маркетинг, блогър - www.practicalpieces.com

Изкушените от маркетинга знаят, че в развитието си тази наука стига до т. нар. маркетинг на взаимоотношенията (relationship marketing). Това е логична последица от глобализацията, високата мобилност на клиентите, ожесточената конкуренция и лесния достъп до всякаква информация. Всичко това изправя търговските фирми пред нови предизвикателства в привличането на нови и задържането на настоящите си клиенти. Натрупаният през последните години опит показва, че това е “мисия невъзможна”, ако доставчикът не познава отлично клиентите си и не управлява взаимоотношенията с тях. Подобно нещо е немислимо без надеждно функционираща информационна система (симбиоза на хардуер и софтуер).
Сигурно знаете историята на бизнесмен, на когото изгоряло цялото имущество, но успял да спаси тефтерчето с имената и координатите на клиентите. В съвременния свят все по-рядко си служим с тефтерчета, но заплахата да изгубим информация за клиентите винаги съществува!
Ето и някои заплахи и възможните защити:

Кражба на данни
Кражба на компютър (особено преносим) - защитата е ценните данни да са в добре охраняеми помещения или просто да внимавате къде оставяте лаптопа.
Кражба на данни - те основно са два вида - от служители (около 80% от случаите) и от външни лица, които осъществяват неоторизиран достъп.
В първия случай най-лесната защита е създаване на система за достъп до данните с различни права за различните служители и водене на записи за достъпа (т. нар. log-ове). В него се пази информация кой служител/компютър е осъществил достъп.
Друга тема са личните средства за защита -
трудна за разгадаване парола (която сменяте поне веднъж месечно), парола за достъп в режим screen saver (ако компютърът е на място, където много хора имат безпрепятствен достъп до него). Някои производители на компютри вече вграждат датчици и софтуер за разпознаване на биоментрични данни (най-често пръстови отпечатъци).
За защита от външен достъп се използват т. нар.
firewall, които може да са софтуерни или хардуерни (отделна кутия). Тези продукти позволяват управление на трафика на данни от и към външния свят. Например може да забраните достъп отвън с изключение на един уникален аддрес
(на отдалечен фирмен офис например). Обратно -
може да забраните достъпа до интернет на служители в интервали от време, да не свалят музика и по този начин ангажират капацитет, необходим за служебна работа. По мнение на специалисти хардуерните firewall са по-надеждни, защото не са толкова достъпен за хакери.

Физическо повреждане
При всички случаи данните се съхраняват на носител - твърд диск, оптичен диск или магнитна лента. Най-често се намират на твърд диск. Това са устройства с голяма надеждност, но остават прецизни технически изделия с бързо въртящи се части, т.е. при малки проблеми има опасност от физическо повреждане на дисковете - частично (лош сектор) или цялостно разрушаване на магнитен диск (при задиране на четящата глава например). Някои от големите съвременни производители на дискове, като имат средства за автодиагностика и преди да е станало късно, уведомяват за проблем.

Грешки при манипулиране на данни (изтриване на ценна информация)
Най-често фирмите изграждат информационна база с помощта на офис приложения (MS Word или Excel). Това обаче крие много рискове, защото въпреки вградените средства за защита в тези продукти, то тяхната “дуракоустойчивост” не е висока и има риск от загуба на данни поради незнание или невнимание. Ако няма друг вариант за ИС, то защитата в този случай представлява обучение на персонала и наемане на консултанти, които да помогнат за използване във възможно най-висока степен функционалността на продук-
тите.
Значително по-ефективно решение е специално разработен софтуер - CRM (Customer Relationship Management) или ERP (Enterprise Resource Planning), в която има CRM модул. В този случай потребителите разполагат с тествано приложение, добре обмислена структура на данните, лесен за използване интерфейс и ред други предимства, които липсват при използване на стандартен офис пакет например.

Липса на достъп
Да имате данните, а да нямате достъп до тях е още по-голямо нещастие. Причините за това може да са няколко:

Спиране на електрозахранване или токови удари
Защитата е добре позната - протектори за токови удари или непрекъсваеми токозахранвания (UPS). На пазара има множество предложения, но заради многото “ментета” препоръчване е избор на надеждна марка (APC, MGE UPS Systems, Infosec и др.)
Ненадеждно работеща компютърна мрежа
Това зависи от компетентността на проектанта на мрежата и използването на подходящи продукти. Не винаги съседът/приятелят, който разбира от компютри или други “специалисти”, които ще ви направят мрежата срещу почерпка, ще намерят надеждно решение, отговарящо на изискванията ви и покриващо поне 12 месеца напред нуждите на бизнеса ви.
От определен брой работни места нагоре винаги е по-добре да разполагате с централен компютър (сървър), на който да се съхраняват данните. Тези машини са проектирани за по-голямо натоварване, много по-надеждни са от обикновен персонален компютър и позволяват организирано управление на данните, които вече са концентрирани само на едно място.
Нестабилно работеща система на даденото работно място
Остарял компютър, купено на старо оборудване, свален незнайно от къде нелицензиран софтуер, липса на надежден системен администратор са все предпоставки за “забиване” на компютъра и загуби, поради невъзможност даденият служител да си върши работата.
Загуба на връзка с отдалечен сървър поради физическо прекъсване на кабел или срив в услугите на интернет доставчик
Тези проблеми са неизбежни. Решението е осигуряване на резервен вариант - резервен доставчик на интернет, пазене на локално копие на базата данни (дори и да отпадне връзка с отдалечен сървър, работата може да продължи).

Вируси
Един от най-големите бичове за ценните данни, но решението е едно - надежден антивирусен софтуер
Като цяло основният инструмент за защита на данни е архивът! Копие на данните на повече от един твърд диск, запис върху CD или магнитна лента е най-сигурният начин. Така винаги може да възстановите работата си с минимални загуби. Има най-различни видове устройства и методи за архивиране - правилния за вас може да изберете след компетентна консултация.
Като споменах консултация, се сетих, че това може би е отправната точка. Ако искате да повишите ефективността и надеждността в работата ви с данни или планирате изграждане
на нова система, винаги е за препоръчване да ползвате компетентни консултанти - инвестицията на този етап се изплаща многократно от безпроблемната работа в бъдеще.
Вярвам, че ще предизвикам размисъл и конкретни стъпки към защита на данните - ценното “тефтерче”, без което съвременния, бизнес не може.