Една от най-бързо разпространяващите се тенденции в телекомуникационния бранш през последните месеци е аутсорсингът на фирмените комуникационни услуги към съобщителните оператори. Този процес, който включва изнасяне на всички функции, присъщи на една офисна телефонна централа, вече е предпочитан модел за организиране на комуникационната инфраструктура от фирмите, чиито офиси разполагат с добра Интернет – свързаност.
Ето какво споделя Страхил Иванов, изпълнителен директор на Спиди Нет, една от компаниите, които предлагат аутсорсинг на офисните съобщителни услуги.
Ако погледнете и във вашия офис сега, може би телефонната централа се намира в килера или в коридора, и едва ли е най-добрият вариант за качество на услугата. Затова, ако изнесете вашите комуникационни техники извън офиса ще получите качество и ще оптимизирате работата си.
Ето и някои предимства на изнесеното използване на офисни комуникации пред поддържането на собствена телефонна централа на фирмата
По-ниски разходи
Аутсорсингът на офисните комуникации спестява както първоначалните разходи за закупуване и инсталиране на телефонна централа, така и последващите плащания за нейната поддръжка и евентуално ремонти. Спестяване от такъв мащаб би могло да се окаже от особено значение за фирмите във време на криза, когато всеки харч може да постави една компания в трудна ситуация.
По-малко ангажиране с несвойствени дейности
Спестяването на време понякога е по-ценно дори от парите, а аутсорсингът на офисната телефония освобождава ръководството и ИТ администраторите на фирмата от отговорността да се грижат за един скъп актив, какъвто е телефонната централа.
Оптимизирана офисна инфраструктура
В случай, че управлението на офисните комуникации бъде изнесено към оператор, служебните телефони или компютри с инсталиран VoIP – софтуер се свързват направо към фирмената LAN – мрежа и комуникират направо по Интернет с телефонната централа на оператора, без наличието на каквото и да е друго оборудване в офиса. Ако пък фирмата се премества в нов офис, не се налага да се пренася и скъпо телекомуникационно оборудване, което отново да се инсталира и конфигурира на друго място. Достатъчно е телефоните да бъдат пренесени и включени в новата LAN – мрежа, за да получат автоматично своя фиксиран номер и да са готови за работа.
Отдалечена поддръжка
Цялата поддръжка на комуникационните услуги се извършва в техническия център на оператора, където вероятността от възникване на проблем е по-малка, а сроковете за реакция са много по-кратки. Единствената поддръжка, която би могла да се осъществява на място в офисите на фирмите, е свързана с изправността на крайните устройства и конфигурирането им.
По-голяма мобилност
Аутсорсингът на офисната телефония позволява служителите да използват своите телефонни номера не само в офиса, но и навсякъде, където имат връзка с Интернет – в хотели, конферентни центрове или у дома. Във всеки момент, когато включат своя IP - телефон или например лаптоп с инсталиран телефонен софтуер, те могат да осъществяват или да приемат обаждания, използвайки служебния си фиксиран номер. Функция, която може значително да оптимизира тяхната работа, позволявайки им да извършват задачите си, където и да се намират.
Взаимоотношения само с един доставчик
Фирмата – клиент сключва договор с един единствен оператор за да получи Интернет, телефонни услуги или други функционалности с добавена стойност. Това позволява оптимизиране на взаимоотношенията с доставчиците, спестяване на време, по-лесна поддръжка и не на последно място – по-изгодни условия и цени.
Навременно информиране за нови услуги
Офисните телефонни централи често се използват в продължение на много години и в резултат много от работещите днес такива устройства са морално остаряли. Във време, когато навлизат нови услуги, като гласови и видео конференции, computer – telephony интеграция или търсене на лице чрез последователно прозвъняване на различни телефонни номера, в много офиси функционалностите все още се свеждат до прехвърляне на обажданията от един към друг телефон. Мениджърите най-често нямат време да следят развитието на толкова динамичен сегмент, като бизнес комуникациите и в резултат компаниите често губят своята конкурентоспособност, използвайки остарели телеком решения. Ако фирмените комуникации са изнесени към оператор, специализиран в този сегмент обаче, компанията винаги ще има достъп до най-новите услуги, без да се налага нейните ръководители и ИТ отдел да следят непрекъснато бранша. Вместо тях, за това ще се грижат специалистите от телекомуникационния оператор.
Скалируемост
Ако вие имате например фирма с 10 работни места и си купите телефонна централа, възможно е да вземете такава с 16 телефонни поста, за да може тя да отговори на нуждите ви. При разрастването на бизнеса и назначаването на седемнадесетия служител обаче, изненадващо ще се окажете в ситуация, в която трябва да инвестирате в нова телефонна централа, защото старата вече е малка за вашата фирма. В добавка – това може да се случи в период, когато нямате бюджет за скъпо телекомуникационно решение. Ще трябва да избирате между изразходването на средства или по-ниска ефективност на ваши служители. Ако обаче сте заложили на изнесено управление на фирмените ви комуникации, във всеки момент ще можете да поискате от вашия оператор да открие нов телефонен пост и за броени часове служителят ви ще разполага със служебен номер. При това винаги ще плащате единствено за услуги и оборудване, от които се нуждаете сега, а не от които може би ще имате нужда в бъдеще.
