Измерване ефективността на проектите и на тяхното управление

етикети: 
Много управители на организации, ръководители на проектни звена и екипи се сблъскват с проблеми при измерване ефективността на проектите, по които работят както и необходимостта от оценка на управлението на всеки един проект. Пред тях стоят въпросите: кога да се извършва подобна оценка, как точно да се измерва ефективността, кой трябва да я извършва и какво печели организацията от подобна дейност.
Оценката на ефективността на организационните проекти и
тяхното управление би могла да
се извършва в три основни области: ефективност на проектите в
организацията, изпълнение на проекта и ефективност на проектния екип.

Ефективност на проектите в организацията
В тази област се оценява до колко даденият проект е в съответствие с бизнес целите на организацията
и ще доведе ли неговото изпълнение до ползи. Тази оценка се извършва от ръководителя или екипа, в чиито задължения влиза взимането на решение дали организацията ще продължи работа по даден проект или не. Като база за взимане на това решение се използват следните индикатори: съответствие на проекта и резултатите от него към бизнес целите на организацията, налични ли са ресурсите за изпълнение на проекта и ако не дали те могат да бъдат наети или закупени, какви ползи могат да бъдат реализирани с изпълнението на този проект като: повишаване на реномето на организацията, разширяване на дейността й, постигане на ключови партньорства и т.н, както и до какви вреди може да доведе неуспешното приключване на проекта: финансови загуби, демотивация на проектния екип, повишаване на текучеството
и т.н.

Преди да се пристъпи към оценяване е необходимо да се изберат метрики за оценка
и да се определи на какви качествени и количествени критерии отговарят тези метрики. Като пример за метрика по индикатор наличност на ресурси може да се изберат стойности:
1 - наличност на всички необходими ресурси,
0,5 - налични са 50 % от ресурсите, а останалите могат да се наемат или закупят и 0 - не са налични необходимите ресурси и те не могат да бъдат закупени или наети. За окончателното получаване на оценка на ефективността на проекта е необходимо да се избере дали всички тези оценки са равностойни т.е. крайната оценка е равна на сумата от получените оценки или тези оценки са с различни тегла, т.е. различна важност и крайната оценка е резултат от получените стойности и техните тегла. Оценката за ефективност на проекта в организацията може да се промени и затова е необходимо измерването ? да се извършва при всяка промяна на бизнес целите на организацията, при промени в обхвата на проекта, както и при край на проектна фаза или етап.
В следващите две области се извършва оценка на управлението на проекта от различни гледни точки. Получените оценки ще ни помогнат както да оптимизираме работата по проекта и да повишим шансовете за успешното му приключване, така и да подобрим използваните процеси за управление на проекти в организацията

Изпълнение на проекта
В тази област се оценява до колко проектът постига своите цели. Проектният бюджет, план и продължителността му се използват като база за оценка на изпълнението. Основни показатели за успех в тази област, които се определят в началото на всеки проект и постигането им означава, че са постигнати целите на проекта. Те отново трябва да са измерими, за да имаме база за оценка. Сравнението с проектния план е един от най-често използваните подходи за оценка на ефективността на проекта. Във всеки проектен план е необходимо да се заложи информация в кой момент какви проектни резултати ще бъдат изготвени и на какви критерии трябва да отговарят те. Ако се установи разминаване на планираните и реалните резултати се извършват корекции в плана, както и се определя причината за възникване на тези отклонения и се набелязват дейности, които да подобрят процеса по планиране.

Друг подход за оценка на изпълнението
на проекта е чрез сравняване с проектния бюджет изчислява се съответствието между изразходваният бюджет и финансовата стойност на получените резултати до момента. Ако изразходвания бюджет е по-голям от стойността на получените резултати то са изразходвани повече средства от планираното и обратно ако е изразходван бюджет по-малък от стойността на резултатите, то са изразходвани по-малко средства от планираното. Идеалният вариант е пълно съответствие между тези стойности. При разминаване се извършват промени в бюджета и се търсят подходи за подобряване на процеса по бюджетиране. Оценката на изпълнението на проекта се извършва в съответствие с плана за осигуряване на качество в проекта както и при външно и вътрешно организационни одити. Оценката на изпълнението на проекта е от изключително значение за подобряване на използваните проектни процеси в организацията както и при повишаване на компетентността на ръководителите проекти.

Ефективност на проектния екип
в тази област се оценява продуктивността на проектния екип. Целта е постигне на продуктивен и мотивиран проектен екип, който да спомага по възможно най-добрия начин за постигане на проектните цели и след приключване на проекта да може да се насочи към друг проект в този си състав. Основни подходи при оценка на ефективността на проектния екип са: анализ на свършената работа на всеки един от участниците в екипа, както и на екипа като цяло, наблюдение и разрешаване на конфликти в екипа и изграждане на благоприятна среда за работа. Оценката на ефективността на екипа може да е в резултат на анкети, интервюта и мнения, както и въз основа на анализ на постигнатите резултати. Тази оценка се изготвя от ръководителя проект при редовните му отчети, както и от специалис- тите човешки ресурси в организацията, като се представя на ръководителя на проектното звено за набелязване на мерки за подобрение. Всяка една от гореописаните оценки води до въвеждането на методи и подходи за подобряване на проектната дейност в организацията
и разширяване на нейния обхват.

За контакти
Девелопа Консулт ЕООД
тел. 02/ 951 56 46
www.developaconsult.com
developa@developaconsult.com