Измерване на възвръщаемостта от инвестициите в ИТ

Автор: 
етикети: 

Мениджърите трябва да извлекат максимална полза от ограничените ресурси, като в същото време трябва да отговорят на постоянно нарастващото търсене на нови технологии и на повишаването на производителността. Поради това продължава да нараства необходимостта от разумни ИТ инвестиции. Нарастващото търсене, изправено лице в лице с ограничените ресурси, поставя на преден план трудни за отговор въпроси и необходимостта от задълбочено изследване на предложенията за нови инвестиции. Освен това черният списък с грешки при много ИТ инвестиции в организациите създава оправдани опасения, относно стойността на тези инвестиции и поражда въпроса, защо те толкова често завършват с провал или изобщо не се сработват. В резултат, процесите на ИТ планиране често включват, или дори задължително трябва да съдържат, задълбочено проучване на бизнеса, за да се оправдаят новите ИТ инвестиции. Начините за оценяване на очакваните ползи, приходи и разходи от дадена инвестиция се наричат анализ на възвръщаемостта от инвестиции (ВОИ анализ).

 

Необходимо е ВОИ анализът да се третира като част от цялостния процес на вземане на решение за инвестиране в ИТ

Плановиците и проектантите на даден ИТ проект могат да използват ВОИ анализа, за да убедят отговорните мениджъри да подкрепят проекта. Отговорните мениджъри могат да използват ВОИ анализа, дори да изискат такъв, като част от предложението за ИТ инвестиция, за да могат да я оценят по-лесно. И в двата случая ВОИ анализът може да бъде оформен съобразно ситуацията, в която е проектиран
и изготвен.

След като се извърши анализ на ВОИ на дадена ИТ инициатива и се пристъпи към оценка на резултатите, организациите получават следните предимства за мениджмънта си:

  • Ефективното изследване на ВОИ помага на мениджърите да гарантират интеграцията между технологиите и мисията на организацията.
  • Количествено изразяване на важността на нефинансовите ползи на ИТ проектите - възможност да се постигне специфична оценка на неосезаемите ползи като удобство и спестяване на време.
  • Демонстриране на намаляването и/или анулирането на разходите.
  • Изучаване на опита и приемане на най-добрите практики.
  • Изпълнение на законодателни и нормативни изисквания.
  • По-добър мениджмънт на потенциалния риск.

Оценката на ВОИ е критична за успеха на ИТ проектите, защото:
?Цената на неуспеха е твърде висока. Инициираните ИТ проекти в организациите се осъществяват с реализиране на съществени инвестиции. Основните проекти изискват полагане на комплексни усилия, които трябва да се осъществят чрез набор от основно планиране и процеси на бюджетиране. ИТ проектите могат да имат много голяма продължителност. Тези инвестиции се очакват да се възвърнат за дълъг период от време, основните проекти обикновено имат очакван срок за използване от няколко години. ИТ проектите имат и ограничена необратимост. Основната, първоначално планирана цена трябва да е осигурена преди изграждането да започне. Когато стартира изпълнението, инфраструктурните проекти са трудни (и скъпи) за спиране или промяна.

  • Повторното осъществяване на оценка на ВОИ може да разкрие наличие на съществени проблеми или намиране на по-ефикасни решения.
  • Демонстрирането на позитивни ВОИ в текущите инициативи може да подкрепи бъдещите финансови дейности.
  • Всяко измерване е по-добро, отколкото липса на измерване. Създаването дори и на най-елементарното оценяване, дори когато желаните изчисления не са налични, е все пак постижение
    и е за предпочитане пред липсата на каквито
    и да е данни.

Изясняването на стратегическите цели на ВОИ анализа ще определи как точно да се направи и да се използва той. Въпросът за стратегическите цели има две основни страни - цели и контекст на предложената инвестиция, и цели
и контекст на самия ВОИ анализ

Изясняването на стратегическите цели трябва да включва:

  • Определяне на програмните и бизнес целите на предложената инвестиция. Стойността на една инвестиция е свързана пряко с програмните цели
    и бизнес процесите, свързани с новите технологии. Например стратегическа цел на инвестирането в нова система за финансов мениджмънт би довела до подобряване качеството на вземаните финансови решения и контрола на ресурсните потоци, а не само да се правят по-бързо и по-сложни счетоводни отчети. Като се обръща внимание на стратегическите цели, фокусът се разширява, при което се виждат всички постигнати резултати и как те се измерват, а не само тясно фокусиране върху технологията.
  • Изясняване нуждите или интересите на заинтересованите лица. Пренебрегването или подценяването на ролята на заинтересованите лица подлага успеха на една инвестиция на голям риск и може да доведе до солидни непредвидени разходи и пропуснати ползи. Необходимо е в процеса на изграждане участие да вземат всички заинтересовани лица, в противен случай биха възникнали понякога и непреодолими проблеми при експлоатацията
    на системата.
  • Обхват, дълбочина и ресурсна обезпеченост на ВОИ анализа. ВОИ анализът сам по себе си не може да бъде солидна инвестиция. Разширяването на неговия обхват, ниво на детайлност или комплексност над необходимото за ефективно вземане на решение е прахосване на ресурси. Поради това изборът на подходящ обхват за анализ е важна част от процеса. Този избор определя детайлите на самия ВОИ анализ: видовете използвани данни дали се оценяват трудно или лесно и дали ще са достатъчни за видовете проекции, количествените или качествени данни, които са необходими, кои финансови или други резултати са важни.
  • Анализ на риска. Разглеждането на риска трябва винаги да бъде част от ВОИ анализа. Рисковите фактори произлизат от естеството на самия проект (комплексност, мащаб, новост), от неговата организационна среда (противоречия, ресурсна ограниченост, подкрепа от висшия мениджмънт, ограничения във времето), както и от заобикалящата я конкурентна среда.

Промените в една част на даден бизнес процес може да наложат да се правят разходи за други части, при които трябва да се пригодят дейности, да се преквалифицира персонал или да се изменят други системи. Подобрената ефикасност в един бизнес процес може да пренасочи ресурси към друго място в организацията, но може също така да доведе и до промени в други свързани проекти в рамките на организацията. Дали нещо се определя като разход или полза от ИТ проект може да зависи от заеманата гледна точка. Бизнес процесите са критичната връзка между проекта и останалата част от организацията. Следователно вниманието към връзките на бизнес процесите с проекта е важна част от цялостния ВОИ анализ.

По материали от
книгата
“Мениджмънт
на информацията”,
автор Иван Сариев

Издателство “Класика и Стил”- www.klasikastil.com
275 стр., цена 20,00 лв.