Какъв материал да купи, какво количество да достави, каква цена да договори–все основни въпроси от ежедневието на Мениджър Покупки. Решаването им зависи от още много под въпроси и от събирането и обработването на огромен запас информация. Продавачът се фокусира върху продуктите/услугите от една гама. Купувачът обаче, се налага да разбира от много неща, да е постоянно на гребена на вълната, да търси и намира новости, да е магьосник с цифрите, да е изкусен преговарящ. Затова често стигането до сделка е времеемък процес, свързан с много проучвания, срещи и преговори.
Мениджърите Покупки имат нелеката задача да подсигурят на фирмата качествени стоки и материали на конкурентни цени и в най-кратки срокове. Освен това, в техния ресор е да намерят нови материали, които да дадат конкурентно предимство на пазара за компанията им. За да се стигне до сделка, всеки Мениджър Покупки минава през няколко основни момента, изходът, от които е от критично значение за сделката. За Мениджър Покупки е важно:
1. Какво да купи
Всяка фирма има определен бюджет за харчене. Отговорност на Мениджър Покупки е да разпредели тази сума по начин, който би довел до изпълняване на преките цели на фирмата (посрещане на текущите поръчки), да оптимизира вътрешните процеси и паричните потоци и да предложи нещо ново на пазара. Разходите за нови продукти се планират обикновено през последното тримесечие на годината за цялата следваща година. Този бюджет е доста ограничен, но именно на новите продукти се разчита да изведат фирмата напред. За Мениджър Покупки е важно да намери такива нови стоки/материали/услуги, които да имат нужната добавена стойност за клиентите на фирмата.
Тук не говорим за най-ниски цени, нито за най-високо качество, нито за отстъпки в процеса на работа. Имаме предвид единствено и само добавена стойност за клиента, която може да се изразява в: комфорт, имидж, спокойствие, принадлежност, нов вкус, овладяване на проблем, конкурентно предимство, възможност за растеж и т.н. Търси се уникалност, иновативност, ефективност. Достатъчно е продавачът да докаже уникалното предимство на своята стока и ползата, която тя ще генерира, за да е привлякъл вниманието на купувача.
Когато се пазаруват регулярни стоки, които вече са се утвърдили като необходимост, отново цената не е най-важното нещо в преговорите. Да, с нея се започва и винаги се иска намаление на цената. Но в случай, че цените вече са достигнали жизнения си минимум, Мениджър Покупки винаги може да намери и още нещо, което да е от полза за компанията му и така да успее да купи желаната стока и да постигне допълнителен бонус. Добавената стойност е това, което определя каква стока да се купи и от кой доставчик.
2. Сигурност и стабилност
Няма нищо по-стресиращо за купувача от това, да хвърли парите си на вятъра. А когато се разпределят и харчат чужди пари, отговорността е още по-голяма. Затова е много важно всяка сделка да е подкрепена с договор. Но сам по себе си договорът не е интересен. Доставчикът трябва да има достатъчно капацитет да изпълнява регулярно поръчки, да поддържа постоянно ниво на качеството, да може да работи в ритъма на купувача. Преди изобщо да се стигне до договор, Мениджър Покупки трябва да се увери, че ще похарчи парите на работодателя си така, че не само да има полза за фирмата, но и да се работи спокойно. Затова се прибягва до одити на доставчиците още по време на разговорите за евентуално бъдещо партньорство. Не една и две сделки са се провалял, защото доставчикът отказва да допусне посещение при него, или защото на база посещението купувачът се е уверил в неспособността на доставчика да изпълнява очакваните договорки. По същата причина се изискват мостри на стоки и демонстрация на услуги – за да е сигурен купувачът, че ще получи точно това, което е поръчал. Уверението за стабилност, непрекъсваемост на доставките и постоянно качество на стоката/услугата имат много по-голяма тежест за бъдеща покупка, отколкото цената например.
Стабилността включва и това, доставчикът да работи според приложимите закони. Подбирайки утвърдени и надеждни доставчици, Мениджър Покупки се стреми да избегне евентуални сътресения, породени от проверки от държавни служби. Друг аспект на сигурността е закупуваните материали да отговарят на спецификациите и стандартите в индустрията и така да се гарантира безопасността на потребителя. Неприятни ситуации се получават, когато доставчикът реши да прави икономии и не спазва спецификациите или стандартите. Тази негова инициатива е проблем за купувача, защото се стига до спиране на производството, до връщане на стоки от пазара, до санкции от контролиращите органи. Няма Мениджър Покупки, който иска да си причини подобно изживяване и да бъде виновен за проваляне на продажбите. Ето защо все повече фирми предпочитат сигурността пред бързата сделка и рискова печалба.
3. Партньорство
В списъка ни партньорството е на трето място, за да се спази хронологията на събитията, тъй като партньорството се гради с години. Но реалността показва, че то е първото нещо, което интересува Мениджър Покупки. Няма по-силен съюз от партньорството–там където и двете страни (доставчик и купувач) работят за просперитета на фирмите си и заедно търсят и намират изход от затруднения. Успешните сделки се основават на доверие, а не на еднократни продажби.
Най-неприятната част в работата на отдел Снабдяване е смяна на доставчик. От една страна, защото внедряването на нов доставчик е времеемко, трудно и свързано с много проблеми. От друга страна, всеки предпочита да върви по отъпкана вече пътека и само да събира плодовете от труда си. Смяната на доставчик обикновено е следствие на неспазени договорки и прекъсвания на работния процес на купувача. Ако един продавач не държи на думата си или дава празни обещания, той е нежелан и сега, и за в бъдеще. Затова Мениджър Покупки се стреми да изгражда мрежа от партньори, а не доставчици. Той търси лоялност и надеждност.
Партньорството, пречупено през призмата на сигурността, е гъвкавост спрямо постоянно променящите се изисквания на пазара–тук и двете страни полагат усилия да посрещнат текущото търсене и да провокират ново търсене от потребителите. Партньорите разчитат един на друг, сътрудничат си с информация и реагират бързо, за да не изпуснат възможностите за развитие.
