Организация на процеса по стратегическо планиране и въвеждане на стратегията

Организация на процеса по стратегическо планиране и въвеждане на стратегията

"Форем Консултинг" е независима консултантска фирма, която развива дейност в България и на Балканите. Фирмата е привлякла професионалисти и от международни консултантски компании, които работят в България.
тел.: 02/980 8008, www.foremconsulting.com

В предишна статия от тази поредица определихме стратегията на фирмата на “макро” ниво, като описахме нашата визия, мисия и цели. Тази част от стратегията при големи компании се определя от ръководството на фирмата и се одобрява от собствениците. При малки и средни фирми, при които собствениците участват в управлението, тя обикновено се определя от тях, съвместно с ръководството.
Следващият етап на стратегическото планиране е дефиниране на конкретните задачи за изпълнение на целите, стъпките и дейностите, които следва да се предприемат от служителите във фирмата. На този етап от стратегичес-кото планиране навлизаме на "микро" ниво във фирмата. За определяне на стратегията на това "микро" ниво и за нейното последващо изпълнение е необходимо да се създаде една много стройна организация на работа, за да се гарантира ефективно протичане на процесите по планиране и въвеждане. Ако на "макро" ниво развиването на стратегията е зависело от желанието на собствениците и ръководството, които са се занимавали с тази задача, то от тук нататък успехът на въвеждането и изпълнението на стратегията ще зависи изцяло от пълната подкрепа на всеки отделен член на вашия екип, от вашите клиенти и доставчици. Някои основни препъникамъни, които са възпрепятствали въвеждането, и най-добре изградените стратегии са:
Непълно и неясно дефиниране на основните цели, които да бъдат постигнати чрез този процес.
Липса на ангажираност и мотивация на служителите на фирмата за извършване на процеса, което води до "тиха съпротива" и блокиране на всички решения.
Размиване на отговорността за постигане на резултатите, поради липса на създадена структура за планиране, въвеждане и контрол.
Нереални времеви рамки за изпълнение на процеса, които водят до объркване от страна на служителите, затормозяване на дейността на фирмата като цяло и дори до влошаване на резултатите.
За да сме сигурни, че процесите по стратегичес-ко планиране и въвеждане на нашия план ще протекат гладко и реално, ще доведат до желаното подобрение на дейността и развитие на фирмата, трябва да сме сигурни, че сме подготвили реалистичен план за изпълнение и сме подготвили своя екип за процеса.
В настоящата статия ще се спрем на организацията на работата по разработване на детайлните задачи и стъпки за изпълнение на фирмената стратегия, както и последващото въвеждане и изпълнение на стратегията.
Организация на процеса по стратегическо планиране

1. Определете основните отдели/звена от вашата организационна структура - финанси, дос-тавки, производство, продажби, човешки ресурси. Можете да направите това разпределение по-подробно в зависимост от дейността и от обема на работа.
2. За всяко звено определете отговорен служител (координатор). Този служител трябва да е много добре запознат със спецификата на дейностите, извършвани в даденото звено, да има авторитет пред служителите и да бъде мотивиран да се бори за въвеждане на промените. Неговата функция ще бъде да участва в дискусиите по определяне на конкретните задачи за постигане на целите на фирмата и да осигурява и контролира въвеждането на стратегията. Координаторът определя времевата рамка за изпълнение на конкретните задачи, съставя детайлен план за изпълнение, който да бъде предаден на служителите, ръководи и контролира изпълнението. Този служител отговаря и за координацията на дейностите в неговото звено/отдел с дейностите в другите отдели. Именно той осъществява връзката между ръководството и служителите и трябва да бъде основният двигател за извършване на промените в своето звено, за да се постигнат целите на фирмата.
3. Определете конкретните цели за всяко звено, които да доведат до постигане на целите на фирмата. Тези цели следва да се определят съвместно с координатора, който би следвало да прецени какво в работата на отдела, който представя, може да бъде променено и/или подобрено, за да се постигнат фирмените цели.
4. Координаторът трябва да определи стъпките, които да се предприемат от всеки отдел за постигане на целите. Тези стъпки трябва да бъдат внимателно координирани между отделите. Може да се окаже, че за постигане на определена цел конкретните действия, които едно звено ще предприеме, влизат в пълно противоречие с конкретните действия, предприемани от друго звено. Така целта да се оптимизират разходите може да бъде възприета от пласмента, като намаляване на запасите със суровина до минимум. В същото време, ако се предприема нова стратегия за обслужване на клиентите в рамките на 24 часа от заявяване на поръчката, това налага наличието на повече материални запаси. Може преди да обявите пред клиентите си новата политика за "24 часа отговор на поръчка", да се опитате да я въведете за определен период от време като изискване само към служителите си, да установите какви материални запаси са ви необходими за изпълнението и и след като сте осигурили тяхната наличност, да направите това обещание пред своите клиенти. А за да осигурите оптимизиране на разходите, инвестирайте в подходящ софтуер. На българския пазар се предлагат различни интегрирани системи за управление на фирмата.
5. Определете сроковете за изпълнение на всяка задача и конкретното действие/стъпка. За да осигурите по-добър контрол на сроковете за изпълнение, поставете периодични прагове за проверка на изпълнението, които може да са на чисто времеви принцип (например на всеки месец) или да са определени в зависимост от етапите по постигане на отделните цели.
6. Определете ясно отговорността: за някои цели ще е необходимо за отговорни координатори да бъдат поставени координаторите от няколко звена, за да се осигури ефективно изпълнение.


Обяснявайте на вашите служители с какво тези допълнителни дейности, с които ги натоварвате, ще им помогнат в бъдеще и как ще допринесат за развитието на фирмата. Подкрепата на всеки ваш служител ще ви е необходима, нека и те да го знаят, защото това ще ги направи отговорни и ще им помогне да почувстват, че работата им е ценена. Вашите служители са тези, които комуникират с клиентите и доставчиците. Ако служителите ви не са сигурни какво правят и защо го правят, по-несигурни ще бъдат и вашите клиенти и доставчици за това какво става във вашата фирма и могат ли да разчитат на вас като на истински партньор.

Още от самото начало е необходимо
да се определи методика и да се въведе
система за
:
1. Контрол и оценка на процеса на
изпълнение на поставените цели на отделите/звената.
2. Оценка на постигнатите резултати.

Facebook коментари