В цяла Европа 43% от фирмите казват, че хартиените документи са от съществено значение за техните бизнес процеси, показва проучване на IDC, докато 28 на сто цитират законови изисквания за запазване на хартиени документи. Над три четвърти казват, че трябва да запазят или увеличат печата за счетоводни и финансови документи.
Тогава има основателни причини големите и не толкова големите компании да обърнат по-голямо внимание на това как управляват печатните си операции. Или да потърсят партньор, който да управлява печата вместо тях.
Обръщането към специалист по управлението на печатните услуги може да помогне на IT отделите да се справят с предизвикателства като сигурност, ефективност, устойчивост или съответствие, които засягат служителите в цялата организация. И дава на технологичните лидери начин да преодолеят недостига на умения и същевременно да намалят риска, като освободят вътрешния експертен опит, за да се съсредоточи върху проблеми с трансформацията с по-висок профил.
Какво да очаквате от услугата за управление на печата
В същото време отпечатването на документи се разглежда под лупа заради нарастващия фокус върху устойчивостта. Когато печатът се управлява лошо, ресурси като енергия или хартия, мастило и тонер могат да отидат на вятъра. Това е очевидно предизвикателство за устойчивостта. Но това също е лошо за счетоводния баланс и може да представлява риск за сигурността и защитата на данните.
Възлагането на външни изпълнители или изборът на партньор за печат може да помогне при всички тези проблеми. Въпреки това, то често е било прекалено фокусирано върху операциите на централата, вместо да разглежда децентрализирани решения, които отговарят на нарастващите бизнес нужди в днешното общество.
Това може да отвори вратата към редица проблеми. Отговорността за управлението и закупуването на консумативи и устройства на по-ниско локално ниво може лесно да падне върху служители с ограничени познания. В най-добрия случай това може да означава, че консумативи или дори устройства се купуват с малък бюджет, което означава, че компанията не получава най-добрата стойност за вложението си.
По-притеснителното е, че използването на домашни устройства или липсата на информираност за протоколите за поверителност оставят открит рискът от изтичане на данни. Локалните служители може дори да закупят устройства на съмнителни производители, които да изложат сигурността на сериозен риск, след като бъдат свързани към мрежата.
С модерна услуга за управление на печата, разходите за печат и документи се събират в един разходен център, което ги прави много по-видими и по-лесни за проследяване. Но използването на ресурсите за печат от страна на служителите също става много по-прозрачно и следователно управляемо, независимо дали това гарантира, че имат правилните консумативи на най-добра цена, или ги насърчава да използват ресурсите за печат устойчиво.
Затова Brother, например, предлага цялостно управление на услугите за печат (MPS). Това е особено практично за по-големи фирми, които аутсорсват тяхната инфраструктура за печат и документи на доверен доставчик във всички домашни и офис среди.
Тази видимост на дейността на служителите също допринася за подобряване на сигурността. Когато вашият MPS партньор се фокусира върху клонове, а не само върху съоръжения от най-високо ниво, заплахата от включването на произволни, неоторизирани устройства към мрежата изчезва.
