fbpx Седем правила, които ще направят фирменото събитие незабравимо | твоят Бизнес - списание за предприемчивите българи

Седем правила, които ще направят фирменото събитие незабравимо

Водеща снимка
Да

Седем правила, които ще направят фирменото събитие незабравимо

Без значение дали организирате собствения си рожден ден или грандиозно фирмено парти, най-важното е гостите да бъдат ангажирани с целта на събитието и да не скучаят. Звучи скъпо, но не е. Сигурно на всеки се е случвало да изкара до сутринта с приятели на бутилка вино и парче овче сирене. Това е така, защото сте с приятели, с които имате достатъчно теми на разговор,  чувствате се добре и всичко останало е без значение. За съжаление, при фирмено събитие не можете да се възползвате от този комфорт. В този случай често гостите не се познават или се познават слабо, нямат много теми за разговор и от вас зависи да не се отегчат. Затова най-важно е да изготвите концепция - казано иначе - да си отговорите на няколко важни въпроса.

1. Защо правя това събитие и каква цел искам да постигна с него?

Отговорът на този въпрос трябва да има водещо значение при отговорите на следващите въпроси - в противен случай, колкото и голям бюджет да имате, ще постигнете само скъп хаос.

2. Къде да се проведе събитието?

 

В идеалния вариант фирмата ви притежава подходяща инфраструктура. Но ако не разполагате с такава, ще се наложи да потърсите друго място, което да отговаря или може да бъде пригодено към вашата концепция. В заведение ще си спестите доста проблеми, но е важно гостите да чувстват, че вие сте домакин, а в заведение неминуемо (макар и отчасти) ще се чувстват гости на самото заведение.

Тук може да помогне фирмения брандинг. Декорирайте мястото във фирмените цветове, посрещнете гостите на входа, също декориран в подходящи цветове, поискайте да оставят визитка, а в случай, че ще седят на маси, заведете персонално всеки до мястото му. Не оставяйте тази задача на персонала на заведението, осигурете свои хора, за да направите и гостите „свои”. Макар и по-маловажна е локацията. Помислете как ще дойдат гостите ви и как ще си тръгнат от там, има ли подходящ градски транспорт или достатъчно възможности за паркиране.

3. Как да подберем напитки?

 

Все по-често фирмите предпочитат да си набавят напитките сами. Някои имат вече собствени изби, други свои канали за доставка, но при всички случаи не се увличайте в прекалено голямо разнообразие - това само ще обърка гостите, вместо да ги накара да се почувстват обгрижени. Напитките трябва да кореспондират с менюто и да отговарят количествено и качествено на концепцията. Който изготвя менюто може да ви даде съвет и за тях.

4. Какъв тип обслужване да изберем?

 

Правостоящият коктейл е подходящ за почти всички събития без юбилеи и други строго официални събития. Не бива да продължава повече от три часа, но това отново зависи от концепцията. Разпределете времето приблизително така: тридесет минути за настаняване и сервиране на напитки и храна, откриване/официална част на събитието, след това време за шоу, което може да продължи час, час и половина (може да не е програма, а да е свързано с храната и напитките), тридесет минути за приключване.

5. Какво да включва подходящото меню?

 

Независимо от вида на обслужването, менюто трябва да съдържа следните компоненти: предястие, основно ястие, следястие и десерт, в зависимост от продължителността на събитието, възможностите на инфраструктурата, официалността на събитието и бюджета (той неслучайно е на последно място).

Ястията може да са по едно или повече от вид топли и студени, но при всички случаи не трябва да затрудняват гостите ви. Ако са малки ордьоври предвидени за консумация без прибори, трябва да се консумират на една хапка. По-големите хапки рискуват изцапване, а дамите ще „изядат” и червилото си. Може да са модерните мини бургери, но не биха подхождали на една дама с високи токчета или господин с вратовръзка. При всички случаи менюто трябва да е подбрано внимателно, така че да отговаря на събитието. В случай, че сте избрали коктейл за по-официален случай, нека храната и напитките бъдат поднасяни от сервитьорите, а не гостите да се обслужват сами от блок маси.

Ако гостите са повече от сто, е добре храната и напитките да бъдат позиционирани на повече от едно място, така няма да се образуват опашки и задръствания. Все пак целта е всички да се концентрират върху повода, а не върху храната - твърде луксозното меню ще отклони вниманието им. И тук стигаме до…

6. Кой да приготви менюто или как да изберем кетъринг фирма?

 

На първо място е доверието. Допитайте се до ваши колеги и познати за препоръки. Да напишете „кетъринг” в Гугъл не е добра идея. Повечето фирми, които излизат на първа страница са посредници и в най-добрият случай дават оборудване под наем, но нямат собствена производствена база. Може да заложите и на известна личност – шеф готвач, но само в случай, че се съгласи да се заеме изцяло с приготвянето и сервирането на храната и напитките, като това включва обслужващия персонал и необходимото оборудване. В случай, че откаже, наемете кетъринг фирма и го поканете само като гост готвач.

Един от сигурните начини за провал, е да се свържете с няколко фирми, да им поискате меню и да изберете „най-ниската” оферта. Не сте на борсата и не купувате зърно или петрол - купувате имидж! Когато искате оферта от няколко фирми, се постарайте да представите възможно най-добре вашата цел и причината за събитието, разкажете какво се предвидили като сценарий и как според вас трябва да протече то, опишете мястото. Поискайте да ви изготвят цялостен сценарий за приготвяне и сервиране на храна и напитки. Менюто и поднасянето му трябва да са основата, на която ще изградите цялостното си представяне.

Изберете оферта, която най-добре изпълнява вашите изисквания и ако надхвърля бюджета ви - преговаряйте, докато се вместите в него. Един професионалист винаги ще намери начин да ви удовлетвори и ще получите уважението му за това, че знаете какво искате и се отнасяте с необходимата сериозност. Вслушайте се в съветите му, дори и те да променят леко вашата представа за сценарий. Той е човекът, който може да прецени колко и какъв обслужващ персонал е необходим, колко и какво оборудване, той има и контактите да осигури нужната декорация, ще ви помогне и за допълнително оборудване като озвучителна техника, сцени, шатри и т.н.

7. Не забравяйте финалът!

 

И така официалната част е минала, гостите се наслаждават на прекрасна храна и напитки и висшият мениджмънт се изнизва по терлици. Доста ми напомня за стария афоризъм: „Булка, айде да си лягаме, че гостите искат да си ходят” . Това е недопустимо, показва не само неуважение към гостите, но и пренебрежение към самото събитие, и то след като са положени толкова усилия.
Добрият домакин не само забавлява гостите си, но и ги изпраща със същата топлота, с която ги е приел в дома си. Изпращайки ги, подсилете спомена от преживяното с дребен подарък. Това може да е ваш продукт или сувенир, но дори и едно „Благодаря, че бяхте с нас и приятна вечер” ще остави топъл спомен за гостуването им при вас.

За контакти:
0896/ 66 10 60
bojilov@vlcatering.com
Facebook

 

Facebook коментари