fbpx Управление на бизнеса и стандарт за качество | твоят Бизнес - списание за предприемчивите българи

Управление на бизнеса и стандарт за качество

Анализирайки предизвикателствата пред организации днес, можем да кажем че основната цел е свързана с това как да постигнем по-ниски оперативни разходи, подобрим нивото на производителност, повишим ефективността по веригата доставчик – клиент, и в същото време да се поддържа непрестанно продуктово развитие необходимо за да се отговори на динамичната бизнес среда и потребителски нужди. Основната цел е да се направи възможно придобиването на конкурентни предимства, които надминават тези основани само на оптимизация на разходите.
Бизнес софтуера, и по специално корпоративните информационни системи от клас ERP възникват поради нуждата от детайлно и систематично управление на бизнес процесите в компаниите. Тази нужда налага освен софтуерните системи и системите за управление на качеството. Съвременните мениджъри на компаниите, все по-силно усещат нуждата от едновременното внедряване на двете системи.

Следователно, водещото е бизнеса и по-конкретно оптимизиране му, е самия софтуер, който носи възвращаемост само, ако спомага за решаването на конкретни бизнес проблеми или спомага за изпълнението на дадена бизнес стратегия.
От друга страна, моделирането и избора на даден начин за извършване на определен процес, както и дефиниция на кои процеси са основни за организацията и кои не, е следствие само и единствено от дефинираната организационна стратегия, която заляга в ISO стандарта.

ERP

ERP (Enterprise Resource Planning) е мултимодулен софтуер, чрез който се цели интеграция на целия информационен поток в една компания – финансова и счетоводна информация, информация свързана с човешките ресурси, информация за логистика и информация за клиенти.

Когато в една организация се използва цялостна информационна система, ползите могат да бъдат огромни. В основата на една такава система базата данни. В базата данни се събира и разпространява информация от и към модулните приложения подпомагащи на практика всички бизнес операции, независимо от тяхната функционалност или географско разположение.

Корпоративните информационни системи като ERP улесняват, обобщават и съхраняват потоците на информация в бизнес организациите и осигуряват на мениджмънта директен достъп до безценна оперативна и управленска информация в реално време. С интеграцията на информацията компаниите реализират значителни ползи, защото тогава става по-лесно въвеждането, съхраняването и достъпа до информация.
Друга основна характеристика на една информационна система са това, което наричаме най-добри бизнес практики. Тези практики за извършване на определени операции са възникнали както поради невъзможността една система да обхване специфичните бизнес процеси във всяка една организация, така и поради ненужното създаване на различни стандарти за дадени процеси в организациите. Системите, разбира се, позволяват известна степен на адаптиране към организационни особености. Например, поради факта че системите са модулни, компанията може да избере кои модули да въведе.

Управление на качеството ISO

Осемте принципа залегнали в управлението на качеството на продуктите и услугите са основни за всяка организация разработила и внедрила Система за управление на качеството /СУК/, независимо от предмета на дейност, големината и продуктовата й гама. Принципите гласят: 1/ Насоченост към клиента; 2/ Лидерство на ръководителите; 3/ Приобщаване на всички хора от организацията; 4/ Процесен подход; 5/ Системен подход към управлението; 6/ Непрекъснато усъвършенстване; 7/ Вземане на решения основани на факти; 8/ Взаимноизгодни отношения с доставчиците.

За фирми и организации в развиващите се страни, както и за икономики в преход стандартът ІSO 9001:2008 е важен инструмент за доказване пред своите клиенти, особено на външните пазари, че могат да произвеждат в съответствие с изискванията на стандарта, т.е. в съответствие с техните изисквания. Този стандарт може да бъде внедрен във фирми, административни организации, учебни и здравни заведения и др.

ISO 9001:2008 е предвиден като общ стандарт за всички организации, независимо от техния вид, големина и предоставяни продукти. Тъй като не всички изисквания на стандарта се отнасят за абсолютно всички организации, ISO 9001:2008 дава възможност при прилагането му да се изключват някои от изискванията. Процедурите, които се изисква от стандарта задължително да бъдат документирани са общо шест на брой, а именно:
§ Управление на документите;
§ Управление на записите
§ Вътрешни одити;
§ Управление на несъответстващи продукти;
§ Коригиращи действия;
§ Превантивни действия.
Разбира се тези процедури не са ограничително условие за фирмите, които имат внедрена система. Във фирми, в които е необходимо могат да бъдат добавят собствени процедури в зависимост от спецификата на дейността им.

Интеграция между ERP и ISO

Нарастващата информационна потребност на бизнеса налага необходимостта от внедряването на различни системи, които да го подпомагат. Има различни комбинации от системи, улесняващи работата на фирмите, както с предмет на дейност в сферата на производството, така и в сферата на услугите. Тези комбинации в по-голямата степен залагат на Системи за електронно банкиране, Системи за контрол, Системи за управление на качеството, ERP системи и други. Различието в избора и комбинацията на системи е само от спецификата на фирмите, което налага и необходимостта от различия, така че да удовлетворят конкретните изисквания.

Внедрената система за управление на бизнеса позволява на работещите по системата за управление на качеството /СУК/, респективно по ISO 9001 в дадена фирма позволява да се води документацията като автоматично се насочва потребителя към реда и последователността на документите необходими за поддържане на съответния стандарт/стандарти. Документите, които придружават продукцията по ISO 9001 се генерират автоматично от ERP системата.

Предимства при едновременното внедряване на двете системи

Някои от предимствата от въвеждане/внедряване на ERP система и СУК система за управление на качеството:
§ Бързо и навременно генериране на документи, необходими за поддържане на СУК по ISO;
§ Разширени възможности за контрол на качеството;
§ Съвместимост и припокриване на електронния документооборот с този на СУК;
§ Съответствие на документооборота с изискванията на ISO 9001 по отношение на специфични полета, реквизити или др. необходими изисквания за коректно попълване и водене на документацията по внедрения стандарт ISO 9001;
§ Постигане на максимална проследимост, контрол и отчетност на всички нива в една компания;
§ Уеднаквяване на реалните бизнес процеси, т.е. ежедневните процеси протичащи във фирмата с изискванията на документацията по СУК;
§ ERP системите подпомагат и управляват едно от основните изисквания на стандарта ISO 9001, а именно запазване на всички версии на документите, които се отчитат и създават в ERP системата;
§ Служат за подобряване на качеството;
§ Подпомагат конкурентоспособността на бизнеса;
§ Осигуряват стабилността на характеристиките на продукти, процеси и услуги;
§ Водят до намаляване на разходи за:
- Оперативно управление на ежедневната дейност;
- Управление на складовото стопанство на фирмите и подържането или липсата на оборотни стоки;
- Отпада нуждата от висококвалифицирани специалисти при извършване на ежедневни дейности и др.;
§ Подпомагат премахването на техническите пречки и уеднаквяването на процесите в търговията между партньори;
§ Подпомагат спазване на изискванията по европейското и българското законодателство.