fbpx Управление на проекти по оперативни програми - първите стъпки | твоят Бизнес - списание за предприемчивите българи

Управление на проекти по оперативни програми - първите стъпки

Управление на проекти по оперативни програми - първите стъпки

В условията на криза оперативните програми са източник за финансиране. С тяхна помощ фирмите могат да получат средства за реализиране на идеите си. Но както обикновено, нещата не са толкова безпроблемни както изглеждат на пръв поглед. Проблемите с финансирането на бизнес идеи по оперативни програми имат доста измерения, които бизнеса трябва да познава предварително, за да може да управлява добре проекта и да извлече истинска полза от него. В противен случай, получаването на средства по оперативните програми се превръща по-скоро в проблем, отколкото в облекчение за бизнеса.

Вместване на бизнес идеята в рамките на оперативната програма

Още преди да наеме консултантска фирма за разработването на проекта, ръководството на фирмата трябва да е наясно, че всяка оперативна програма има своя рамка и приоритети, които задължително трябва да бъдат изпълнени. На пръв поглед това не е съществена пречка, но всъщност е точно обратното. Ръководителите на фирмата обикновено имат ясна представа за какво са им необходими парите и искат да ги получат точно за това. Но цената за получаването на парите е да изпълнят изискванията на програмата, които в по-голямата си част са допълнителни за фирмата и бизнес идеята и се явяват като непредвидена тежест по време на осъществяване на проекта.
Консултантските фирми, които разработват проектите на този етап са много полезни от една страна, за да облекат бизнес идеята във форма, която да отговаря на изискванията на програмата, а от друга, защото могат ясно да ориентират ръководителите кои са допълнителните ангажименти, които ще трябва да се обслужат при изпълнението на конкретния проект.
При избора на консултантска организация, ръководителите е добре да проверят, колко одобрени проекта по предходни програми има организацията и да разговарят с няколко фирми, които вече са работили с консултантската организация. Тези две стъпки ще им дадат достатъчна представа за качеството на услугата и начина на взаимодействие на консултантската организация с клиентите.

Възможности на фирмата за администриране на проекта

От подаването на проекта до неговото приключване има изключително много изисквания относно отчетността и документацията. В голяма степен те са чисто формални, но задължителни. Ръководството на фирмата трябва да предвиди и организира начина, по който ще бъде извършвана отчетността по проекта. Най-добрият подход е един човек да носи отговорността за цялата документация и кореспонденция по проекта. Всички документи – от първото одобрение и подписан договор, до всяка месечна декларация и кореспонденция с изпълнителните агенции трябва да се съхраняват в хронологичен ред, тъй като подлежат на проверка дори и след изтичане срока на договора за безвъзмездна помощ, в рамките на периода за мониторинг.
Ръководителите трябва да се подготвят предварително за администрирането на проекта, за да се предпазят от пропуснати срокове или изчезнали документи.
Често такива елементарни на пръв поглед пропуски създават наистина големи главоболия с изпълнителната агенция, която контролира проектите по конкретната оперативна програма.

Умение за ефективна комуникация и координация

Един от най-големите проблеми при осъществяване на проекти, финансирани от оперативните програми, е неумението на фирмите да създадат ясни комуникационни канали между различните заинтересовани страни. За да бъде проекта осъществен успешно трябва да се предвидят взаимодействията с:

- Консултантската организация, която разработва проекта и подпомага управлението му
- Изпълнителната агенция и регионалният й представител
- Партньорите по проекта (ако има такива)
- Фирмите, подизпълнители на отделни етапи от проекта
- Всички членове на екипа по проекта, вътре в организацията

По време на проекта е необходимо да има много добра координация между отделните участници, за да бъдат осъществени дейностите в планираните срокове. Ръководителите е необходимо да имат предвид, че възникват неочаквани проблеми, които не зависят от тях и драстично скъсяват сроковете за изпълнение на поетите ангажименти. Затова от изключителна важност е да се развият резервни сценарии за действие, чрез които да се изпълнят поетите ангажименти. При добра комуникация и синхрон в действията на всички заинтересовани страни, вероятността сроковете да бъдат спазени е значително по-голяма. Тъй като в крайна сметка фирмата е основният ползвател на безвъзмездното финансиране, остава нейна отговорност да координира и синхронизира действията на всички участници при реализирането и отчитането на проекта.

Когато решите да кандидатствате за проект по определена оперативна програма, първо си отговорете имате ли възможност да помете горните ангажименти и подредете работата на служителите, които ще комуникират проекта съобразно предстоящите задачи.
 

Facebook коментари