Новите технологии навлизат все повече в ежедневието на малките и средни фирми. Ако до скоро те ползваха различен софтуер и приложения, то днес това вече не е достатъчно, за да бъдеш конкурентен на динамичния пазар. Понятието „малка фирма“ излезе от чистото определение за средно списъчен състав на служителите или от мисълта за простичък бизнес модел и това, което се промени, е именно навлизането на редица нови технологии за бизнеса. Почти винаги в малките фирми се налага на малък брой служители да извършват множество операции и да обхващат по няколко бизнес процеса от дейността на фирмата. Гъвкавостта става все по-основополагащ фактор за успешната реализация на една фирма, а от компетентността на нейните служители зависи качеството на предлаганите услуги. Днес една ERP система може да отговори на всички тези нужди на малкия бизнес, създавайки качествено нови условия за неговото разрастване.
Безспорно ерата на правене на „софтуер като за мен“ и работа с отделни софтуери вече отмина. Днес всеки бизнес, който желае да бъде успешен, трябва да залага в основата на своето управление на най-добрите практики, да ги пречупи през своята призма и да извлече максимума от онова, което го прави уникален на пазара и му осигурява място наред с конкуренцията. Което означава, че за бизнес софтуера става все по-важно да е достатъчно гъвкав, за да мине през фирмената „призма“ и достатъчно „направен“, за да не зацикли в спиралата на безкрайното „до-програмиране“.
Една от основните характеристики на ERP системите е именно прилагането на „най-добри практики“ за съответния бранш. Чрез съвременните ERP системи вече не се налага малките и средни фирми да работят с различни софтуерни системи, защото цялата им информация и организация може се интегрира в една база данни. Съвременните ERP решения дават огромни предимства при управлението и най-вече контрола на дейността на фирмата.
В момента съществуват два основни канала, позволяващи на „малките“ фирми да заработят с нова система: европейско финансиране и SaaS („облачни“) услуги.
И за двата е характерно, че са свързани с намалена начална инвестиция, като разходите са неизмеримо по-ниски в сравнение с конвенционалния метод – закупуване на лицензи и хардуерно обезпечаване.
Все повече доставчици на ERP системи предлагат своите продукти и под формата на SaaS решения. Това дава свобода на фирмите да добавят или изключват функционалности, да увеличават или намаляват броя работни места според динамиката и натовареността на дейността им, като заплащат само толкова, колкото реално ползват. От тук произлиза и друго основно предимство на SaaS модела, а именно възможността за плавен преход към цялостна ERP система. Когато един малък бизнес започне да се разширява, компаниите могат лека-полека да надграждат с нови функционалности софтуера, който ползват и така да получат пълноценна ERP система с минимални ресурси и усилия.
При правилни изчисления може да се окаже, че завинаги е по–изгодно да се ползва система на принципа на SaaS, отколкото закупуване на лицензи. Тоест липсва Break Even Point (момент на избиване на разходите) спрямо закупуване на лицензи при изчисляване на цялостната стойност на притежание.
Тук инвестиционният риск се ограничава до етапа на анализ на бизнес процесите и абонаментна такса за този период.
При европейското финансиране има подготовка на проект, консултантски услуги по неговата реализация и несигурност в успеха на цялото начинание. Въпреки това, при дотация в размер на 70 - 75% е чудесна възможност за закупуване на модерна ERP система, обезпечаваща фирмата за следващите от 10 до 15 години с инструмент за управление.
