Информационните технологии от клас ERP и в малкия бизнес?

съществува дотогава, докато не се разкрие в най-голяма степен нейната неадекватност към целите на фирмата. А това става, когато с развитието на бизнеса и разрастването на фирмата истинският предприемач осъзнава необходимостта от преход от интуитивна към наистина организирана система за управление, в която присъстват всички нейни елементи - функции, процеси и структура, и осигуряващите ги информационни технологии.
Само че и информационната среда е следвала развитието на фирмата. С течение на времето е бил закупуван различен хардуер и специализиран софтуер за реализация на една или друга дейност. В резултат, фирмата вече разполага с множество от независими и дори взаимно изключващи се информационни системи, всяка от които работи сама за себе си. Вместо да се намалят и облекчат, обемът и сложността на работите по събиране и обработка на информацията, необходима за управлението на бизнеса, са нараснали значително и съществуващите системи по-скоро пречат, отколкото да помагат.
Решаването на описания проблем е възможно само чрез преход от интуитивно към систематизирано управление на фирмената дейност и е свързано с изграждане на ясна стратегия за развитие на информационното й осигуряване. Тя трябва да е насочена към последователно изграждане на изцяло интегрирана информационна среда - система, която да покрива всички съществуващи и бъдещи сфери на фирмената дейност - счетоводство, производство, покупки, продажби, складово стопанство, дистрибуторска мрежа, човешки ресурси и пр. Съществуват два основни подхода за постигане на тази цел - проектиране и реализация на собствена система или закупуване на стандартен бизнес софтуер.
И двата подхода имат предимства и
недостатъци, но обединяващото ги звено е немалкият размер на инвестицията.
Ако предприемачът реши да разработи собствена интегрирана система, той трябва да е убеден не само че неговият модел за управление на бизнеса е добре структуриран и адекватно отговаря на пазарните и вътрешнофирмени цели и интереси, но и че разполага със специфично, високоефективно управленско ноу-хау. Изключително важно е вниманието му да се насочи и към разкриване и отстраняване на "лошия опит", тъй като в бъдещата система ще се натрупат както постиженията, така и незнанието и неумението да се решават специфичните задачи, възникващи в отделните функционални области. Тези особености рефлектират в необходимост от отделяне на много внимание, време и ресурси за реализация на подобен проект, което го прави изключително труден и рисков.
Другата алтернатива е закупуването и
внедряването на стандартно интегрирано софтуерно решение. За съжаление, все още е рано да се твърди, че има добър български софтуер, обхващащ всички функционални области. От началото на деветдесетте години на миналия век на българския пазар се предлагат, внедряват и използват известни в цял свят системи от най-висок клас, наречен
Планиране на ресурсите на предприятието -
Enterprise Resource Planning (ERP)
Това са компютърно интегрирани многофункционални системи, изградени с клиент-сървър технология и базирани на бизнес модел за планиране, контрол и глобална оптимизация на цялата логистична верига от процесите по доставка, производство и пласмент на готовите изделия и съпътстващите ги финансови операции.
Независимо от посочените предимства закупуването и внедряването на ERP системите в нашите малки и средни предприятия също крие риск от неуспех. Основните причини за това са преди всичко в неправилния избор на подходящ партньор - консултант за внедряване, от отрицателната нагласа на служителите към големите промени в тяхната работа, които ще бъдат предизвикани от използването на новата система, от недостатъчната съпричастност на висшето ръководство към хода на реализация на проекта и много други.
Но така или иначе ERP системите са бъдещето, до което всяка фирма рано или късно ще стигне, защото те са и единственото средство за измерване на стопанските й резултати, а както е казал Харингтън "Ако не измерваш, не можеш да контролираш, ако не контролираш, не можеш да си представяш, ако не си представяш, не можеш да се усъвършенстваш.

Предимствата от закупуването и внедряването на такава система в българските фирми са безспорни и могат да се обобщят така: 1 Благодарение на хилядите си инсталации по света те носят в себе си всички съвременни постижения на добрата производствена и управленска практика, което почти изцяло премахва възможностите за пренасяне на "лошия опит" в бъдещата система. 2 Вградените модели и методи за решаване на зада- чите в областта на планирането, контрола, анализа и регулирането на отделните бизнес процеси позволяват бърз трансфер на управленско ноу-хау във всички функционални области, от което толкова много се нуждае всеки български предприемач. Изследванията показват, че в условията на малките и средни предприятия внедряването на подобни системи не отнема повече от 3-5 месеца. Системите осигуряват бърза възвръщаемост на направените инвестиции главно за сметка на: намаляване на запасите от материали, полуфабрикати и готова продукция на склад; намаляване на брака във всички звена по логистичната верига снабдяване - производство - продажби; съкращаване на времето за обработка на стопанската информация и подготовката на вземане на управленски решения, поради еднократното въвеждане на данни в системата и работата й в режим на реално време; намаляване на броя на операторския персонал, необходим за въвеждане и обработка на информация; установяване на така необходимите за всяка стопанска единица вътрешна организация и висока дисциплина в работата на всички служители, което се базира на строго установени правила за работа различни ситуации и работа в екип; 4намаляване на преразхода на суровини и материали по цялата технологична верига; увеличаване на качеството на обслужване на клиентите по отношение на количества и срокове на доставка благодарение на възможностите за бърза симулация на вариантите за нейното изпълнение от страна на фирмата; съкращаване на времето за производство и доставка чрез използване на най-съвременни методи за планиране и управление на материалните потоци вътре и извън фирмата като MRP - I ( Material Requirements Planning - Планиране потребностите от материали), MRP-II (Manufacturing Resource Planning - Планиране на производствените ресурси), JIT (Just-In-Time - Производство точно във времето), SCM (Supply Chain Management - Управление на веригата за доставки) и много други; рязко съкращаване на времето за изпълнение на рутинни счетоводни операции поради високата степен на автоматизация на процесите, свързани с осчетоводяването; оптимизация на работата с потенциалните клиенти и провеждането на маркетингови дейности и кампании благодарение на вградените в тях системи за управление на връзките с клиентите (CRM - Customer Relationships Management).