fbpx Система за управление на качеството - внедряване в малко българско предприятие | твоят Бизнес - списание за предприемчивите българи

Система за управление на качеството - внедряване в малко българско предприятие

16 Апр. 2004
Автор
Чавдар Величков
Интензивното развитие на индустрията, науката и технологиите, глобализацията на съвременния свят вследствие на все по-достъпните модерни комуникации налагат нов поглед върху важните и често несправедливо подценявани аспекти на дейността на едно предприятие. Един от тези аспекти е редът и контролът при управление на качеството.
Да вземем за пример едно малко предприятие - печатница с персонал 25 човека. То работи добре, генерира печалба, изплаща добри трудови възнаг-раждения, но това струва огромни усилия на мениджърския екип. Затова потърсихме външни консултанти, които да окажат помощ при разработването и внедряването на Система за управление на качеството и подготовката за сертификационен одит по международния стандарт ISO 9001:2000
Самата практика налага предприемачът да оптимизира и усъвършенства дейността на предприятието, за да постига по-добри резултати. Изграждането на Система за управление на
качеството съгласно изискванията на стандарта ISO 9001:2000 постига точно тези цели. С изграждането на системата ясно се определят отговорността на ръководство, управлението на ресурсите, контролът и документирането на вътрешните комуникации и процесите на реализация. Въвежда се ред в управлението на персонала и работната среда чрез разпределение на отговор ностите, пълномощията и компетентността и непрекъснатото усъвършенстване на подготовката на кадрите. Проследяват се процесите в дълбочина, правят се хоризонтални и вертикални разрези на всички етапи от входа до изхода на производството и се определят връзките и документооборота между всяко звено. Целта е да се елиминират всички възможни грешки и неточности и крайният продукт да бъде винаги еднакъв - такъв, какъвто клиентът вече е одобрил и поръчал. В нашия пример това е от изключително значение, защото много от поръчките са периодични и повторяеми - етикети, опаковки и др.
На предварителната среща консултантският екип уговори общите параметри на предстоящата работа: етапи, документи, задачи, отговорности.
Първият етап от работата на консултантският екип се състоеше в провеждане на първоначален одит и извършване на анализ на актуалното състояние на предприятието по отношение на осигуряване на качествено управление на производство.
След изготвяне на Анализ на управ-лението се проведе обучение на ръководството на печатницата за запознаване със структурата, принципите и изискванията на международните стандарти от серията ISO 9001:2000 и процеса на разработване, внедряване, сертифициране, поддръжка и усъвършенстване на Системата за управление на качеството, както и с основните понятия, свързани с концепцията за управление на качеството. На базата на анализа бяха посочени конкретни зони за подобрение и предстоящи действия. Определен беше и представител на ръководството (съгласно изискванията на стандарта), който да осигурява процеса по внедряване и поддържане на Системата за управление на качеството от страна на печатницата.
Работата по разработване на системата започна с определяне на политиката и целите по качеството съвместно с ръководството на печатницата. Следващата стъпка се състоеше в точно определяне на протичащите във фирмата процеси: закупуване, реализация на продукта, офериране, договориране, осигуряване на ресурси и пр., както и на отговорниците по тези процеси. Процесите бяха описани в процесни диаграми, точно дефиниращи стъпките във всеки един процес, необходимите източници на информация, документите, които се ползват, записите, които се правят, и отговорностите от страна на служителите.
Следващият етап беше същинската работа по съставяне на документите от СУК, а именно: Декларация на ръководството, Наръчник по качеството, задължителни процедури по
качеството, работни инструкции, бланкови документи и други документи, необходими за функционирането на фирмата.
Наръчникът по качеството включва:
Oбхватът на системата, т.е. дейностите, за които се прилага, в нашия случай той съвпадаше с предмета на дейност на печатницата.
Oписание на документите от системата.
Oписание на процесите и връзките между тях.
Задължителните процедури съгласно стандарта са шест:
Управление на документите - отнася се за правилата за създаване, утвърждаване, изменение, съхранение и унищожаване не само на документи от системата, но и на технически, нормативни, административни и други документи, необходими за нормалното протичане на процесите във фирмата.
Управление на записите - под запис се разбира документ, съдържащ постигнати резултати или предоставящ доказателство за извършени
дейности. Процедурата установява отговорностите по генериране, попълване, архивиране и т.н. на записи, както и срокове за съхранението им.
Вътрешни одити - стандартът изисква предприятието да извършва периодични вътрешни одити за поддържане на системата.
Управление на несъответстващ продукт - една изключително важна за нас процедура, тъй като тя регламентира дейностите и отговорност-ите при констатиране на отклонения на продукта от изискванията.
Коригиращи действия - процедурата цели предприемане на действия за отстраняване на причините за възникнали несъответствия с цел предотвратяване на повторното им възникване.
Действия - процедурата има за цел предприемане на действия за отстраняване на причините за потенциалните несъответствия с цел предотвратяване на появата им.
Документи по качеството или бланкови документи - това са документи, съдържащи задължителни реквизити, които служат за осигуряване на необходимата проследимост на процесите. След попълването им тези документи се превръщат в записи. Всички документи от системата бяха съгласувани с ръководството, с упълномощения представител на ръководството и със съответните служители.
Така разработената документация беше представена на служителите на печатницата по време на обучение. Това позволи на колектива да се запознае подробно с тях, да се разберат всички принципи, залегнали в системата, и навременно да се отговори на възникналите въпроси.

Oфициалното внедряване на системата
се извърши със заповед на управителя

След известен период, през който печатницата работеше със системата, от страна на консултантския екип беше проведен вътрешен одит. В резултат на одита бяха констатирани известни отклонения от установените изисквания на системата, след което се предприеха съответните коригиращи действия. Направени бяха и корекции в някои от документите.
След този одит ние поканихме акредитиран орган, който да проведе сертификационен одит. Одитът се състоя в рамките на един работен ден. Одиторският екип беше съставен от водещ одитор и експерт. Благодарение на подготовката на служителите по време на проведения от консултантите вътрешен одит, стресът беше елиминиран. Колективът беше наясно с използваната терминология и техники на одитиране.
С получаване на сертификата не приключиха всички дейности и работи, свързани със Системата за управление на качеството. Колективът на печатницата
непрекъснато и на всички нива следи спазването и при нужда усъвършенства документите от системата. Правят се вътрешни одити, ръководството периодично преглежда състоянието и работата на системата. Веднъж годишно сертифициращата организация прави контролен одит.
Системата за управление на качеството е отворена система затова непрекъснатото й усъвършенствуване и актуализиране е задължително. Като я поддържа и като извършва всичко необходимо за нейната активност, колективът на печатницата безпроблемно осигурява качествена продукция и удовлетворява изискванията на Клиента и това вече не струва толкова много усилия и оправдава вложените средства и време.