Управление на проекти и мястото на консултантските фирми в процеса на Project Management

етикети: 
В “Алиса в страната на чудесата” кралят казва на Алиса “Започни от началото, и продължавай, докато не стигнеш до края, после спри”. Тези думи могат да послужат за дефиниране и описание на проект. Независимо от естеството на работата на проекта, процесите за управление на проекта спомагат за определяне на началото и края и осигуряват рамката за управление
на цялата работа по средата.
В стандартизираното от професионалните среди определение, управлението на проекти представлява приложение на знания, опит, инструменти и техники към проектни дейности за изпълнение на проектни изисквания. Управлението на проекти се осъществява чрез формализиране и използване на процеси като -
инициализиране, планиране, изпълнение, контролиране и приключване. Проектният екип от специалисти управлява дейностите в проекта, което обикновено включва взаимноконкуриращи се критерии и ограничения - като например, обхват, време, разходи, риск
и качество, както и няколко заинтересовани страни
с различни, често пъти противоречиви интереси, изисквания и очаквания.

Отличителни белези на проектното управление (project management)
Проектите, като съвкупност, се различават
от стандартните бизнес дейности по следните характеристики:

  • Проектите са уникални по характер, преобладаващата част от дейностите на всеки проект са специфични и се различават от тези на другите проекти и стандартните дейности.
  • Проектът е еднократен, определен във времето процес. Всеки процес има начало на започване и край на завършване - в рамките на този период трябва да бъдат изпълнени всички дейности, произтичащи от целите на проекта.
  • Всеки проект има собствен бюджет, който включва разходите за изпълнение на всички предвидени дейности.
  • Всеки проект има собствени ресурси - работна сила, машини и оборудване, материали, разпределени по дейностите на проекта.
  • Реализирането на всеки проект е свързано с известен риск (бизнес риск), поради неопределеността при изпълнение на проект (надхвърляне на предвидените разходи, удължаване на сроковете, постигане на неудовлетворителни резултати).
  • Реализирането на всеки проект води до промяна в бизнеса на компанията.


Етапи и документооборот на project management

Управлението на проекти преминава през четири етапа: проучване, планиране, изпълнение и внедряване на следпроектен контрол.
В малките и средни по размер фирми се формира един набор от документи за всеки етап на проекта (досие на проекта).
Този набор от документи в етапа на проучването включва описание на проблема (продукта), анализ на възможностите (Feasability Study), екип и организация.
В етапа на планиране наборът от документи включва план за изпълнение на проекта, ресурсно осигуряване, финансово осигуряване на проекта (финансов план), анализ на риска, план за външни доставки.
Документите в етапа на изпълнение включват отчет на изразходваното време и негов регистър, контрол върху разходите на проекта заедно с искания и регистър, контрол върху качеството на изпълнение като форма и регистър на извършените контролни проверки, регистър на извършените промени по проекта.
Накрая в документооборота са приемно-предавателни описания и следпроектен контрол.

Пазарното позициониране на консултантските фирми в процеса на проектно управление в България
Специалистът по управление на проекти (project manager) се занимава с подробното планиране на проектите, а често също така и с надзора и тяхната реализация. В същото време отделните задания по проекта са изпълнявани от колектив. Задачата на управляващия проекта е не само обрисуването на подробна хармонограма за реализация на проекта, заедно с частта от ресурсите, необходими за осъществяване на отделните етапи, а също така
и проучване допустимостта и взаимосвързаността на целите на проекта, осъществяване плана за комуникация и управление на риска на проекта.
В практиката на развитите пазарни икономики услугите, свързани с управление на проекти се предлагат от специализирани проектни консултантски фирми със собствено know-how и изградени бази данни от специалисти, необходими за различни етапи от реализацията на проекта.
В условията на развиващ се пазар в България (emerging economy) повечето от банковите финансови институции изградиха звена по управление на проекти за своите големи корпоративни клиенти. Капацитетът на българските консултантски фирми е ограничен що се отнася именно до know-how и изградени бази данни от специалисти. Българските фирми са по-скоро специализирани в предлагане на услуги за отделни етапи от реализацията на проекта напр. архитектурно планиране, строителен надзор, финансово посредничество и др. От друга страна малките и средните фирми нямат необходимата информираност и финансови възможности да наемат независим project manager и обикновено те самите изпълняват тази роля.

Консултантските фирми най-често се включват, като предлагат следните услуги в процеса на project management:

  • консултиране и съдействие при изпълнението
    на проекта.
  • Разработване на задания и технически
    спецификации.
  • Организиране и провеждане на търгове, съгласно изискванията на съществуваща програма за
    подкрепа (ОП “Конкурентоспособност”).
  • Разработване на наръчници, процедури и
    форми за управление на проекти.
  • Документиране и отчитане изпълнението
    на проекта.
  • PR дейности и дейности по визуализиране
    на проекта и възложителя.

Проблеми и препоръки пред развитието
на project management в България
Основните проблеми при управлението на проекти възникват при създаването на новата управленска структура и противоречието ? с традиционната функционална йерархия.
С процеса на бързопроменящите се технологии и използването на временни екипи се променят и характерът, и изискванията към работещите -
от “чиновнически” изпълнителен тип към “предприемачески” стил на работа.
Относително краткият срок на изпълнение на проектите и постоянната промяна на задълженията могат да доведат до “размиване” на фирмената култура и чувството за принадлежност към организацията.

Препоръки

  • Определяне приоритетите на програмата
    за организационно развитие на проектите,
    включени в нея.
  • Постигане на съгласуваност между функционалното и проектно ръководство за осигуряване на ресурсите от страна на функционалните ръководители.
  • Планиране на необходимите ресурси.
  • Осигуряване на ясна схема за комуникации
    и отчети.
  • Осигуряване ясна схема за определяне на
    приоритетите на проектите, разбираема
    за всички участници.
  • Програми за преквалификация и обучение.

За контакти
АБИК „Тобо Груп” ЕАД – Пловдив
тел. 032 / 51 12 48
www.abicbg.com