Автоматизацията им, особено на тези, които включват множество рутинни дейности, е един от най-добрите пътища за ефективно управление. От друга страна има много управленски процеси, които излизат извън рамките на това звено и обхващат цялата организация. Те са не по-малко съществени за организацията и тяхното автоматизиране би повишило в много голяма степен ефективността на цялостното управление. Автоматизацията на тези процедури в повечето автоматизирани информационни системи за управление на човешките ресурси се нарича self services. Традиционните дейности за управление, които системата автоматизира, стават достъпни за всички мениджъри и всички служители на организацията. Съвременните WEB технологии правят тези процедури реални и достъпни за организации с разнороден предмет на дейност и различна численост на персонала. Self services процедурите най-общо могат да бъдат разделени на два типа: процедури за служители и процедури за мениджъри Процедурите за служители обхващат цялата организация и са насочени към всекидневни или често повтарящи се рутинни дейности. Te спестяват време, правят излишни множество хартиени документи и съкращават някои рутинни дейности. Типичен пример за такива self services е възможността служителите да имат достъп и да управляват персоналните си данни: промени в личните данни, придобити сертификати, завършени квалификации и т.н.; да имат достъп до информация, свързана с възнаграждението, с отпуските и др. Self services за мениджърите автоматизират управленски дейности, като процедури за разрешаване на отпуски, планиране на квалификацията и развитието на служителите; заявки за необходимостите от квалификационни курсове и други форми на обучение; изпълнение на дейности в рамките на кампанията за оценка на персонала и други. Self services процедурите обикновено се интегрират с вътрешнофирмения портал на организацията. Ако такъв портал липсва, те лесно биха могли да поставят началото на цялостна HR интранет среда, където всички получават информация за всичко, което се случва в организацията, където се провеждат анкети и където всеки служител има възможност да зададе въпроси или да направи предложения. Като илюстрация на казаното до тук ще представя разработената от ТехноЛогика система за управление на човешките ресурси НeRMeS® Това е една напълно интегрирана система, която автоматизира целия набор от дейности, свързани с управлението им - от подбора и наемането през администрирането, оценката и заплащането до дейности, свързани с напуснали или пенсионирани служители. По-голямата част от системата е предназначена за автоматизация на работата на звената, които управляват човешките ресурси. Разработени са и модули, които обхващат мениджърите и служителите в цялата организация, т.е. self services. Ще се спра на три групи процедури. Процедура за управление на персоналните данни Тази процедура е достъпна за всички служители в организацията. Всеки от тях има достъп до своите данни и при промяна отговаря за актуализирането им. Това се отнася за личните данни (имена, адрес, лични документи, семейно положение и т.н.), придобити квалификации, сертификати и др. Освен това служителят има достъп и до информация за получените възнаграждения, бонуси, обезщетения, направените осигурителни вноски и всички останали начисления и удръжки за даден месец. Той има достъп и до историята на тези данни за предварително дефиниран период. Процедура за заявяване на отпуск Тази процедура има две нива - за служители и за мениджъри. Служителите правят заявки за отпуск към преките си мениджъри. Преди това те получават информация за остатъците си от отпуск по различните основания, за които имат право. Тази информация се обновява при всяка нова заявка. Заявката се получава от прекия мениджър, обработва се (утвърждава се или се отхвърля) и отива в модул "Отпуски" на НeRMeS®, където се генерира съответният документ: заповед за отпуск. Системата позволява да се дефинират различни аспекти от целия процес. Могат да се дефинират няколко нива мениджъри, като едните разрешават, другите утвърждават и контролират и т.н. Освен това след подаване на заявката, мениджърът, към когото е адресирана, автоматично получава известие по e-mail, че има нова заявка за обработка. Ако той не реагира в предварително зададен период, служителят също се известява за това, а заявката може да бъде автоматично преадресирана към мениджър от следващото ниво. Освен това служителят се информира отново с e-mail за това дали заявката е приета, или отхвърлена, както и за това, че е генерирана заповед за отпуск от дадена дата. Служителят има достъп до историята на всички свои заявки, както и до историята на всички ползвани от него отпуски за дефиниран период. Мениджърите от различните нива имат достъп до историята с отсъствията на всички свои подчинени служители. Процедура за планиране на курсове за квалификация Това е процедура, основно насочена към мениджърите. В резултат на годишната оценка на своите служители всеки мениджър е изяснил за себе си потребностите за тяхното развитие. Тук няма да се спирам на възможностите за автоматизация на процеса за оценка на служителите. Ще спомена само че ТехноЛогика съвместно с Училището по мениджмънт към НБУ е разработила специализирана информационна система AMIS, където широко се използват self service процедури. Мениджърът има възможност да предложи провеждане на обучение за своите подчинени. Тези предложения се разглеждат от следващите нива мениджъри, по йерархията, възприета в организацията. Ако бъдат утвърдени, информацията за тях автоматично влиза в модул "Квалификации" на НeRMeS® и служителите от отдела за управление на човешките ресурси се заемат с организацията и провеждането. За утвърдените квалификационни курсове мениджърите могат да предлагат свои служители, чието участие се утвърждава по предварително дефинирана процедура. Самите служители, в зависимост от позицията, която заемат, имат достъп до информация за някои от планираните курсове и могат да кандидатстват за тях. В заключение ще отбележа, че използването на self service процедурите значително повишава ефективността на използваната информационна система за управление на човешките ресурси.
