Съществуват специфични условия, с които един хотел трябва да се съобразява, за да могат да се удов-летворят изискванията на клиента, както и да се създаде добра организация и да се осигури успешна работа по време на провеждането на дадено мероприятие Първото и задължително нещо Това е наличието на дос-татъчно на брой и с подходящ капацитет конферентни зали, които да са съобразени с възможнос-тите на хотелската част. Особено важно условие, за да се чувстват участниците в едно мероприятие комфортно и уютно, е залата да бъде просторна и светла, оборудвана с банки и ергономични столове. Ако тя е с естествена светлина, са необходими щори, с които да се обезпечи добра видимост при използване на презентационна техника. Ако залата е с изкуствено осветление, то трябва да е изключително силно, за да се доближава максимално до естествената светлина. Необходимо е да дава възможност за видимост от всички възможни страни, т.е. да има правилна форма. Не на последно място, залата и мебелите трябва да позволяват различни начини на подредба - каре, блокмаса, киносалон, класна стая. Хотел "Амбасадор" разполага с две конферентни зали - едната с 80-100 места, a другата - с 25-30 места. Повечето ни клиенти обикновено се нуждаят от повече зали, за да работят по групи върху своите казуси и проекти. Техническо оборудване Техническото оборудване е необходим елемент за повечето мероприятия. Достатъчно е хотелът да разполага със собствени мултимедия, екран и флип-чарт. Ако клиентите имат специфични изисквания към оборудването, наемаме необходимата апаратура от фирми, които предлагат конферентна техника. Място за кафе паузи Междинните почивки по време на мероприятията са времето, в което участниците се откъс-ват от натоварената работна програма. Лоби барът и фоайето на хотела са местата, където обикновено се предлага организирането на тези почивки. Наличието на тераса е възможност клиентите да излязат на свеж въздух. Това прави лятната градина предпочитано място за провеждане на кафе паузи в хубаво време. Ресторант Мястото, където да се организира обяда и вечерята. Добре е ресторантът да предлага едновременно стил и уют, простор и светлина. По този начин се осигурява приятна обедна почивка и вечеря на участниците в събитието след напрегнатия ден. Хотелски стаи В зависимост от категорията на хотела те трябва да осигуряват необходимия комфорт. Наличието на интернет връзка е вече почти задължително условие за всеки хотел. Транспортът За хотел, отдалечен от центъра на града, е абсолютно необходимо да осигурява на гостите си бързо и независимо от обществения транспорт придвижване до центъра и аерогарата. Много от участниците в дадено мероприятие не нощуват в хотела и само наличието на собствени транспортни средства може да помогне за безпроб-лемното следване на програмата на събитието. Спортно-възстановителен център Като конферентен център ние се стараем да имаме допълнително предимство пред конкурентните ни хотели. Затова е добре да се предостави на гостите, които организират или участват в мероприятия, ползване на услугите на спортно-възстановителен комплекс, например закрит плувен басейн, кабинети за масаж, тангентор, джакузи, фитнес, козметика за лице и тяло, таласотерапия и други съоръжения за релакс. Така в нашия хотел се опитваме да създадем добра обстановка както за бизнеса, така и за здравето. Успяваме напълно да удовлетворим потребностите на клиентите и да следваме навиците им, като след работния ден в конферентната зала им осигурим необходимото разтоварване и почивка. Нашият опит показва, че те търсят именно това, защото спортът е част от ежедневния режим на съвременния човек.
Съвременната бързоразвиваща се бизнес среда изисква хората, които се занимават с организирането на мероприятия, да имат добри комуникативни и организационни умения, да са "мултифункционални", да могат да реагират динамично, да подреждат приоритетите си, да се справят с множество отговорности и да правят всичко в кратки срокове.
Важно е да знаете значението на клиента е нещо, което трябва да разбира всеки, който е част от екипа: той е най-важната личност в хотела; независимо дали комуникираме с него лично, по факс, телефон или e-mail; клиентът не зависи от нас - ние зависим от клиента; клиентът не ни пречи на работата - той е нейната цел; ние не правим услуга на клиента, като го обслужваме, а той ни прави услуга, като ни дава въз-можност да направим това; клиентът не е някой, с който трябва да спорим. Никой никога не е спечелил в спор с клиент!!! Когато гостът е доволен от проведеното при нас мероприятие, и двете страни печелят. Очакваният резултат за клиента са по-добри продажби и по-мотивирани служители, а за хотела - организиране на нови мероприятия за в бъдеще.
Успешната организация на дадено мероприятие включва още Лични срещи с клиента - те са необходими, за да се придобие цялостна представа за проекта и целите на клиента. Meetings and events check list - въпросници, които сме подготвили и които улесняват добрата организация на мероприятието. Те включват информация като име на клиента, дата на провеждане на събитието, брой участници, тематика, обеди, вечери и съответните менюта, кафе паузи и др. Папка (досие) на мероприятието - съдържа всички подробности и промени. Насърчаваме клиента да задава всякакви въпроси, за които да получи съответното пояснение и да се избегнат възможни недоразумения.
За контакти: тел.: 02/962 56 02 06, факс: 02/962 55 98 e-mail: ambassador@intech.bg
