Стриктно спазвайте графика на времето си

Следващият важен момент за доброто планиране е, че за всяка задача трябва да се отделя толкова време, колкото наистина е необходимо. Нещо повече, оставяйте си малък толеранс - по-добре е да предвидите няколко минути в повече. В противен случай ще изпитате синдрома на закъсняващите влакове - закъсненията се натрупват през целия работен ден, прехвърлят се в следващия и все повече ви задушават. Повечето хора са в състояние да определят достатъчно точно колко време ще им отнемат различните ангажименти, но не го правят, защото са склонни да се самозаблуждават.
За да разпредели правилно времето си, човек трябва да се осланя и на вътрешното си чувство. Така например, ако знаем, че всеки понеделник имаме заседание, което трае около половин час, излишно е да се заблуждаваме, че именно този път то ще свърши за 15 минути. Ако за придвижване до мястото на срещата са ви необходими
10 минути и ако ви е останало точно толкова време, не се опитвайте да завъртите набързо и един телефон!
Хората, които неправилно разпределят времето си, като че ли нарочно не желаят да направят реална оценка за продължителността на ангажиментите си и по този начин сами се въвличат в невъзможни за управление ситуации.
Личности и стилове
По-голямата част от деня си ръководителите прекарват в контакт с различни хора. Ето защо при изготвяне на програмата трябва да се взема предвид личността и стилът на работа на всеки един от тях. Има хора, които за четвърт час могат да си кажа сума неща. За същото на други няма да им стигне и седмица. Хората от този тип с удоволствие обсъждат и най-малките подробности около най-елементарни ситуации.
Преди всяка делова среща трябва да си изясним сложността на темата и на колко въпроса искаме да получим отговор. Продължителността на преговорите обаче зависи и от още два чисто човешки фактора: бързината, с която партньорът схваща ситуацията, и от стила му на делово общуване.
Много е полезно да събираме повече информация за хората, с които имаме делови отношения. Особено внимание заслужават начинът, по който разпределят времето си, техните привички и особеностите на характера им. Хубаво е да знаем кои хора пристигат с 20-30 минути закъснение. Записваме си срещата за малко по-късен час, а в освободеното време можем да свършим нещо полезно. Това е много по-добро решение вместо нервно да се разхождаме напред-назад в очакване на партньора, за когото знаем, че по принцип закъснява, но за пореден път сме предположили, че ще дойде навреме...
Телефонните разговори
По-голямата част от деня отива за преговори и телефонни разговори. Ако човек се научи правилно да управлява тези две дейности, разпределението на останалото време въобще няма да го затрудни.
Рядко разрешавам на секретарката да прехвърля обажданията на директния ми телефон. Непредвиденият разговор само прекъсва работата, с която в момента съм зает. По този начин спазвам предварителната си програма и аз поемам инициативата - обаждам се по-късно на човека, който ме е търсил, и то в момент, когато мога напълно да се концентрирам върху неговия проблем. Така си осигурявам и предимството предварително да планирам какво да кажа, в каква посока да отклоня разговора и т.н. Обикновено се обаждам на всички, които са ме търсили. Има само две изключения: или не желая да разговарям с въпросния човек, или зная кой от моите хора е по-компетентен по този въпрос. Естествено, във втория случай трябва да насоча партньора към съответния служител, но и да проверя, доколко служителят си е свършил работата.
Мисля, че да се обадиш на хората, които са те търсили, е по-скоро въпрос на стил, отколкото на разпределение на време.
Спри за малко и помисли
Имам навик, за който дори не си давах сметка, докато някой не ми обърна внимание върху това. Винаги, когато секретарката ме свързва, поставям ръка на слушалката и правя пауза, преди да я вдигна. През тези няколко секунди размислям какво искам да постигна и кой е най-добрият начин за това. Сигурно сте чували израза: "Ако не знаеш за къде пътуваш, ще попаднеш на непозната гара". Същото се отнася и за телефонните разговори. Ако човек не е наясно какво иска, обикновено не го и постига.
Минавай бързо по същество
Колкото и прецизно да съм разпределил времето си, често се хващам, че гледам да ускоря някои телефонни разговори, за да не изляза от графика си. Не съм привърженик на схващането, че не е особено учтиво да се започва разговорът направо от основния въпрос и да гледаме делово да го приключим. Установявам обаче, че повечето хора се дразнят от подобен стил. Общо явление е, че докато някой изложи основната си идея по телефона, губи пет пъти повече време, отколкото му е необходимо при други обстоятелства. Искаме ли бързо да приключим разговора, обикновено ни възприемат като неучтиви.
В стила ми е да разговарям първо по същество и чак след това да преминавам към любезностите, ако въобще остане време за тях... А повечето хора правят точно обратното... Изминали са цели пет минути, а те сипят ли сипят любезности... Понякога има смисъл и от това, но общо взето рядко.
Не забравяйте, че освен своето, отнемате и чуждото време. Още по-неприятното е, че междувременно може да позвъни още някой и в края на краищата да не успеем да съобщим точно онова, за което всъщност сме се обадили.
Старая се възможно най-точно да планирам времето, предназначено за този вид общуване. Ако съм обещал да се обадя в определен час, правя всичко, за да спазя уговорката. За останалите обаждания планирам конкретно време - от трийсет до деветдесет минути. Подреждам партньорите в списъка си така, че за края да останат разговорите, които бих могъл да посъкратя, за да не превиша планираното време. Това ми помага да изпълня програмата си точно и спокойно. За финал обикновено оставям вътрешните разговори, защото не е проблем да сведа до минимум необходимото за тях време.
Едно полезно решение
По принцип с всяко телефонно обаждане преследваме определена цел. Ако при първия опит не успеем да получим желания отговор, то би следвало да попитаме кога е удобно да позвъним отново. Ако не могат да ни посочат точен час, трябва да се поинтересуваме до коя крайна дата ще са в състояние да ни уведомят за решението си. Ако не успеем и това да изкопчим от партньора, по-добре е да забравим за цялата тази работа. Всеки по-нататъшен опит ще бъде чиста загуба на време. Дори самото осъзнаване на този факт вече е добър резултат...