fbpx Съвещанието - форум за свободно излагане на мислите | твоят Бизнес - списание за предприемчивите българи

Съвещанието - форум за свободно излагане на мислите

16 Апр. 2004
Автор
Марк Маккормак

Обобщено правило:
Ефективността на съвещанието е обратно пропорционална на броя на участниците!
Първо следствие: Ако броят на участниците надхвърли 4-5 души, ефективността на съвещанието пропорционално намалява.
Второ следствие: Колкото по-традиционно е едно съвещание, толкова повече хора присъстват
Тъй като не сме в състояние напълно да изключим съвещанията от живота на фирмата, необходимо е поне да сведем до минимум техния брой и продължителност.
Кой взима участие
Обичайна практика за вътрешните заседания на предприятията е да се свикват повече участници, отколкото е необходимо.
Това се обяснява с две особености на функционирането на фирмите:
От една страна, във всяко предприятие се намират началници, които преценяват важността си по броя слушатели. За тях са важни само онези съвещания, на които столовете не достигат.
От друга страна, налице е реакцията: "А защо не извикаха и мен?" Несъмнено съществува тенденция мястото в йерархията да се определя отчасти и от поканата за участие в различните заседания. Хората са склонни да измерват важността на собствената си персона не само с размера на заплатата, а и с това на какво ниво съвещания са били поканени. Значението на този фактор нараства особено, ако съвещанието се провежда циклично и вече е получило определено название.
Както цялостната политика на фирмата, така и съвещанията следва периодично да се анализират: да се преценява честотата и необходимостта от тяхното провеждане, да се определи оптималният брой на участниците. За мнозина е напълно достатъчно да получават протоколите от заседанията, без непременно да участват лично. Други пък са безкрайно щастливи, ако бъдат освободени от задължението да ходят по заседания, за да оползотворяват времето си за нещо по-съществено.
Прегрупирай съвещанието
Промяната на честотата или целите на редовните заседания с нищо не вреди на ефективността им.
Началото на съвещанието - пристигането на участниците, настаняването им и т.н. - само по себе си е сериозна загуба на време. Ето защо има по-голям ефект от заседание, което се провежда веднъж месечно за един час, отколкото ако се организира на всеки две седмици за по
40-45 минути. Следователно трябва основно да преценим ефективността на всички заседания, провеждани по-често от веднъж месечно. А има и такива, чиито цели и задачи се припокриват, логично е те да се слеят.
Иронията на съвещанията следва обратния принцип на един от законите на Паркинсън: броят на обсъжданите теми се "свива" дотолкова, че да се вмести в предвиденото време. По тази причина "слетите сбирки" се оказват по-ефективни.
Не подлежи на никакво съмнение, че по принцип обсъжданията са важни за постигането на правилни решения. Разбира се, съществените решения не са резултат от формули и формулировки... Но едно е сигурно: ако на заседанието присъстват повече от четири-пет човека, изобщо не се стига до конструктивни решения.
Същевременно готовите схеми, възприети от различните комисии, не винаги са най-правилните. При провал е много трудно да се потърси отговорност от която и да било комисия. От друга страна, би било грешка още в самото начало да обявим, че в края на обсъждането на всяка цена трябва да се излезе с решение; в такава ситуация рискуваме да изпуснем контрола върху хората.
Съвещанията, които не са предназначени само да информират участниците за нещо, трябва да се превърнат във форум за свободно излагане на възгледи - единствено верният път за намиране на правилното решение. Струва ми се, че все пак е за предпочитане окончателното решение да се роди след заседанието. Това предотвратява следващи спорове, успокоява духовете и прави решението ясно и недвусмислено!
Управление на съвещанието
Практиката показва, че е целесъобразно участниците да се информират своевременно, и то в писмена форма, за началния и крайния час на заседанието. За да осигурим пристигането им навреме, препоръчително е да не насрочваме началото за кръгъл час. Не за 10.00, а за 10.15 часа например. Ако предстои обсъждане на повече въпроси, задължително е дневният ред предварително да се размножи и да се връчи на всеки поотделно. Не толкова за информиране, а по-скоро за създаване на делова атмосфера и експедитивност. Когато всички участници знаят часа на закриването и броя на темите, които предстои да се разгледат докрай, те се мобилизират и това допринася за експедитивността и за конструктивизма на техните изложения.
Ако аз водя заседанието, обикновено започвам с кратки въпроси, които служат по-скоро за обща информация на присъстващите. По-сложните, изискващи по-сериозно обсъждане теми, оставям за края. Най-често излагам накратко тяхната същност и поставям ударението върху по-важните според мен аспекти. Така ми се удава да предизвикам оживена и интересна дискусия.
Съвещания извън фирмата
Няма две мнения по въпроса, че вътрешнофирмените заседания се водят по-лесно, отколкото преговорите извън предприятието. С времето обаче се научих да "притискам" и тези "форуми", за да не излизат от рамките на предварително определеното време, независимо от това дали се провеждат в моя кабинет, или някъде другаде.
Стратегията не е толкова сложна: от самото начало се определя точно колко време е необходимо за съответното съвещание. Можете да го уточните при
съставянето на дневния ред, но не би се възприело зле, ако го съобщите направо. Още веднъж подчертавам: най-важни са първите минути на съвещанието! Те оказват най-решаващо влияние върху хода, съдържанието и резултатите на разискванията, защото тогава все още се разменят поздравления и взаимни благопожелания. Именно тогава фиксирам дневния ред и времето, отредено за всеки въпрос.
Преди началото елиминирам всички фактори, които биха мог-ли да смутят хода на заседанието. Не започвам преди да съм уредил всички телефонни разговори, преди да съм подписал кореспонденцията. Това ми позволява да не мисля за друго и изцяло
да концентрирам вниманието си върху партньорите. Изключително рядко си позволявам да приема телефонен разговор по време на преговори. Кафето и разхладителните напитки задължително се сервират преди започване на същинската работа.
Убеден съм, че ако успея да овладея положението през първите минути, ще спечеля възможността аз да определям продължителността и да диктувам хода на съвещанието.
Ако краят наближава, а партньорът не показва признаци, че смята да се съобрази с това,
съществуват ред начини да му го покажем. Веднъж, като краен израз на нетърпение, грабнах телефонната слушалка и започнах да я прехвърлям от ръка в ръка... В повечето случаи краят се протака именно защото партньорите не се познават достатъчно, изслушват се до безкрайност и от криворазбрана учтивост изчакват другият да нап-рави необходимата крачка към финала на преговорите. В подобна ситуация и най-елегантният намек е достатъчен, за да могат и двете страни най-сетне да приключат и да си отдъхнат...
Кога да забавим темпото
Има, разбира се, и такива, които се засягат дори от най-тънкия намек, че времето изтича...
Повечето съвременни бизнесмени обаче са бързи и решителни, втурват се от сделка в сделка, залавят се с проблема, решават го и вече обмис-лят следващия. Ето защо е необходимо да познаваме що за човек е партньорът ни, за да не го засегнем с консервативния си или обратно - със супермодерния си стил.
За японците например е особено тежка лична обида да пренебрегнете традициите им или да демонстрирате желанието си набързо да прик-лючите преговорите. Нетърпеливият партньор едва ли ще постигне целта си, ако иска набързо да стигне от А до Я.
Подобни реакции са присъщи за шефовете на спортните федерации. Обикновено това са неплатени чиновници, приели този пост не по необходимост, а защото това им доставя удоволствие. Или пък им е хоби... Ето защо, направим ли опит да ускорим преговорите и не ги ли оставим да издекламират всичко, което са си наумили, направо си отрязваме клона. Затова в подобни случаи преминаването направо към същината на въпроса е грешен ход.