“Има едни пари за взимане...”

С призива “Бъдете активни” държавата насочи вниманието на бизнеса и обществото към действие за усвояването на европейските фондове. За съжаление този призив се възприема като: “Кандидатствайте за безвъзмездно предоставяне на средства”.
Познаването на основните принципи и методи за управление на проекти, особено от ръководителите, е важно за успешното изпълнение
и постигане на поставените цели.
В световен мащаб са известни няколко основни методологии за управлението на проекти, прилагани в последно време по-масово и в нашата страна. Тяхното изграждане е дело на водещи американски и европейски институти и специалисти. Световният опит за качественото управ-ление на проекти е съсредоточен в един сравнително слабо познат, но изключително полезен

Международен стандарт - ISO 10006:2003 “Системи за управление на качеството - Указания за управление на качеството в проектите”

Този стандарт дава онази рамка от взаимно зависими процеси, чието правилно изпълнение е предпоставка за успех в реализацията на цикъла на всеки проект.
Съгласно определенията, посочени в стандарта, проект е: “Уникален процес, който се състои от съвкупност от координирани и управлявани дейности с дата на започване и на завършване, предприемани за постигане на цел, съответстваща на конкретни изисквания, включващ ограничения по време, цени и ресурси”.
Под Управление на проекта се разбира: “Планиране, организиране, наблюдаване, контролиране и докладване на всички аспекти на един проект и мотивацията на всички онези, които са въвлечени в него, за постигане на целите на проекта”.

Всеки проект протича в така наречения ЦИКЪЛ НА ПРОЕКТА, който включва:
Стратегически процес за управление на проектите в дадена организация - чрез него ръководството на организацията, която инициира проекта (фирма, община, НПО, ведомство) определя направлението на развитие, основано върху прилагането на принципите за управление на качеството. Основен принцип в тази група е свързан с удовлетворяване на заинтересованите от продуктите или услугите, реализирани от организацията (изделие, административна услуга, инфраструктурен обект и др.).

ФАЗИ на проекта
Всеки проект има конкретни граници (начало и край), а в неговите рамки се изпълняват характерни за случая взаимно зависими дейности. Същите се изпълняват и управляват, а при определени условия се променят (допълват, доуточ-няват чрез адекватни решения). Управлението на проекта е свързано именно с процесите, които касаят взаимозависимостите: започване на проект и разработка на план за управление на проект. Всяко начало на проект неизбежно започва с оценяване на изискванията на клиентите и другите заинтересовани страни. На тази база се подготвя план за управление на проекта и се инициират други необходими процеси.

В рамките на проекта се осъществява:

• управление на взаимодействията между процесите и лицата, които участват в процеса;
  
• управление на промените (измененията), които се налагат от измененията на обстоятелства и конкретни условия в хода на проекта, както и справяне с промените във всички останали засегнати процеси.
  Следва приключване на проекта, което е свързано с оценка на резултатите (постиженията), включително получаване на обратна връзка от страна за целевата група, към която са насочени резултатите.

Постигането на целите на съответния стратегически процес (например подобряване на конкурентоспособността на едно предприятие, подобряване на инфраструктурата в общината или националната пътна инфраструктура) се осъществява в рамките на цикъла на проекта чрез изпълнение на характерни за случая взаимно зависими процеси от различен характер. Тези процеси се наричат “взаимно зависими”, защото промяната в един от тях предизвиква съществена или несъществена промяна в другите.

Кои са тези процеси?

• Процеси, свързани с обхвата.
  
• Процеси, свързани с времето.
  
• Процеси, свързани с разходите.
  
• Процеси, свързани с ресурсите.
  
• Процеси, свързани с персонала.
  
• Процеси, свързани с комуникацията
  (обмена на информация).
  
• Процеси, свързани със закупуването.
  4 Процеси, свързани с риска.

Всеки от посочените процеси съдържа дейности, характерни за всяка от ФАЗИТЕ на проекта (за началото - старта на един проект, за ход на неговото изпълнение и за приключването
на проекта).
Какво включват, какво е характерното и
на какво трябва да се обърне внимание при изпълнението на взаимно свързаните процеси от един проект?

Процесите, свързани с обхвата

• Разработка на концепция - определяне в най-широки граници (аспекти) за това, какво се очаква от резултата (продукта) от проекта (какви потребности ще удовлетвори той).
  
• Разработка и оперативно управление на обхвата - документиране на характеристиките на очаквания резултат (продукт) от проекта в измерими термини (стойности, индикатори, критерии) и начина за техния контрол по време на изпълнението.
  
• Определяне на дейности - идентифициране и документиране на дейности и стъпки, необходими за постигане на целите на проекта.
  
• Оперативно управление на дейностите - оперативно управление на фактическата работа, извършвана в рамките на проекта.

Тази група от процеси се счита за основополагаща, защото именно от обхвата ще се определят характеристиките на другите групи процеси. Така например един по-широк обхват от дейности ще наложи по-продължително време за изпълнение или повече разходи, или повече ресурси и/или повече персонал, и/или повече закупени продукти/услуги и т.н.

когато организацията не е в състояние да осигури ресурси или разходи за определен период от време, то е редно да намали обхвата на проекта, в противен случай ще се повишат значително рисковете за неговото изпълнение

Подобни зависимости могат да предизвикат и другите групи процеси и също трябва да се вземат предвид при изпълнението на цикъла на
един проект.

Процеси, свързани с времето

• Планиране на зависимостите на дейностите -
  идентифициране на взаимоотношения и логичес-ките взаимодействия и зависимости между дейностите от проекта (например кога може да започне дадена дейност във връзка с останалите дейности и ангажираните ресурси).
  
• Оценка на продължителността - оценяване на продължителността на всяка дейност във връзка със специфичните условия и необходимите ресурси.
  
• Разработка на графици - взаимообвързване на резултатите от проекта, свързани с времето, зависимостите между дейностите и тяхната продължителности като рамка за разработване
  на общи и подробни графици.
  
• Оперативно управление на графика - оперативно управление на реализацията на дейностите по проекта, за потвърждаване на предложения график или за предприемане на адекватни мерки за компенсиране на евентуални закъснения.

Процеси, свързани с разходите

• Оценка на разходите - разработване на оценки
  за разходите по проекта (основно свързани с всяка от дейностите по проекта).
  
• Бюджетиране - използване на резултатите
  от оценките на необходимите средства за разходи за разработване на бюджета за проекта.
  
• Оперативно управление на разходите -
  оперативно управление на разходването на средства и наблюдение върху отклонения от бюджета на проекта.

Процеси, свързани с ресурсите

• Планиране на ресурсите - идентифициране, оценяване, придобиване и разпределение на всички приложими за проекта ресурси.
  
• Управляване на ресурсите - сравняване на фактическото използване спрямо ресурсните планове
  и вземане на мерки, ако е необходимо.

Процеси, свързани с персонала

• Установяване на организационната структура на проекта - определяне на организационната структура на проекта, съобразена да съответства на потребностите на проекта, включително идентифициране на ролите в проекта и определяне на пълномощията и отговорностите.
  
• Разпределяне на персонал - избор и назначаване на достатъчно персонал с подходяща компетентност, отговаряща на потребностите на проекта.
  
• Развитие на екипа - развитие на индивидуални и екипни умения и способности за подобряване на функционирането на проекта.

Процеси, свързани с комуникацията (обмена на информация)

• Планиране на обмена на информация - планиране на информационната и комуникационната системи на проекта (как ще се предава, записва, съхранява и предоставя информация).
  
• Управление на информацията - осигуряване на достъпност на необходимата информация за членовете на организацията по проекта и други заинтересовани страни.
  
• Оперативно управление на обмена на информация - изпълнение, наблюдение, контрол и корекции на обмена на информация в съответствие с планираната комуникационна система.

Процеси, свързани със закупуването

• Планиране на закупуването и неговото оперативно управление - Идентифициране и оперативно управление на това, какво и кога трябва да се закупи.
  
• Документиране на изискванията към закупуването - съставяне на търговските условия и техническите изисквания към закупуваните продукти/ услуги.
  
• Оценяване на доставчиците - оценяване и определяне кои доставчици и подизпълнители трябва да бъдат поканени да доставят продукти/ услуги.
  
• Договаряне - публикуване на покани за търг, тръжна оценка, преговори, подготвяне и подписване на договора за доставка.
  
• Оперативно управление на договорите - осъществяване на дейности за осигуряване, че функционирането на доставчиците удовлетворява договорните изисквания.

Процеси, свързани с риска

• Идентификация на риска - определяне на възможните и познати рискове, които могат да възникнат по време на проекта.
  
• Оценяване на риска - оценяване на вероятността за сбъдване на рискови събития и въздействието на рисковите събития върху проекта.
  
• Справяне с (реакция на) риска - разработване на планове за справяне с (реакцията на) рискове при евентуалното им сбъдване.
  
• Оперативно управление на риска - изпълнение и актуализиране на плановете за справяне с рискове.

Успешното реализиране на всеки
проект е свързано с прецизно планиране, осъществяване, контрол и непрекъснато подобряване на изпълнението на всяка негова фаза

Както при всеки проект със собствено финансиране, така и при проектите, финансирани по Оперативни програми, не е достатъчно само да се попълни апликационна форма или да се избере консултант за нейното попълване. Необходимо е осъзнаване на необходимостта, премерване на силите, прецизно планиране и адекватно оперативно управление на дейностите за постигане на осъзнатата цел на проекта. Нещо повече, изпълнението на проектната цел трябва ясно да показва и доказва изпълнението на поставените от донора цели.

За контакти:
“Кю Ей Си” ООД
Център за осигуряване на качеството
тел. 02/403 2400.
www.qac-bg.com