Ползата от управлението на проекти

етикети: 
Някои фирми се славят с неизменната си способност ефективно да управляват проекти. В това отношение повечето организации, обаче, нямат такава завидна репутация. Притежава ли вашата фирма някоя от следните характеристики?

  • Проектите закъсняват, надхвърлят предвидения бюджет или не успяват да постигнат изискваната от клиента функционалност.
  • Незадоволителни стандартни процеси и техники и липса на уеднаквеност в прилагането им от ръководителите на проектите.
  • Управлението на проекта се осъществява
    по реактивен начин и не носи особена полза
    за проекта.
  • Времето, необходимо за постигане на активно управление на проектите, не се предвижда в работния план, тъй като се счита за “излишно”.
  • Проектите са “успешни” въпреки липсата на планиране и управление, но това се постига с цената на силен стрес и извънреден труд през целия жизнен цикъл на проекта.

Ключът към преодоляването на тези слабости се крие в добрата методология за управление на проекти. Добрите умения за управление на проекти не предполагат непременно липса на проблеми. Ползата от доброто управление на проекти е в наличието на стандартни процеси, които могат да послужат за справяне с всякакви непредвидени обстоятелства. Все пак трябва да сме наясно, че

управлението на проекти не е точна наука и успехът никога
не е гарантиран

И тъй като в тях участват хора, проектите винаги се характеризират с известна доза комплексност и несигурност, които не могат да бъдат изцяло контролирани.
В общи линии твърдението за ползата от управлението на проекти има следния вид: Проактивното управление на проекти изисква време и усилия. Тази цена се компенсира многократно през живота на проекта посредством:

  • По-бързо и по-евтино изпълнение на проектите. Едно от най-големите предимства от прилагането на единна методология се изразява в ползата от повторението. Веднъж създадени, процесите, процедурите и формите могат да се използват (може би с малки изменения) във всички бъдещи проекти. Това води до намаляване на времето за стартиране на нови проекти, по-лесен трансфер на знания и спестяване на време, тъй като не се налага за всеки нов проект да се създават нови процеси и форми “от нула”.
  • Спестяване на усилия и разходи чрез активно управление на обхвата. Редица проекти срещат затруднения при управлението на обхвата, което води до допълнителни усилия и разходи за проекта. Наличието на по-добри процеси за управление на проекти ще позволи по-ефективно управление на обхвата.
  • Постигане на по-висока степен на съответствие между очакваните и реализираните резултати посредством по-добро планиране. Редица проекти срещат проблеми поради несъответствие между това, което клиентът очаква и това, което екипът на проекта реализира. Използването на методология води до по-добро планиране на проектите, което дава възможност на екипа и на спонсора да се уверят, че са на едно и също мнение по отношение на основните резултати, които трябва да бъдат постигнати от проекта.
  • По-бързо разрешаване на проблемите. Някои екипи губят твърде много време и енергия в усилия за разрешаване на възникнали проблеми най-вече, защото не знаят как да ги разрешат. Използването на активен процес за управление
    на проблемите на проекта спомага за разрешаване
    на възникналите проблеми по възможно
    най-бързия начин.
  • Предотвратяване на евентуални бъдещи рис-кове преди възникването на самите проблеми. Използването на изпитани процеси за управление на риска води до идентифициране и управление на потенциалните проблеми, преди още да са възникнали.
  • По-ефективно изразяване и управление на очакванията заедно с клиенти, членове на
    екипа и заинтересовани лица. Много проблеми в един проект могат да се избегнат с помощта на активна комуникация на различни равнища. Освен това голяма част от конфликтите в проектите възникват в резултат не на конкретен проблем,
    а вследствие на изненади.
  • Създаване на продукт с високо качество
    от първия път. Екипът на проекта трябва да разбере нуждите на клиента по отношение на качеството. След като тези нужди бъдат дефинирани, екипът може да приложи техники за контрол на качеството и за осигуряване на качеството,
    за да отговори на очакванията на клиента.
  • По-добро финансово управление. То се постига в резултат на по-добро дефиниране на проектите, по-добра оценка, по-формално бюджетиране и по-добро проследяване на реалните разходи на проекта в сравнение с предвидените в бюджета. Всичко това води до по-голяма финансова предсказуемост и по-добър контрол.
  • Навременно прекратяване на “лоши” проекти. “Лоши” са тези проекти, при които обосновката на разходите и изгодите престава да бъде валидна. Проектът може да стартира със стабилна обосновка на разходите и изгодите. Все пак, ако изпълнението на проекта закъснее и бюджетът бъде надвишен, може да се стигне до положение, при което бизнес казусът вече да не е валиден. Ефективното управление на проекти ви дава възможност да забележите тези симптоми по-рано и съответно да вземете по-добри решения за промяна на обхвата или за прекратяване на проекта.
  • По-голямо ударение върху измерителите и вземането на решения въз основа на факти. Измерителите дават информация, която помага да определите доколко ефективно и ефикасно е изпълнението на екипа ви и качеството на вашите резултати. Те ви дават също и нужната информация, въз основа на която да прецените дали сте успели или не.
  • По-добра работна среда. Ако проектите ви са по-успешни, ще откриете допълнителни нематериални изгоди за вашия екип. Клиентите ви ще са по-ангажирани, екипът на проекта ви ще се чувства в по-голяма степен собственик на проекта, ще работи с повече дух и чувство за професионализъм и увереност. И това е логично. Хора, които работят в проблемни проекти обикновено са нещастни. И обратно - хора, които работят в успешни проекти, обикновено са по-доволни
    от своята работата и от себе си.

Хора, които се оплакват, че ръководството на проекта е “високо в облаците”, губят представа за смисъла на начинанието
Проектът ви ще срещне трудности. Искате ли да ги разрешите по проактивен начин или предпочитате просто да ги отбележите и да продължите нататък? Проектът ви ще се натъкне на потенциални рискове. Какво предпочитате - да се справите с тях, преди да са възникнали, или да чакате, докато рисковете се материализират? Какво избирате - активната комуникация или конфлик-тите и несигурността, породени от липсата на информация за проекта? Да управлявате обхвата или да се справяте с надвишен бюджет и неизпълнени срокове поради извършване на повече работа от предвидената в бюджета? Да заложите качеството в процеса или да разрешавате проблеми по-късно, когато това ще бъде по-скъпо?

Характеристиките на проекта няма да се променят, независимо дали ще използвате формален процес за управление на проекти или не

Това, което ще се промени, е начинът, по който ще управлявате събитията в хода на изпълнение на проекта. Дали ще ги управлявате на случаен принцип и по реактивен начин или проактивно, осигурявайки гладко протичане на процеса?
Счита се, че организации, които използват добри процеси, са по-успешни от останалите. Организации, които разполагат с добри процеси и ги прилагат, понякога се наричат “процесно-ориентирани”. Такива организации вършат повече работа, фокусирайки усилията си върху работата, която носи най-големи ползи. Тези организации притежават организационни системи, които помагат на всички, в т. ч. на ръководителите на проекти, да постигнат по-голяма ефективност. Има много начини за оценка на степента, в която организацията прилага стандартни процеси. Може би най-добре познатият модел за оценка е Моделът на зрелостта на възможностите (Capability Maturity Model - CMM).
Вероятно ще се учудите защо всички не използват добри техники за управление на проекти. А може да се запитате защо самите вие не използвате такива? Причините обикновено са няколко.

Доброто управление на проекти изисква предварително инвестиране на време и усилия

Мнозина считат себе си за “действащ” тип личности. Планирането обикновено не е силната страна на тези хора. Когато възникне проблем, те го обсъждат и веднага пристъпват към разрешаването му. Не се поддавайте на импулса незабавно да се впускате в действие! Проектът ще бъде изпълнен по-бързо, първо ако го планирате правилно и след това - ако имате дисциплината да го управлявате ефективно.

Липса на заинтересованост от страна на организацията
Трудно е да бъдеш добър ръководител на проект в организация, която не цени уменията за управ-ление на проекти. За постигане на максимална ефективност цялата организация трябва
да подкрепя използването на единен процес
за управление на проекти.

Не притежавате нужните умения
Навярно ще установите, че липсата на процеси за управление на проекти е въпрос не толкова на желание, колкото на умение. Понякога хора без необходимата квалификация и опит биват канени да ръководят проекти. В такива случаи те се стремят да управляват проектите ефективно, без да разполагат с необходимите инструменти
и подготовка.

Висшето ръководство мисли, че управлението на
проекти е инструмент
Когато обсъждате управлението на проекти с някои представители на ръководството, първоначално те смятат, че се опитвате да въведете някакъв инструмент, който ще ви даде възможност да станете по-добър ръководител на проекти. В действителност, ползата се състои в дисциплинираното прилагане на изпитани и единни процеси.

Членовете на екипа се боят от контрол
Мнозина се опасяват, че формалните техники за управление на проекти ще доведат до строг контрол, който ще ги лиши от творческата и забавната страна на работата им. До известна степен те са прави. Единните процеси и процедури отнемат част от творчеството, но най-вече в области, в които едва ли се нуждаете от него.

Ръководството се бои да не загуби контрол
Ако желаете ефективно да въведете дисциплина на управление на проекти в своята организация, трябва да предоставите на ръководителя на проекта известно право на контрол и власт. Някои организации и мениджъри от средно ниво не искат да губят този контрол. В организации, където този страх надделява, формално управление на проекти не може да съществува.

* Материалът е базиран на методологията за управление
на проекти TenStep и е предоставен от TenStep България”

 

За контакти
TenStep България
тел.: 02/ 983 10 94
www.tenstep.bg