fbpx Ефективното планиране – мощен управленски инструмент | твоят Бизнес - списание за предприемчивите българи

Ефективното планиране – мощен управленски инструмент

Диана Господинова, управител, център по мениджмънт Стара Загора

Ефективното планиране – мощен управленски инструмент

Планирането е един от най-важните управленски инструменти. Едва ли има човек, който се занимава с бизнес и да не планира работата си. Планирането се налага някак естествено заради множеството задачи, с които един мениджър трябва да се справи.
Но дали има една единствена формула за начина, по който процесът на планиране да бъде максимално ефективен и качествен и този начин да е подходящ за всички мениджъри и фирми? Едва ли.

Защо всъщност планираме?

В практиката си съм установила, че качеството на процеса на планиране, както и на самия план зависят в значителна степен от отговора на този въпрос. Когато причината да планирате не е просто, защото трябва, защото другите го правят или защото някой го изисква от вас, а е осъзната необходимост от това да изясните и подредите целите си и действията, чрез които да ги постигнете и да имате яснота какво се случва докато осъществявате плана си, то тогава качеството на вашия процес на планиране и плана, който ще направите ще бъдат наистина на добро ниво и полезни за вас.

Какво всъщност представлява планирането?

Когато стане въпрос за планиране често хората си представят документа «план», който има определена структура и който поглеждаме на края на периода само за да установим какво сме мислили да направим и какво всъщност се е случило. Ефективният план не е точно този «план».

За да се превърне планът и планирането в един наистина мощен управленски инструмент е много важно най-напред да се разбере какъв всъщност е обхватът на планирането.
Ефективното планиране съдържа три основни компонента, като всеки от тях има своето значение и функция. Това са:
1. Процес на осмисляне и вземане на решения
2. Фактическо изготвяне на плана
3. Работа с изготвения план
Ако трябва да определим най-важният компонент относно качеството на планирането, то това е процесът на осмисляне и вземане на решения.

Процесът на осмисляне е всъщност онази част от планирането, в която вие:
- Изяснявате и формулирате своите цели
- Проучвате, съветвате се, осъзнавате различни възможности и пътища за постигането на целите си
- Правите избори и вземате множество решения, които са съобразени с възможностите и с ограниченията на средата

Този процес на осмисляне може да протече много различно за различните мениджъри и организации. Може да бъде от съвсем интуитивен в едната крайност до силно формализиран в другата крайност. Но при всички случаи, понеже това е най-важната част от планирането, е добре да бъдете задълбочени и да проверявате собствените си хипотези и решения, за да се предпазите от прибързани решения и пропуски, които ще ви струват реализацията на плана. При осъществяването на този етап, в зависимост от управленския стил на мениджъра, може да се включат и други колеги и очаквани изпълнители, за да се генерират повече възможни подходи за постигане на целите. По този начин и взетите решения ще се огледат от различни гледни точки и така ще се избегнат бъдещи проблеми при реализацията на плана.

Фактическото изготвяне на плана има за цел основно да се съхранят взетите решения по ясен и разбираем за всички заинтересовани страни начин, за да може да се използва като ориентир при реализацията на планираните дейности.
От опит също мога да споделя, че колкото по-малко свободни описания съдържа планът, толкова по-добре. Ако се налага някакво обяснение за взетите решения, направете приложение към плана, така че който има нужда да може да се запознае с него, но тази информация да не отвлича вниманието на другите, за които тя не е важна. Хубаво е да наблегнете на кратки и ясни формулировки, таблични и схематични изображения на процесите и взетите решения. Това е наистина важно, за да може изготвеният план да е удобен и практичен инструмент.

Работа с изготвения план
Когато планът е разработен осъзнато и фокусирано, на този етап мениджърът усеща истинската полза от планирането. С помощта на плана ръководителят не загубва фокуса върху основната цел и наблюдава и контролира напредъка по постигането й. Освен това на база на плана, мениджърът може да вземе множество решения при ежедневното разпределение на работата, като се съобразява с възникналите пречки и все пак да успее да се придържа към целта и да придвижи нещата напред.

По време на реализацията на плана е добре всички заинтересовани страни да се информират за напредъка и възникналите пречки по две основни причини:
- Първо, за да знаят участниците в осъществяването на плана какво и кога се очаква от тях и има ли някакви промени в техните ангажименти и
- Второ, защото при възникнали препятствия при осъществяването на плана, хората от различните позиции могат да видят различни решения, които да помогнат за по-бързо преодоляване на препятствията.

И все пак какво трябва да бъде съдържанието на един ефективен план?

За да се превърне планът в мощен работен инструмент е необходимо да съдържа колкото е възможно по-ясни и конкретни отговори на следните въпроси:
1. Какво искаме да постигнем (целта) и защо искаме да го постигнем (смисъла)?
2. Как ще разберем, че сме постигнали целите си (измерители на успеха)?
3. По какъв начин целите в този план са в синхрон и са обвързани с целите и плановете в други области на бизнеса?
4. Какви действия са необходими да предприемем, за да постигнем целите си?
5. Какви ресурси са необходими, за да можем да извършим необходимите дейности?
6. Кой точно ще извърши и/или ще отговаря за извършването на дейностите и кой ще осигури необходимите ресурси?
7. Кога във времето искаме да постигнем целите, кога е необходимо да набавим ресурсите и кога е необходимо да извършим предвидените дейности?
8. Какво е възможно да се обърка по време на изпълнението на плана?
9. Как ще разберем навреме, че нещо се е объркало при изпълнението на плана?
10. Какво ще правим, ако това, което мислим, че може да се обърка при изпълнението на плана наистина се обърка?

Отговаряйки стегнато, фокусирано и най-вече осмислено на тези въпроси, вие ще подготвите работещ и ефективен план, инструмент, който ще ви върши работа, а не просто някакъв формален документ. Не се опитвайте да следвате някакъв стандартен модел за изготвяне на план. Намерете процесът на планиране и формата на планът, които ви вършат работа лично на вас, но не забравяйте, че качеството на плана зависи най-вече от процеса са осмисляне на целта и взетите решенията за това как тя да бъде постигната.

www.mcentersz.com

Facebook коментари