Планирането и провеждането на „страхотното парти”, за което гостите ви ще говорят разпалено дълго след това, в действителност не е толкова просто като да направите няколко ордьовъра и да гръмнете куп балони. Не е и ракетна наука, но чрез избягването на следващите „не прави така” в парти планирането, може да създадете събитието на мечтите си, а и това на вашите гости!
Грешка №1 – НЕ създаване на guest list. (липса на списък с гости)
Не започвайте вражда поради това, че сте пропуснали да поканите леля Мария или колегата от отдел „продажби”. Много лесно е да пропуснете важен човек, който може просто да не е в съзнанието ви в момента. Предпазете се от тази грешка като седнете със семейството си, колегите или клиентите и създадете заедно списък с желаните гости. По-късно може да го промените. Помолете също някой друг да го прегледа. Никога не е излишно да поръчате и 10-15 покани в повече.
Грешка №2 – да организирате парти на място, което е прекалено голямо или пък малко спрямо списъка с гостите
Вашата гост-листа ще даде добър ориентир за това от какво място се нуждаете, а RSVP (виж по-долу) ще ви помогне да намерите най-доброто място. Голяма, празна зала, само за няколко души не би могла да придаде празнична/парти атмосфера. А също така и неприятно пренаселено малко пространство.
Грешка №3 – ако НЕ изберете тема
Няма нищо по-лошо от това да не създадете идентичност на събитието си! Вземете предвид сезона и мястото, в които ще се проведе. Може пък идеята за темата да дойде от някой мъничък детайл. Темата на парти за годишнина може да се базира на самата година, в която се празнува (напр., 25-годишнина е сребърна – направете среброто основен цвят за декори, елемент, който по един или друг начин да присъства при храната, напитките... кръстете основният коктейл “silver cocktail или подобно; може дори да откриете или преоткриете песен, в името на която да присъства думичката “сребро”...). За Хелоуин парти, опитайте тема като „Ангели и демони” или „Супергерои и злодеи”... Ако имате проблем с избора на тема по този начин, опитайте с поканата –цветове, мотиви, текст... всичко това може да ви вдъхнови за избора на тема. Дори свободна тема може да ви помогне в това да се съсредоточите в планирането и организирането, а и ще даде на гостите ви усещането за това какво биха могли да очакват на самото събитие.
Грешка №4 – изпращане на поканата много рано или прекалено късно
Поканата е критична част от пъзела на парти-планирането. Ако пристигне в грешно време, това може да срине вашето събитие. Покана, получена много рано може да бъде лесно забравена, а прекалено късно, няма да даде достатъчно време на гостите ви да планират присъствието си. „Сладкото” време за изпращане на поканите е: достатъчно време преди събитието, което да гарантира, че гостите няма да бъдат заети, но и достатъчно близо до датата на събитието, за да бъде още на радарите им. Три до четири седмици е добра рамка за разпращане на поканите. Ако вашето парти ще бъде в зает период (през лятото или по време на зимните празници), дайте на гостите си седмица или две повече, или обмислете вариант за разпращане на така наречените save-the-date картички два месеца предварително. Така гостите ви ще могат да го впишат в програмите си. Винаги може да изпратите и remainder (напомняне) седмица преди партито.
Грешка №5 – да НЕ дадете съществена информация
Няколко парченца информация са абсолютно задължителни и трябва да бъдат споделени с вашите гости предварително във времето, в идеалният случай в поканата. Дайте лесно направление до мястото на събитието или оставете телефонен номер, или e-mail с помощ в намирането на локацията. Добре е да се знае какъв вид храна ще се сервира: леки предястия, тежки ордьоври, обяд или вечеря, или просто хапки, ядки. Това ще помогне на гостите да планират своето дневно меню. Това ще гарантира, че никой няма да си тръгне гладен или пък, че няма да останат тонове недокосната храна. Ако имате определен дрескод (формален, елегантен, неофициален, костюм...) или пък желаете и гостите да допринесат с нещо към събитието (ястие за шведска маса, бутилка алкохол или сок за направата на коктейл, или пък Хелоуин тикви...), нека бъдат информирани. И накрая, задайте времеви рамки на партито, за да могат гостите ви да планират всичко и да няма закъснели.
