Какво е приложението на електронния документ в търговския оборот

През последната година, през която светът все още се учеше как да се справя с пандемията от Ковид, преминахме през различни промени. Част от тях оказаха положителен ефект върху редица процеси в обществото. Наред с разцвета на онлайн търговията, много други дейности се развиха и започнаха да се осъществяват дистанционно или онлайн. Безспорно положително въздействие се наблюдава и в сферата на здравеопазването, където процесите по дигитализация и предоставяне на електронни услуги вече стартираха.

За бизнеса особено в условията на пандемичните ограничения от съществено значение беше намаляването на административната тежест и възможностите за ползване на услуги по електронен път. В този смисъл електронното управление и в частност електронното правосъдие също направиха голяма крачка напред и в България през последната година.

Основният инструмент на електронното общуване, както за бизнеса, така и за администрацията, а и в съдебната система, е електронният документ. Нормативните изисквания спрямо електронния документ са въведени още през 2014 г. с Регламент № 910/2014 г. на Европейския парламент и на Съвета от 23 юли 2014 г. относно електронната идентификация и удостоверителните услуги при електронни трансакции на вътрешния пазар, а вътрешното законодателство със Закона за електронния документ и електронните удостоверителни услуги (ЗЕДЕУУ). По този начин електронният документ е приравнен на писмения документ и има идентична на неговата доказателствена сила в оборота и съдопроизводството.

Електронен документ по смисъла на Регламент 910/2014 е всяко съдържание, съхранявано в електронна форма, по-специално текстови или звуков, визуален или аудио-визуален запис. Електронната форма от друга страна се смята спазена, т.е. електронният документ е действителен, когато са налице изискванията спрямо идентификацията и автентичността на документа и неговия автор.

В практиката тези процеси намират израз при създаването и подписването на документа. Три са установените начини за това – чрез обикновен, усъвършенстван и квалифициран електронен подпис (КЕП). Обикновеният електронен подпис притежава правното качество на „саморъчен” подпис, ако страните са постигнали съгласие за това чрез изрично изявление или с конклудентни действия. При същите предпоставки такава правна сила е придадена и на т. нар. усъвършенстван електронен подпис. Той обаче се ползва с по-висока надеждност при установяване авторството на електронното изявление. КЕП притежава законоустановена сила на саморъчен подпис, без да е необходимо страните изрично или с конклудентни действия да са му придавали тази сила.

Като предимство на електронния документ може да се посочи, че той, за разлика от хартиения документ винаги е представен в оригинал. Дори да бъде „копиран“ от един оптичен носител на друг пак остава „в оригинал“, тъй като неговото цифрово съдържание не се променя. При използването на електронен подпис отпада и необходимостта от подписване на документите на всяка страница. Чрез него се гарантира, че съдържанието на целия документ е такова, каквото е било, когато подписът е полаган. 

При използването на електронни подписи и създаване на електронни документи в търговския оборот често възникват въпроси, като например валиден ли ще бъде договор, подписан от една страна с електронен подпис, а от друга – саморъчно? От коя дата ще се счита сключен договорът, ако двата подписа не са положени едновременно или в един и същи ден? А кое е оригиналът на договора, ако всяка страна го е подписала електронно, без да са установили физически контакт и да са разменили подписаните документи? 

Отговорите на тези въпроси се откриват не само в нормативните изисквания, но и в утвърдената практика на съдилищата по такива казуси. При спазване на изискванията спрямо подписването на договор чрез електронен подпис, независимо, че само една от страните го използва, се приема, че е налице договор, обвързващ страните. При договор, подписан между страните на две различни дати, независимо дали е използван електронен подпис от една или от две от страните, за датата на договора се приема по-късната дата, освен ако друго не е уговорено с договора. При договор, подписан с електронен подпис и от двете страни, за оригинал се приема комплектът от двата подписани файла заедно.

Значението на електронния документ и установяването му като основен способ за сключването на търговски сделки бе тласнато от Ковид пандемията, но активното му използване в търговския оборот е признато отдавна.

Въпреки това до миналата година много търговски дружества продължиха да разчитат на традиционните средства за сключване на сделки. Новите реалности наложиха бързо сверяване на часовниците и цялостна пренастройка на вътрешните правила и политики на работещия бизнес, за да бъде той адекватен, актуален и конкурентоспособен в разширяващата се дигитална среда.

От тази гледна точка, като кантора с фокус върху обслужването на корпоративни клиенти от всички отрасли на производството и услугите, ние препоръчваме на нашите клиенти:

-    Да преразгледат и преработят използваните в предприятието процедури и правила за сключване на търговски сделки;

-    Да се снабдят с и изискват от контрагентите си използването на квалифициран електронен подпис, даващ най-висока степен на сигурност при установяване авторството на електронното изявление;

-    Да внедрят в предприятието си лицензирани софтуер и система за сигурност, гарантиращ регламентиран достъп до електронните документи и средствата за създаването и поспиването им. 

Очакванията са, че в скоро време електронният документ изцяло ще измести традиционните материални носители и ще се превърне в предпочитано средство на търговския оборот, поради бързината и високата степен на сигурност, които осигурява.

В следващ материал ще ви представим информация и относно значението на електронния документ в правосъдната ни система, което както беше посочено и в началото на изложението, беше активно развито в рамките на последната година, като бяха приети редица изменения в основни процесуални актове.