Най-общо казано, Business Intelligence или BI включва бизнес аналитични модели, технологии, информация и практики за вземане на по-информирани и по-сигурни управленчески решения. BI решенията се занимават със събиране, интеграция, анализ, агрегация, интерпретация и презентация на бизнес данни свързани с продажби, производство, финанси и др. В тази статия ще разгледаме какви са ползите от BI.
1. Завършване на процеса по систематизиране на всички изисквания за справки и анализи, осигуряващи желания комфорт и сигурност при вземането на решения. Приоритизиране на основните нужди от информация и локализиране на необходимите данни за изготвяне на желаните справки. За този процес обикновено са необходими години и хора, които да успеят да синтезират всичко в едно ясно задание, един първи проект, който да бъде изпълнен в рамките на няколко месеца и чак след това да се започне работа по следващите етапи.
Съществуват два основни подхода - а) да започнете с нещо по-малко и да гоните бърза възвръщаемост на инвестицията, и последващо развитие на приложенията, след като вече имате работещо решение, което е прието от потребителите. б) да започнете голям проект, който евентуално ще заработи след дълъг период от време и много усилия, като през цялото време се надявате, че ще постигне целите, които сте си поставили. И двата подхода имат и предимства и недостатъци и затова аз бих разгледал един трети - хибриден. Правите цялостен анализ на нуждите, които имате, фокусирате се върху бързото намиране на решение за най-ключовите области, където ще имате най-бърза възвръщаемост. Вървите с малки стъпки, но същевременно не изпускате от поглед посоката, в която искате да се развива проекта.
2. Автоматизиране на процеса по изготвяне на справки. Намаляване на зависимостта от един или няколко души, които с идването си на работа се захващат с подготовка на справките, които управителите и/или ръководители на отдели с нетърпение очакват. Не е необходимо и да чакате някой да ви подготви и изпрати или разпечата справките - те са готови и очакват да ги ползвате, като същевременно имате и много възможности за обработка и анализ с няколко кликвания на мишката, без да е необходимо да експортирате каквото и да било за допълнителна обработка в Excel, Access и т.н. Автоматизацията на процеса не означава, че забравяте за съществуването на системата! Невинаги е възможно да се автоматизира напълно работата. Обикновено остава нуждата от текуща поддръжка и наблюдение, както и малки доработки, защото бизнеса се променя. Задължително трябва да предвидите вътрешен или външен ресурс за поддръжка като част от бюджета. В противен случай, често се стига до ситуации, в които дребни корекции спъват работата на цялата система, което генерира излишно напрежение.
3. Запазване на know-how в компанията. Цялото знание за това, как се измерва успеха на организацията, кои са ключовите показатели, как ги изчисляват, как можем да им се влияе и контролира, вече не е в главата на един или няколко човека, а представлява актив на компанията, който може да бъде развиван. Ако внедрите BI получавате много ясна визия за това, какво и как се случва, какви са тенденциите и как можете да влияете - до какви резултати водят решенията, които взимате. Процесът не е лесен, особено ако се прави за първи път.
4. Качествена и актуална информация всеки ден, независимо къде се намирате. Няма нужда да чакате дадено число от медеца, за да получите справките за миналия месец и или по-назад във времето. Освен че имате достъп до справките в приложението, както от офиса така и извън него, можете да се абонирате за определени справки по мейл (например в Excel или PDF формат), съобщения със sms, или да накарате системата да следи за определени зададени от вас събития и да известява само в случай, че настъпят.
5. Единна версия на истината - избягват се конфликтите между отделите, субективният подход и неволните грешки. Човешкият ресурс се използва по-ефективно - на база на вече готовите справки можете да обмислите възможните промени и подобрения, които да бъдат направени, вместо да се занимавате с постоянно засичане на справки. Можете да сте сигурни, че системата смята винаги по един и същи начин и много, много рядко допуска грешки.
