Принципът на работа на тази технология е чрез трансформиране и зареждане на данните в единно хранилище (Data Warehouse) да бъдат представени във вид удобен за анализ от сървър за BI (Intelligence Server). Този анализ се осъществява чрез детайлизиране на данните, както и чрез правене на разрези по различни критерии, като процесът на работа е динамичен. Получената информация е във вид удобен за потребителя и е достъпна чрез интернет или се доставя по електронна поща или мобилно средство за комуникация. Чрез BI технологията данните от Data Warahouse се взимат и обработват в удобен вид за потребителя на информацията. С други думи, тази уникална технология, наречена Business Intelligence, за която в специализираната литература все още няма единен превод на български език, се явява нещо като универсален интегратор на всички информационни системи и решения, които дадената организация ползва. Най-важното е, че BI системите ползват ресурсите на всички действащи информационни системи в организацията и вземат най-доброто от тях, и то в най-разнообразни формати и вид, в зависимост от нуждата. Защо BI решенията са изключително ценни и в същото време са незаслужено подценявани? Много от големите и средните фирми и организации използват интегрирани системи за управление. Освен тях много често се внедряват и други информационни системи, които не са обвързани или пък са частично интегрирани с основната информационна система. Нека вземем следния пример: данните за Търговска компания "X" за последните 3 години - продажби, дистрибуция, персонал, счетоводство, анализ на пазара, анализ на конкурентните дейности, планиране и т.н., се съхраняват в нейния сървър. Компанията "X" ползва интегрирана система за финанси и счетоводство, с която са свързани модули продажби и дистрибуция. Заплатите и персоналът се отчитат на отделна система. Пазарът и конкурентните дейности също се следят на отделна система. Чрез технологията BI данните от всички действащи информационни системи се разглеждат като единно цяло. Може да се твърди, че без BI технологията се използват до 50% от възможностите на системите (в най-общия случай). Чрез тази технология се постига мултиплициращ ефект и крайният резултат е впечатляващ. Жалко е, че големи фирми в областта на търговията с потребителски и бързооборотни стоки не обръщат внимание на изключително големите предимства, които предос-тавя технологията Business Intelligence. Преобладаващото мнение сред някои мениджъри в България е, че системите за BI са екстра и едва ли не екзотика. В момента в България възможнос-тите на този вид технология са оценени много по-добре от финансовия сектор и са незаслужено подценени от реалния сектор, в частност фирмите, занимаващи се с търговия и дистрибуция на стоки за индивидуално потребление или индустриални стоки. В сървърите на почти всички големи и средни фирми от тази категория се съхранява ценна информация. За да се изготви една стандартна справка, като например динамика на продажбите на даден продукт, сравнен с динамиката на пазара на конкурентните продукти, за последните 3 години, е необходимо един човек да отдели доста време (според достъпа до данни и квалификацията му). Чрез технологията BI същата справка не само за този, но и за който и да е продукт или набор от продукти може да се изготви за минути, при пълна свобода на избор на период, графично представяне, критерии, мерни единици и т.н. Освен това при нея, за разлика от ръчната обработка на информация, се изключват възможностите за грешки. Търговските фирми обикновено не осъзнават какво огромно богатство от информация имат в своите сървъри. В процеса на дейността си компаниите генерират и съхраняват данни. Поради развитието на информационните технологии и на електронните източници данните се генерират и съхраняват предимно в електронен вид. Обемите от съхранявана информация нарастват, а с това и възможностите, които могат да бъдат извлечени от тези информационни масиви. Business Intelligence е съвременна и уникална технология. Тя е най-добрата до момента в своя сегмент и спомага за осъществяването на преход от сбор от данни на отделни, несвързани или частично свързани един с друг информационни масиви и решения към информация, въз основа на която се вземат управленски решения. Информацията се преработва и представя в коренно различен вид според желанието и нуждите на потребителя. Единственото ограничение е качеството на изходните данни. При добро качество, пълнота и аналитичност на първичните данни тази технология може да предложи готови управленски решения В бизнес организациите тези решения са свързани с анализа и управлението на продажбите, клиентската база и не на последно място с управлението на финансите, защото в съвременната организация всяко решение има финансов резултат (печалба/загуба). Уникалното на тази технология е, че работейки с целия информационен ресурс на дадена организация, като го обединява в единно цяло, при нея няма ограничаване на изходната информация - финансова, маркетингова, техническа, юридическа и т.н. Предложеното решение съвместява в себе си елементи от разнородна информация. Предлаганите решения чрез BI технологията са по-богати, по-добри и не на последно място по-разбираеми за ползвателя. BI предлага и други възможности - чрез интегриране на ПОС терминалите на даден хипермаркет или магазин могат значително да се ограничат възможностите за кражби и злоупотреби. Това е направено в американската верига Conchango. Според данни за търговията на дребно с потребителски стоки, в САЩ от 2 до 5% от оборота се губят в резултат на кражби и измами. От тях около 53% са в резултат на кражби или злоупотреби на персонала. Оттук идва заключението, че определянето, дефинирането и изследването на кражбите и измамите при търговия на дребно е абсолютно необходимо, но и скъпо, изтощително и комплексно мероприятие. Ето затова Conchango разработ-ва решение за проследяване и анализиране на кражбите и измамите при ползване на ПОС терминали, базирано на технологичната платформа на Micro Strategy (един от световните лидери в Бизнес Интелиджънс решенията). Причините за инвестиране в такава система според Джил Хайд, завеждащ направление "Търговия на дребно" в Conchango, са: намаляване на времето, което мениджърът отделя (разбирай разфокусира се) на този проблем; дава доказателства за извършени измами и подобрява контрола; повишава разкриваемостта на кражбите и измамите и по този начин увеличава печалбата; повишава скоростта на действията и взимането на решения и не на последно място възвръща инвестицията за период от около 6-8 седмици. Чрез тази технология цялостното управление на процесите протича по-гладко и безпроблемно. Управленската информация е разнообразна и може да бъде свободно дефинирана. В заключение може да се каже, че Бизнес Интелиджънс решенията стоят в горната част на пирамидата на информационната структура на организацията. За да ползваме BI решение, преди това организацията трябва да е въвела другите основни системи. В България вече има много фирми и организации със съвременни информационно-управленски решения, голям е и броят на потребителите на интегрирани (ERP) системи, работещи едновременно с други системи за управление извън интег-рираната основна система. При тях BI решенията са особено ефективни. В търговския сектор възможностите за контрол и оптимизация на разходите могат да бъдат поредното информационно предизвикателство, което чака да бъде използвано и внедрено. За контакти: ”Innova Сonsult” тел.: 02/ 981 78 40, www.innovacons.com
