Събитийният мениджмънт не е лесна задача. Съществуват много малки детайли, които или ще обърнат каручката или ще облекчат много цялата организация по планирането и провеждането на вашето събитие, конференция или изложение. Затова трябва до обърнете внимание на някои важни стъпки, които са задължителни за управлението на събитието.
Първата стъпка разбира се, е да имате завладяваща тема събитие, така че тези, към които е насочено събитието наистина да намерят време да дойдат. Второ – вижте какъв е вашият бюджет? Къде и кога ще се проведе събитието? Ако е конференция - какви отделни сесии ще има и какви лектори ще привлечете. Преценете колко участниците ще можете да се настаните? Този въпрос е един от много важните.
На следващо място, инвестирате в онлайн система за управление на събитието, които ще организирате и така ще проследявате всеки компонент от него. От обявяване на програмата, до публикации на информация за участниците, насрочване на специални срещи, управление на информацията до участниците и обратна връзка. Така ще имате динамика на събитието и проследяване в реално време какво се случва. Комуникационни линии трябва да са отворени за всички движещи се части на вашето събитие и така вие ще сте в състояние да работите при максимална ефективност.
Третата стъпка е да комуникирате вашето събитие. Много важно е създаване на маркетингова кампания, която оптимизира привличането на правилната аудитория. Изпращане на имейл покани е най-бързият и най-достъпен метод, но внимавайте с базата данни, която може да закупите от някоя фирма – често тези адреси са напълно ненужни за вашето събитие. Разбира се, за важни гости могат да изпратя и писма, но това струва повече средства, а след това задължително трябва да прозвъните тези хора.
Четвърто – трябва да направите много лесна и достъпна онлайн регистрация. Този процес трябва да се състои само от няколко стъпки и трябва да включва опции, персонализирани да отговарят на нуждите на присъстващите. Така като изпратите мейла, хората трябва с едно кликане да са на вярната страница за попълване. Винаги давайте няколко възможни начина за плащате на таксите. Ако правите изложение, за участващите в него е добре да се интегрирате с някой хотел, да предложите отдаване под наем на техника или оборудване.
Следващата важна стъпка е да си взаимодействате с участниците преди, по време и след вашето събитие. Те трябва да имат възможност да създават свои собствени онлайн профили специално за събитието, да им съдействате за достигането до най-голяма аудитория - намерете системата за управление, която свързва вашият сайт със социалните платформи и мрежи, така че всяка публикувана от изложителите информация веднага да стигне до таргетираните клиенти.
Шестата стъпка е самият Голям ден на вашето събитие! Не жалете персонал и средства, за да можете максимално бързо и без затруднения да регистрирате всички пристигнали. Създаването на джобно ръководство за събитието е много по-достъпно отколкото обемисти листа формат А4.
Седмата стъпка е да се включите мобилните технологии. Създаването на мобилен интерфейс за вашето събитие позволява на домакините и участниците да участват в постоянна комуникация в реално време на място. Смартфоните позволяват мигновени актуализации.
Накрая, след като вашето събитие завърши не забравяйте да поддържате връзката между вас и участващите. Изпратете автоматизирани, персонализирани благодарности към всеки. Продължавайте да поддържате „шума” и коментарите чрез социалните мрежи, които са били изградени специално за вашето събитие. Може да качите например актуализирана техническа информация, презентации, така че да запази интереса на присъствалите възможно най-дълго. Също така, публикувайте снимки или видеоклипове на вашия сайт, така че участниците да помнят колко добре е било. Управлението на събития трябва да бъде спокоен процес, но това се постига само със сериозно предварително планирате.
