Внедряване на софтуер във фирмата - къде е проблемът?

Автор: 

Павлина Цветанова

изп. директор, Supplychain.bg

Технологиите напредват бързо. Толкова бързо, че чак не успяваме да наваксваме с информацията какво е новото на пазара. Всички вече сме се убедили, че е по-лесно, по-бързо и по-надеждно ако ползваме някаква програма в бизнеса си. Но не каква да е програма, а такава, че да обслужва точно нас. За радост на фирмите-внедрители на софтуер, все повече компании започват да актуализират програмите си. За самите компании, търсещи софтуер обаче, задачата е с повишена трудност, поради няколко факта, които ще изброя по-долу

На пазара има изобилие от програми и внедрители, но липсват спецификите за оперативните звена на всяка индустрия

Почти всяка програма предлага счетоводство и склад, но малко са фирмите, които реално предлагат планиране, бюджетиране, производство и дистрибуция. А липсата на всеки от тези модули се отразява негативно на целия работен процес във фирмата, защото изисква екстрактване на данните от системата и довършване на калкулациите в ексел. След това отново прехвърляне на готовия резултат от ексел към системата. Вероятността от грешки е огромна. Отделно, служителите се изгубват в десетките преработени от тях файлове и често се случва да бъде качен файл с остарели данни. Най-опасно е, когато се качи неактуализирана версия на бюджета или на някой оперативен план или производствена програма. Тогава щетите са значителни, разходът на суровини и материали се увеличава поради смяна на формати, настройки и презареждане в последния момент. Грешният бюджет води и до презапасяване или липса на стоки и материали. Ако изобщо се стигне до анализиране на ситуацията, обикновено виновен излиза плановика или снабдителя. Никой обаче не се замисля как да облекчи работата на тези хора, така че техните знания и умения да бъдат подпомагани от програмата, а не те да се борят ежедневно с нея за извличане на малко информация. Когато започне внедряване на ЕРП система или друга програмка за целите на бизнеса, единици са фирмите, които разглеждат процеса глобално и в перспектива и оценяват, че модул планиране и бюджетиране е наистина ключов и е по-добре да бъде внедрен в началото, а не в последствие (години след заработването на програмата).

Друг подценяван модул е дистрибуцията. Ако не можем да разпределяме и следим продажбите по канал на реализация, не можем да теглим бързо справки за обороти по клиенти и направления, програмата не е достатъчно полезна и отново трябва да работим в ексел.

Внедрителите отказват демо версии

Един неприятен приом, прилаган през последните години е някои внедрители да отказват да покажат какво всъщност ще си купи клиента. Те твърдят, че е „несериозно“ да се показват модулите и взаимовръзките, а като референции се позовават на името на софтуера и изреждат куп известни фирми като техни клиенти. Софтуерът сам по себе си не може да движи фирмата – за това са необходими добро внедряване и правилна експлоатация впоследствие.

Клиентът е добре да изиска демонстрация на програмата с въведени негови данни в нея. И тази демонстрация следва да е безплатна, а не да се таксува като част от разработката или внедряването на програмата. Чак след като се е уверил, че програмата може да посрещне поне 90% от изискванията му без доработки, клиентът може да подпише договор за покупка и внедряване на софтуер, т.е. същинската част тепърва започва.

Внедрителите не познават бизнес процесите и налагат модели, които би трябвало да работят, но те не работят

Всеки може да внедри счетоводство и елементарен склад, тънкостите са при планирането, доставките, производството и контрола. Има и интересни случаи, когато внедрителят буквално подвежда клиента като твърди, че има специфичен модул (за управление на акцизни стоки например), а впоследствие се оказва, че има наченки на нещо, което се доразвива на гърба на клиента. Друг интересен (направо трагичен пример) е когато ИТ специалист се е добрал до някаква програма и е решил, че е голям експерт, и може да бъде бизнес консултант и ИТ специалист едновременно. До такава степен си е повярвал, че е въвел програма в производствено предприятие, която не може да изчислява себестойност на продукцията, не са заложени верни технологични процеси и цялата фирма пише на хартия, а програмата се използва за архив. Не случайно хората профилират знанията си, за да са максимално полезни. Когато смесим две звена без общо сечение в компетенциите, получаваме нещо, което или не работи или работи с „ръчно-крачно“ задвижване, вместо да лети.

Няма профилиране на софтуера

Например програма, която отговаря на изискванията на производствено предприятие не може да обслужва фирма-превозвач. Но въпреки това някои внедрители много смело предлагат един и същ софтуер на различни индустрии. Програмата се внедрява, но с много доработки, което е скъпо занятие и така клиентите плащат да бъдат опитни зайчета за развитие на софтуер.

Налице са доста неуспешно внедрени софтуери.

Една много скъпа инвестиция не се възвръща поради неподходяща програма или неподготвен внедрител. Уви, неприятна, но вярна статистика – в доста търговски и производствени фирми внедряването не е довършено поради:

  • скалъпена набързо програма, колкото да се вземат пари от европейските фондове

  • консултант, който открадва ноу-хауто от фирмата, за която работи и си прави собствена фирма, а клиентите на внедрителят остават без поддръжка

  • изоставени проекти подари прекалено много доработки, струващи скъпо

  • нежелание на служителите на клиента да ползват програмата, а собственикът няма волята да им наложи да я ползват

Внедрителите не познават законодателството на отделните индустрии и предлагат софтуер на килограм, а всички доработки са за сметка на купувача. Съответно купувачът не може да прецени колко време дадена програма ще го обслужва и кога спира плащането и започва възвръщането на инвестициите.

Веригата доставки най-често страда от неправилно избран или внедрен софтуер, тъй като там процесите са динамични и програмата понякога спира или забавя работата вместо да помага. Затова е важно при избор на софтуер винаги да се съобразяваме и с изискванията на оперативните звена. С други думи, трябва ни система, която да дава възможност на всички отдели да работят ефективно, но най-вече оперативните звена да са гъвкави, бързи и адекватни във всеки един момент. Понякога се среща и недобросъвестно отношение, изразяващо се в липса на детайлно ръководство за работа с внедрения софтуер. Разчита се на 1-2 служители, на които им е е показано как се работи да обучават постоянно останалите служители. За плавно предаване на знанията и намаляване разхода на време и нерви, най-удачно е веднага след внедряването на софтуера, внедрителят да предостави ръководство на български език с картинки от системата.