fbpx Защо да внедрите ERP система? | твоят Бизнес - списание за предприемчивите българи

Защо да внедрите ERP система?

Преосмисляне, създаване, разписване и автоматизиране на основните процеси в компанията - това е в основата на ERP системите. Те не предполагат много отклонения от вече създадените процеси и ако искате да бъдете много гъвкави, вече е по-трудно. Самата идея на ERP системата е да не позволява на всяка стъпка проява на творчество, а по-скоро да вкара в определени рамки. От друга страна дава възможност да сте много по-ефективни, когато се налага да контролирате качеството на работа при бързо нарастващи или вече големи обеми. За да се случи всичко това и да имате полза от промяната на работния процес (а тя обикновено не е малка) следва:

а) Да сте достигнали определен обем на продажби, който да оправдае инвестицията;

б) Да имате сериозни планове за развитие и за целта искате да изградите една стабилна основа, върху която бизнеса да може да расте.

Много по-лесно от организационна гледна точка е да въведете ERP още от самото начало. За тази цел е необходимо да имате опит, реалистични и много конкретни очаквания. В противен случай се налагат много промени в процеса на разработка и често се стига до критични ситуации. Нерядко множеството промени и решения на коляно създават проблеми, които водят до спиране на процесите във фирмата, както и процеса на внедряване, да не говорим за големите забавяния, пропуснат бизнес, изнервени служители и други негативни последици.

Представете си, че управлявате строителна фирма и започвате да строите сграда, но архитекта не ви дава финален вариант на архитектурния план и непрекъснато го променя докато вие се опитвате да построите “сградата” (но коя точно сграда и как всъщност изглежда сградата?).
Изграждане на цялостна интегрирана система, която да замести много на брой по-малки решения, както и интеграция с останалите специализирани системи, които не можете да замените. Ако организацията, в която работите или управлявате използва множество системи, внедряването на ERP невинаги ще може да замени всичко, което сте ползвали до момента.

Хубавото в този случай е, че добрата ERP системата позволява интеграция с останалите системи и така избягвате ситуацията, в която всяка система работи сама за себе си. Няма да е необходимо въвеждането на документи на повече от едно място, ще намалите грешките и неточностите, ще автоматизирате и съответно ускорите основни процеси, изготвянето на справки и ще елиминирате грешките допускани при ръчни обработки на данните.

Намаляване на оперативния риск и зависимостта от ключовите хора, без които организацията спира да работи, или в най-добрия случай скърца сериозно. Ще бъдат по-малко незаменими, но когато не са на работа организацията ще продължава да работи, ще имате контрол и навременна информация за всичко, което се случва, или не се случва и дали става по начина, по който очаквате. Процесите вече са в много по-голяма степен в ERP системата, която не обича изключения и имате средствата да ги контролирате. Ключовите ви хора пак са изключително ценни и важни, но вече в по-малка степен, за да “поддържат огъня” и повече, за да се грижат за посоката на развитие и да мислят как да случват промените и оптимизациите, за които до момента не са имали време да мислят, защото са били затрупани с оперативни и контролни задачи.

Намаляване на финансовия риск. Вече можете по-лесно да контролирате вземанията и задълженията си, да планирате по-добре доставките и складовите наличности и да наблюдавате цялостната картина от финансова гледна точка.

Сигурност на информацията и контрол на достъпа. ERP системите обикновено съхраняват информацията в база данни, което прави изнасянето и от фирмата значително по-трудно. Можете да ограничите значително размяната на файлове със справки и данни по вътрешната мрежа или мейл и по този начин да ограничите възможността за изтичане на информация към конкуренцията. Също така имате възможност много добре да контролирате достъпа до информацията в системата, чрез задаване на права на потребителите, както и да следите за това кой, кога и какво е въвел/променил/гледал.

Можете лесно да архивирате цялата база на системата (вече нямате много на брой малки решения за различни отдели). Можете бързо да възстановите архив при срив на системата и много по-малко да се притеснявате от загуба на всичките си данни.