Днес високите технологии са необходимост, както за големите компании, така и за фирмите от малкия и средния бизнес. Те пестят време, ресурси и средства, а инвестицията в тях със сигурност си заслужава, стига да бъде направена разумно. Пазарът расте, а с него и необходимостта от ефективни софтуерни решения, които да подпомагат работата на компаниите. Това е особено важно за малките и средните фирми, тъй като те разполагат с по-ограничени ресурси, а всяка една инвестиция е добре премерен риск. Ето някои насоки за това, какво трябва да знаят мениджърите на фирми от малкия и среден бизнес, когато купуват готово софтуерно решение. Потребности на компанията На първо място, трябва да се направи обективна оценка на нуждите на самата компания. За какво точно й трябва решението? Какви проблеми ще се решават с него? Дори и най-качественият софтуер не би бил адекватен за фирмата, ако не отговаря на нуждите на бизнеса й. Избор на база цена е най-грешният подход. Как да изберем качествен продукт и доставчик Следващата стъпка e да се избере продукт. За тази цел е добре да бъдат поканени няколко доставчици. Виждайки какво им се предлага и знаейки от какво се нуждае фирмата им, мениджърите ще могат да направят списък с критерии за оценка на продуктите. Изборът на качествено решение започва с изискването самата фирма да може да даде обективни критерии. Добре е да се състави таблица с всички предложени продукти и да им се направи оценка (напр.от 1 до 6) на база на критериите, които фирмата е дала. Изисквания към доставчика Задължително условие е доставчикът, от който фирмата избере да закупи решение, да има референции от клиенти, които текущо използват софтуера. Възможно е да се организира кратка среща с тези клиенти за по-подробна информация относно решението и неговите параметри. Изключително важно изискване е поддръжката на закупения продукт. Добре е да разберете в какъв срок доставчикът се ангажира да реши проблеми, които възникнат в процеса на работа със софтуерното решение и доколко има готовност за това
Основен параметър е и тестинг отделът на фирмата-доставчик. Той трябва да бъде добър или друга компания да го е аутсорснала. Условието е тази фирма да е наистина надеждна. Продуктът Много важна роля играят сегашните и бъдещите планове на фирмата. Трябва да се отчетат вижданията на управлението за растежа й. Ако няма такива, текущото състояние ще се запази за дълго време и може да има ясни критерии към продукта. Ако има планове за разрастване обаче, мениджърите би следвало да се замислят как системата може да расте. При закупуването на счетоводна програма трябва да се разгледат вариантите, при които броят на item-ите в системата и този на хората, които ще я ползват, са линейно свързани с хардуера. Тя трябва да позволява лесна поддръжка на повече служители (с един ъпгрейд да се възстанови равновесието), т.нар scaleability или възможност за растеж на системата. Задача на клиента е да постави тези условия пред доставчиците. Лесната настройка на системата означава, че няма да има проблеми и стресови ситуации при евентуален растеж на фирмата Следващият важен момент е възможността за интеграция на програмата с други програми или приложения. Гаранция за това е използването на съвременни технологии като web-services. Необходимост е и наличието на добра документация за продукта. Това означава, че тя трябва да осигурява информация за това как да се решат определени проблеми на потребителя. Лошата документация или липсата й е предпоставка за затруднения и проблеми при работа с програмата. Добра идея е клиентът да пресъздаде сценарии, които съществуват реално в работата му и да прецени доколко решението е удобно за неговата практика, т.нар. user acceptance testing.
Технически характеристики на решението
На първо място трябва да бъдат отчетени системните изисквания за този продукт. След това е необходимо самата фирма да прецени дали може да си позволи да внедри оптималните стойности на решението. Ако е препоръчано например да се използва 1GHZ процесор, то точно с такъв би следвало да се работи. Много важен фактор е сложността на програмата. Една програма, която изисква много действия от страна на администратора означава, че компанията трябва да разполага с добър системен администратор. И това не е проблем на доставчика, а на потребителя. При наличието на сложен продукт е необходим добър специалист, който да може да работи адекватно с него. Колкото повече параметри има една програма, толкова по-гъвкава е тя, но и по-трудно се използва. Простите програми са изключително удобни за фирми, които нямат добър персонал. Те са направени за малък кръг от проблеми и много лесно се експлоатират. За контакти: София, ул. "Чамкория" №9 тел.: 02/ 943 33 31 www.sciant.com
