Мрежов сървър* - необходима инвестиция или пореден разход за “мистериозен” ИТ продукт

Помните ли времето, когато купихте първия компютър във вашата фирма? Вероятно в началото на тази машина сте имали само 3-4 софтуерни продукта - най-често счетоводна програма, текстов редактор и електронна поща.
Колко компютъра имате в офиса днес? А колко програми използвате - системен софтуер за работа на мрежата, офис пакет, електронна поща, специализирани приложни програми (счетоводни, правни,
за моделиране, графичен дизайн и т.н.), антивирусен софтуер и др. Питали ли сте се как тази съвкупност от хардуер и софтуер работи по начина, който желаете?
Това са въпроси, които мениджърите обикновено свързват с разходи (за ИТ продукти и услуги) или предпочитат да не разглеждат, защото не разбират материята или имат назначен(и) експерт(и), на които “това им е работата”. Сега бих желал да предложа по-различна гледна точка.
Една от основните задачи на всеки бизнес е оптимизиране на разходите, но малко предприемачи и мениджъри разглеждат оптимизирането (забележете, че не използвам “намаляване”) отвъд директното съкращаване на парични разходи

В дейността на всяка компания им потенциални източници на допълнителни (най-често непредвидени) разходи - ето само няколко най-често срещани:

1. разход на време - поради лоша организация или слаба автоматизация някои дейности отнемат много време. Това налага назначаване на повече служители, за да извършат необходимата работа т.е. увеличава се и фондът РЗ. Мениджърите изразходват повече усилия за управление на по-голям брой служители, а и недоволните клиенти стават повече;
2. разходи за преодоляване на последствията от човешки грешки (най-често при голям обем ръчна работа, недостатъчна квалификация или липса на концентрация);
3. разходи за преодоляване на последствията непредвидени събития (например спиране на тока, срив в компютъра на ключов служител и др.);
4. разходи на усилия, при които служителите изразходват сили и енергия в решаване на тривиални задачи и не им остава капацитет за творческо мислене;
5. разходи за възстановяване на щети след злоумишлени действия за разрушаване или кражба на имущество или интелектуална собственост.
   

В много случаи тези разходи са многократно по-големи от необходимата инвестиция за предпазване от тях!
Изграждането на добре организирана информационна система може да спести много от допълнителните разходи, а основна част от тази система са сървърите - софтуерни и хардуерни. Доколкото различните софтуерни сървъри (файлови сървъри, принт-сървъри, мейл сървъри и др.) са програми, чиито избор зависи от тяхната функционалност, те няма да са предмет на този материал. Дори и най-добрата програма на света обаче не може да предостави предимствата си, в случай че е инсталирана на неподходящ или нестабилно работещ компютър.
Както за повечето неща в живота и при закупуването на сървър (компютър) има избор между три възможности (при относително равностойна конфигурация):
1. използване на обикновен компютър -
най-ниска цена за придобиване, най-ниска надеждност, липса на включени в комплек-та специализирани софтуерни пакети за оптимизиране на работата като сървър;
2. закупуване на асемблиран сървър - средно положение и като цена, и като надеждност (в тези машини се влагат специални компоненти), обикновено няма допълнителен софтуер;
3. закупуване на марков сървър - цена съизмерима или по-висока с (2), най-висока надеждност, разнообразен софтуер, включен в цената, достъп до различни промоции и програми специално за сървъри от дадената марка.

Как да изберете, особено, ако не разполагате със собствен ИТ Експерт?
При всички случаи е за препоръчване да се консултирате със специалист. За ваше щастие ИТ консултантските услуги в България са все още почти безплатни и можете да поискате от няколко фирми общо предложение за развитие на вашата компютърна мрежа и конкретно предложение за сървър. Ако поискат пари за тази услуга, не се отказвайте с лека ръка - поддържането на квалифицирани ИТ експерти не е евтино и е нормално техните услуги да ви струват нещо. Ако цената е разумна, проверете какъв е опитът на фирмата в изграждане и поддържане на такива решения и опитайте да договорите в рамките на тази цена допълнителни “безплатни” услуги. При всички случаи ще гледат на вас с различни очи, ако си плащате!
Тук е мястото да кажем каква е

разликата между обикновен настолен компютър и специално изработен сървър
Настолните компютри са проектирани да работят с user-friendly операционни системи и локални приложения. Дори при подобни технически параметри на конфигурацията, персоналният компютър не може да замести сървър. Тайната се крие в използваните технологии. Сървърите са проектирани за работа 24часа/7 дни в седмицата/365 дни в годината. Това означава далеч по-висока надеждност (напр. дублирани захранвания, специални конфигурации на голям брой твърди дискове, различна архитектура на компонентите, специално проектирано охлаждане и др.). От друга страна, сървърите обикновено са проектирани така, че да позволяват надграждане при нараснали нужди на мрежата. Така се осигурява разпределение на ИТ инвестициите, съответстващо на разрас-тването на бизнеса.

Какво всъщност прави сървъра ценен за бизнеса?

1 Сървърите осигуряват сигурност на данните в мрежата по два начина:

1. по-високата надеждност на сървъра гарантира прекъсната работа, което е особено важно за много бизнеси, в които всяко спиране на работа носи огромни загуби (on-line магазини, търговски фирми с автоматизиран документооборот и др.). Също така централизираните решения за архивиране на информацията от дисковете на сървъра освобождава потребителите от необходимостта да мислят за защита от загуба на данни в следствие повреда на персоналния компютър. Ако това все пак стане, то възстановяването на данните е с минимални загуби (ако данните са били записани на сървъра разбира се);
2. по-висока защитеност на данните - възможна посредством централизирани решения за антивирусна защита, централизирани системи за разпределение на достъпа (да не забравяме, че 80% от пробивите в сигурността са причинени от служители).

2 По-лесно организиране, съхраняване и боравене с различни данни

С централизирането на данните на сървър управлението на критична за бизнеса информация става по-ефективно, а споделянето й между отделни служители - по-лесно.

При използване на сървър, служителите получават възможност да използват различна информация и устройства за обработката й (принтери, скенери, факсове, архивиращи устройства и др.). Това оптимизира разходите и повишава удобството при работа (повечето неща може да се правят дори без ставане от бюрото).
3По-ефективно използване на достъпа до Интернет посредством динамично разпределението на наличния капацитет в зависимост от конкретните нужди на потребителите.

Как да позная, че е време за закупуване на сървър?
Ето няколко индикатора:
1. Ако имате 5 или повече служители, които ползват едни и същи файлове, сърфират в Интернет и използват активно e-mail (корпоративен, а не безплатна услуга на някой сайт).
2. Желаете да внедрите CRM или ERP софтуер.
3. Желаете да разработите и поддържате собствен интернет сайт с активно управление на съдържанието.
4. Имате намерение да внедрите система
за електронна търговия с клиентите си.
5. Желаете да включите мрежово периферно устройство (принетер, копирна машина, скенер, факс и т.н.) с висока производителност
и качество на работа.
6. Желаете да внедрите централизирана система за сигурност (антивирусен софтуер, fire wall и др.).
В края да се върнем оттам, откъдето тръгнахме.

Oптимизиране на разходите покупката на точните софуерни сървъри и сървър, на който да работят, е инвестиция, която в повечето случаи е основа за разработване на конкурентни предимства т.е. източник за увеличаване на приходите на една компания. Така с внимателно оценен разход може да си осигурите преднина пред конкурентите, удовлетворени клиенти и служители, и собствено благопоплучие.