fbpx Принтерът говори за вашата фирма | твоят Бизнес - списание за предприемчивите българи

Принтерът говори за вашата фирма

Принтерът говори за вашата фирма

Какво може да научите за вашия бизнес от печатното устройство

Според английска поговорка, често приписвана на Уилям Шекспир, очите са огледалото на душата; като в крайна сметка те разкриват повече за мислите на хората, дори и от думите, които те използват. Аз смятам, че принтерът има сходна позиция в организациите. Вездесъщ, но рядко споменаван, принтерът вижда всичко, което се случва в организацията - от фишове за заплати до договори за милиони евро. Всъщност един по-задълбочен поглед върху печатната среда във вашата организация може да бъде доста показателен, ако знаете, къде и как да гледате.

Вид на бизнеса
Също както няма два еднакви бизнеса, така и изискванията за печатната среда са различни. Централизираните операции с ограничен достъп ще се нуждаят от различна среда на печат от тези, които са по-разпръснати, с по-малък фокус върху сигурността и включват работа от разстояние или от дома.
„Печатният профил” на организациите от различните видове сектори може да бъде разгледан и разбран с инструменти като Web Jetadmin на НР. Ето и няколко примера за това:

Рекламна агенция

  • Една рекламна агенция изразходва до 15% от приходите си за печат.
  • Както повечето организации, създаващи креативно съдържание, обстановката ще бъде разпръсната (включвайки дома, работа в движение, при клиент и партньор, както и в самия офис).
  • Разпечатките могат да са във формат А3 (или по-голям), а употребата на цвят - значителна!

Банков сектор

  • В клоновата мрежа на банките има по-голям фокус върху черно-белия печат, което води до разходи, равняващи се на 5% от оборота на организацията.
  • Разпръснатата клонова мрежа и нуждата от спазване на корпоративни стандарти и правила за сигурност също предполагат определени изисквания към средата на печат.
  • Печатът може да бъде съобразен с моментните изисквания на клиенти и тук също трябва да се разчита на корпоративните стандарти. Сигурният печат е изключително важен. Той може да бъде както централизиран, така и за всеки отделен клон. При такива организации печатът на персонализирани документи обикновено се извършва в големи обеми - например банкови извлечения и промоционални писма.

Петролна компания

  • Петролните компании обикновено има най-ниски разходи за печат и изразходват само 1% от годишните си приходи за тази дейност.
  • Това може да се обясни с централизираната печатна среда, отпечатването основно на черно-бели документи на А4/А3 и липсата на отдалечен печат (без надомна работа).

Тази информация обикновено се получава, чрез оценяване на печатната среда и съпоставянето на получената информация с установените за сектора стандарти. Употребата на мастило и тонер са важен елемент от всяка оценка, заради това е изключително важно да се определи какви документи се отпечатват от служителите в организацията. Разликата по отношение на обезпечаването с консумативи и тяхната цена може да бъде показателна: необходимото количество мастило/тонер, което е нужно за отпечатването на обикновено писмо или записка в черно-бяло ще покрие между 3% и 5% от цялата страница, но този процент може да се увеличи на 100% при отпечатването на презентация и дори да достигне по-високи нива, ако се отпечата с цвят. Освен това производителят и моделът на принтера могат също да окажат значително влияние върху цената на страница. Печатният профил се различава спрямо различния бизнес сектор и изпълняваните функции вътре в организацията – малко вероятно е отдел „Счетоводство” да печата много пълноцветни плакати, например.

Тези оценки позволяват на управляващите печатната среда да разберат как тяхната организация се представя в сравнение с други сходни по размер и дейност предприятия. По този начин те могат да определят и приложат добри практики и възможности за подобряване на ефективността. Въпреки това, на практика повечето организации не стигат дори и до тук.

Принтери „любимци” и човешкият фактор
Очевидно изчерпателната оценка на печатната среда може да бъде показателна по отношение на това как печатната среда на вашата компания се сравнява с тази на други организации от същия сектор или размер. Въпреки това тази оценка може да се окаже още по-важна относно разбирането на човешкото поведение и как вашия персонал използва печатащите устройства. Средните разходи за печат достигат 6% от приходите на предприятията, което би трябвало да превърне оптимизирането на продуктивността на печата в приоритет за всяка организация.

Вимпелком, водещия телекомуникационен оператор в Русия, направи оценяване на печатната си среда през изминалата година. То показа, че почти 50% от печата на компанията не е свързан с бизнеса й – от резервации за хотел до снимки от ваканцията! Последните разпечатки са цветни, задължително!

Като оставим на страна неразрешения печат, обемът и разнообразието на неправомерно включените принтери в корпоративната мрежа могат също да се окажат показателни. Не само от гледна точка на сигурността и разходите, но и за действията, до които неоторизираните потребители са готови да стигнат, за да замаскират своите „лични” устройства. Чекмеджетата и шкафовете са най-често срещаните места за непозволени устройства.

Опитът показва, че инструментите за управление могат да разкрият средно по 10% допълнителни печатащи устройства, които не са регистрирани и записани от IT мениджмънта. Освен че представлява сериозен риск за сигурността, особено ако е включен в мрежата, всеки принтер-любимец се нуждае от осъвременяване на софтуера, поддръжка, управление и разбира се консумативи. Що се отнася за последните, те трябва да бъдат доставени, складирани, управлявани, поръчани отново и платени и така се увеличават нивата на неефективност и разходи на всеки етап.

Сигурност
Ефективното управление на печатната среда неминуемо води до увеличаване на нейната сигурност. Инструментите за управление могат да бъдат използвани за следене и контрол на достъпа, въвеждането на общоприети процедури и за да алармира при неправилна употреба на техниката. Нашите клиенти са добре запознати с тези решения - 80% от тях са убедени, че защитата на конфиденциалното бизнес съдържание от неоторизиран достъп е най-важният аспект от сигурността на печатната среда.

Постоянно проследяване на разходите
Освен прозорец на организацията, стратегиите за управление на печата могат също да помогнат на компаниите да държат разходите под око. Например, вътрешно проучване на НР показва, че използването на универсалния драйвър за печат на НР за настройването на двустранен печат спестява до 700 тона хартия на година, което намалява разходите на предприятията в целия свят с 4,9 милиона евро.

Консолидацията на устройства за печат, чрез оценяване може драстично да намали консумацията на електроенергия. Подобен подход помага на Университета Трент да намали консумираната електроенергия от техните принтери с 35%, което допринася за запазването на титлата им най-зелен университет във Великобритания. Налагането на политика за управление може също да предотврати неоторизираната употреба на цветен печат. Това може да се постигне с въвеждане на процес на одобрение, като по този начин ще се намалят и разходите за консумативи.

Ако принтерите можеха да говорят. . .
Ако принтерите можеха да говорят, те щяха да ни разкрият доста интересни истории за организацията. От фишове за заплати до договори за милиони евро - всичко минава през тези устройства. При липсата на говорещи устройства, инструментите за управление могат да гарантират, че данните, генерирани от принтерите на организацията, са събрани, анализирани и използвани за доброто ни.

Facebook коментари