Чудите се дали вашата фирма работи ефективно – погледнете склада и веднага ще разберете. Действително е нужен само един поглед, за да се ориентирате дали имате проблем в организацията. Направете експеримент и посетете склада си инцидентно, по което и да е време – може да е в най-натоварения период, или в обедната почивка. Какво виждате? Виждате ли подредени стоки, етикетирани стелажи и стоки, подредени опаковки, ясно разграничение на зоните, спокойно работещи служители. Виждате ли ред, проследимост на действията, виждате ли хармония? Ако вие сте нов служител във вашия склад, ще можете ли веднага да се ориентирате в обстановката?
Независимо от индустрията, всеки склад е простичко устроен: Вход на стоки – подреждане – пикиране – изход на стоки.
И всеки един етап показва много точно къде организацията има проблем или забавяне на процесите. Да разгледаме няколко симптома и да поставим диагноза:
1. Оставане на служителите след работно време.
При идеални други условия (подреден и чист склад, редовни експедиции и т.н), това е сигнал, че планирането не е на ниво. Означава, че доставките не се планират, идват хаотично, обикновено в последния момент и хората от склада трябва да остават след работа, за да приемат пратката. В противен случай или производството ще спре, или клиентите няма да са обслужени навреме.
2. Неоптимално подреден склад
Неоптимално подреден склад означава, че стоките се поставят там, където има място, а не според предназначението (по клиенти/доставчици) или оборота им (АВС анализ). Поставянето на стоките къде да е показва липса на план – не е ясно каква стока кога ще дойде и в какви количества. В резултат склададжиите „подреждат“ новодошлите стоки на първото свободно място. След това идва друга стока и се налага разместване или търсене на стоките при комисиониране на поръчките за експедиция. Стига се до двойни и тройни операции, разход на труд, време, нерви. Грешките се увеличават. Проблемът се задълбочава ако началникът на склада е мекушав и не иска да се конфронтира с другите отдели. Тогава другите отдели не отчитат своите грешки, а прехвърлят вината изцяло на склада. На складовите служители им омръзва да преливат от пусто в празно като само разместват стоки, вдигат ръце и оставят всичко да върви на самотек. И кръгът се затваря, а фирмата боледува. Защото няма заинтересовани да се излезе от ситуацията.
3. Грешки при пикиране
Ще кажете, че това е чисто складов проблем. И да, и не. Да, защото всеки пикиращ трябва да внимава какво подготвя за експедиция или за подаване към производството. Не, защото складовият служител не винаги може да разпознае алтернативните материали. Затова е наложително да има входящ контрол, който да провери материала/стоката спрямо спецификацията или мострата, да даде направление и при необходимост да етикетира стоката.
Тази процедура е особено приложима при доставки на нови стоки, смяна на доставчик, смяна на разфасовка, както и при нови служители в склада. Ако входящият контрол липса или е направен само колкото да мине от ред, проблемът се констатира или в производството (спиране на машини, завършен продукт, който не отговаря на стандартите), или при клиента. Разбира се, загубите са за фирмата, защото не са били взети превантивни мерки или е пропуснато ключово действие по веригата напред.
4. Големи запаси или липса на стоки
Тези симптоми говорят за огромен проблем в планирането.
5. Закъснения в експедициите
Сигурен белег за лоша организация вътре в склада, но и сигнал за липса на координация между продажби, логистика и склад. Често проблемът идва от късно подадени заявки, изчакване на производството да завърши партида, неверни записи в складовата програма. И никой от тези проблеми не е генериран от склада. Забавянето на експедициите показва общо „заболяване“ на фирмата и застой или пътешествие надолу по спиралата на развитие. Забавянето на експедициите в началото може да се компенсира с оставане след работа на складовите служители, но това решение е до време. Всеки човек се изморява и в един момент просто отказва да остава след работа или напуска фирмата. Само отстраняването на причината може да подобри ситуацията и да върне фирмата в нормален режим на работа.
Гореизложените симптоми описват една малка част от най-често срещаните организационни проблеми. Масово фирмите считат, че имат проблем само в склада. Истината е, че складът отразява състоянието на компанията. Той е много силен индикатор, посочващ реалните причини за лошото управление. Каквото и да направи един началник склад, той е безсилен да се справи сам с грешките на всички звена.
Складът е последната спирка и той поема негативите на всички преди него - грешни поръчки, закъснели поръчки, грешни записи, липса на записи, неефективен входящ контрол, липса на решение от ръководството и т.н. А най-тъжното е когато покажеш грешката на някого и поискаш трайно елиминиране на проблема, ръководството да ти каже „няма да има промяна, оправяй се както можеш“. Винаги когато складът боксува, има причина и напред по веригата – най-често проблемите са причинени от липса на адекватно планиране.
