Представяне, рекламиране, информиране, докладване, обяснение, продажба... Всичко казано до тук в една или друга степен се включва във все по-често използвания термин “Презентиране”, като представите на всеки за това са различни. За някои хора, фирми и организации това понятие означава кратко излагане на някаква информация по-представително в доклад или друга подобна форма. За други - това е излизане на сцена, спектакъл, интервю и т.н. Най-често използваните презентации са при излагане на идея, проект, при промотиране на продукти или услуга.
Презентацията представлява изложение на водещ, представяне на слайдшоу, прожекция на видеоматериал, демонстрация или симулация с цел да се обяснят значимите страни на това, което се представя на публиката
За доброто презентиране трябва да се спазват и редица правила и умения, отнасящи се както до съдържанието на презентацията, така и до външната страна - поведението на презентиращия, както и самото презентиране.
Техническа подготовка
На първо място - добре е да разполагате с качествен мултимедиен прожектор, който да осигурява най-доб-ри възможности за визуализация - цветност, високо качество на картината и възможност за увеличаване на големината ?. Осигурете оптимално затъмнение на залата, така че участниците да имат ясна видимост към екрана, но да могат да си водят и записки. Най-добре е да използвате устройство за дистанционно превключване на слайдовете - презентър, който ще ви позволи свобода на изявата и откъсване от компютъра. Добре е да се осигури зала с подходящ размер, шумоизолация и акустика, както и добра видимост на лектора и визуалните средства от всяко място в нея. Според целевата група, участници в презентацията, се избира и подходящото време от деня за нея. От съществено значение е и подреждането на присъстващите в залата. При възможност и за най-добри резултати е препоръчително кръгово разположение на участниците.
Подготовка на самата презентация
Съдържание на презентацията. Шрифт. Една от най-често срещаните и неприятни грешки е използването на неподходящ и нечетим шрифт и размер за текста. Най-добрият шрифт за презентации е Arial с минимален размер 18 pt. Препоръчителен е размер 24 pt с минимален размер на шрифта за заглавията - 32 pt, bold стил. Добре е да се избягва писането само с главни букви, което прави текста труден за четене и напомня за назидателен тон. Използвайте цвят на шрифта, който да контрастира добре с фона на слайда, като прилагането на различен цвят за всяка точка е ненужно и понякога дразнещо.
Текст По отношение текста е важно да се избягват дългите изречения, а се използват ключови думи или фрази. Всеки слайд не трябва да съдържа повече от една тема, като темите се отделят в точки, които са най-много 7 за слайд. Абсолютно неправилно е да се “излива” дълъг текст като в разказ, което разсейва участниците и ги демотивира.
Фон за слайдовете Предпочитайте светъл фон, като го приложите еднакъв за цялата презентация или подберете близки по цветово звучене фонове, върху които да са представени различните теми в изложението на презентацията. Избягвайте готовите фонови темплейти, което говори за повърхностност в работата. Предпочитайте да подготвите собствен мастер слой, който да прилагате като запазена марка за своите презентации. Това напомня за вашия добър вкус и собствена гледна точка.
Графични елементи и анимационни ефекти Използвайте графики и схеми вместо цифри и думи, защото информацията, дадена в графики и схеми, е по-лесна за възприемане, отколкото сухите данни. Препоръчително е, но в разумни граници, да използвате графични изображения, фотографии, звук, анимация и видео, което раздвижва аудиторията, внася емоционалност и допринася за повишена възприемчивост на представената информация от участниците. Избягвайте неподходящите анимационни ефекти към отделните елементи, изграждащи слайдовете. Много често това натоварва аудиторията и я разконцентрира от същността на съдържателната, информативна част. Умело прилагайте преходните ефекти между слайдовете. Добре е те да следват нормалния ход в излагане на съдържанието като форма и посока, като не се променят често или за всеки следващ слайд.
Поведение на лектора Предварително, като лектор, трябва да направите няколко важни стъпки. Хубаво е да бъдете в залата поне 30-40 минути преди началото, за да проверите подреждането на столовете и видимостта от тях към вас на участниците. Задължително е да свържете и тествате техническите средства и осветлението, както и да определите зоната, в която ще се движите по време на презентацията.
Първите няколко минути са критични за успеха на всяко представяне и особено това се отнася при презентирането. Трябва да съумеете да грабнете вниманието на участниците още в самото начало. За преодоляване на напрежението може да се използват някои техники: да зададете въпрос към участниците, да разкажете интересна история и др. Не забравяйте да се представите. Никога не сядайте зад бюро, а говорете с изправено тяло и ведър тон, обърнат към аудиторията.
За подобряване на възприятието използвайте опростен и разбираем език, цитати и мисли на известни хора, свързани с темата, давайте практически примери и предизвиквайте дискусии, събуждайки интереса на присъстващите с въпроси. Използвайте хумор, свързан с темата, но не прекалявайте с него. Хуморът е едно от най-важните средства за създаване и поддържане на добър контакт с участниците. Не презентирайте непрекъснато повече от 1 час. На по-голямата част от участниците им става отегчително след 30-40 мин. Винаги се придържайте към предварително обявения план, за да не нарушите графика на следващите презентатори.
