fbpx За всяко събитие трябва да има ясна концепция от самото начало до самия край | твоят Бизнес - списание за предприемчивите българи

За всяко събитие трябва да има ясна концепция от самото начало до самия край

Кристиан Гедов, собственик на „Конгрес Инженеринг”

За всяко събитие трябва да има ясна концепция от самото начало до самия край

Сигурно сте били на важно събитие, на което става някакъв технически гаф. Кой е виновен тогава? Вие или фирмата, която сте наели за технологично обезпечаване? Ами ако са няколко различни за отделните елементи на събитието? От прекрасно идейно събитие, форумът може да се превърне в провал. Историята познава такива случаи. И още много други случаи познават специалистите от „Конгрес Инженеринг”, които през 2012 г. отбеляза 10-та годишнина на компанията. За това време редица големи и по-малки форуми, конференции и събития са били технически обезпечени от българската фирма. За опита и грешките Георги Алексиев разговаря с Кристиан Гедов, собственик на „Конгрес Инженеринг”.

Г-н Гедов, кои са най-важните неща, които задължително трябва да бъдат отбелязани в „chek” лист-а преди събитието, така че да сме сигурни, че ще сме подготвени за всичко?
Трудно е да се селектира кое е най-важното, защото което и да се постави на второ място, може да се превърне в грешка. Основните детайли, които никога не изпускаме, са по-скоро фирмена тайна, която ни гарантира успеха. Сигурността, че ще сме подготвени за всичко идва единствено от опита ни. Той се трупа с всяко проведено събитие. Когато той геометрично нарасне и в пикови моменти се организират над 20-ина мероприятия на ден, това неизбежно ни учи да сме толкова внимателни и прецизни, че да предвидим 110% от всички възможни варианти за успех. Естествено, винаги може да изникне нов казус, но практиката ни помага той да бъде разрешен, без да бъде забелязан.

Вече десет години сте на пазара, но има ли какво още да учите за организирането на специални събития и конференции?
- За времето, през което активно работим, натрупахме богат опит. Постоянният мениджърски екип успя тясно да се усъвършенства в тънкостите и спецификите при организирането на специални събития. Значение оказа и вниманието, което насочихме към начина на провеждане на международни конгреси. Проследявайки организирането и изпълнението им, успяваме винаги да добавим нещо ново в нашите оферти.
В конферентния бизнес всяко събитие е различно и по свой собствен начин уникално. Специалните събития често обединяват различни направления – озвучаване, осветление, мебели и сценичен дизайн. Нещо ново, което все повече се налага, е т.н. визуализация на предстоящото мероприятие, което дава възможност на клиента да види днес своето утрешно събитие. На базата на разнообразната палитра от услуги, която предлагаме, както и от натрупания ни опит от участието в различни международни конгреси, имаме възможността постоянно да се учим и усъвършенстваме, като по този начин винаги да имаме с какво да изненадаме нашите клиенти.

Активна ли е конкуренцията във вашия сектор и страхувате ли се от нея?
- На нашия пазар, който не е активен, системата автоматично го изхвърля. Естествено, съществува граница, която не трябва да се преминава, защото в противен случай “ефектът се превръща в дефект”. Определено, сегашната ни конкуренция няма с какво да ни изненада. Но винаги има едно но… Независимо от стриктната ни програма за постоянно следене на иновациите, допускам, че може да бъде показано нещо ново, от наш конкурент, което, съгласно нашите виждания, не е представлявало интерес в определен момент.

Разкажете за интересна, непредвидена ситуация, която е възникнала по време на събитие...
- Тези ситуации са толкова много и различни, че мога дълго да разказвам с подробности най-пикантни истории.
Имахме мероприятие за около 150 участника в зала. Беше инсталирана система за превод, дискусионна система, озвучителна система, мултимедийна апаратура и още куп друга техника. Събитието започна спокойно и сигурно. Дискусията си течеше разгорещено, преводачите превеждаха, въпроси се задаваха… И така до обяд. След това прекъснахме за около час. Започна следобедният блок. Изведнъж, както работеше всичко, се забеляза как контролните светодиоди започват да светят ненормално силно. Всичко стана за секунди. Въпреки това, цялата апаратура продължаваше да работи. Светлината започна още повече да се усилва и да премигва… За да предпазим оборудването, на 3-та секунда централно го изключихме от захранването. Естествено, цялата зала се обърна към техническия екип. Бе обявено, че има технически проблем, след което се обяви кратка кафе пауза. Техническият екип откри външното електрическо табло. Оказа се лоша връзка в самото табло, която води до искрене към корпуса. Това води до получаване на линейно напрежение в използваната от нас фаза. С други думи казано вместо 220 V за момент цялата апаратура бе захранена с 380V. За броени минути техническият екип успя да стегне разхлабената връзка и да реши проблема. На 10-та минута бяхме готови да продължим. За наша най-голяма радост професионалната апаратура, с която работим издържа на пика и до ден днешен продължаваме да я ползваме. Спирам с примерите, тъй-като въпросът е доста деликатен и някои клиенти или партньори биха се асоциирали с конкретната ситуация…

Какво казва опитът Ви, какви грешки не трябва да се допускат, когато се организира събитие?
- Всеки организатор или краен клиент, който организира събитие, трябва да има ясна крайна концепция от самото начало до самия край на събитието. Като основно правило е да се работи със сигурни хора, изпитани и доказали се, а също да се намали до минимум броят на доставчиците на комплексната услуга. Това е важно, за да се носи отговорността от една фирма или, съответно, от един човек.
Колкото е по-голямо едно събитие, толкова повече хора, респективно отговорности трябва да се координират. Съгласно нашите виждания, неоправдан риск ще е ако се ангажират безкрайно много различни фирми, всяка, отговаряща за нещо конкретно. Друго сигурно е, че няма фирма, която да може всичко сама да си направи и това води до необходимостта да се работи със сигурни и доказани партньори. Също така е важно да се изпробват и нови доставчици и контрагенти, но това трябва да се случва с абсолютно премерен риск, който по-никакъв начин да не застрашава успеха на събитието.

Кое по организацията на едно събитие може да поеме компанията и за какво е задължително да се обърне към професионалисти?
- Отговора на този въпрос, започнах по-горе. Пагубно за всяка компания ще е ако не е изградена от професионалисти. За всеки собственик на фирма е от първостепенно значение да привлече способни хора. Така текущите ангажименти ще бъдат решавани професионално. В случаите, когато бъдат поети нови и нестандартни решения, естествено е да се допитаме до съответните специалисти в съответната насока. Това са екстрени случаи, в които е по-изгодно да се наемат консултанти/специалисти, за решаването на текущия проблем.
Накратко, отговорът на въпроса е, че за всяка услуга, която е външна и не развиваме във фирмата, респективно нямаме налични специалисти, е препоръчително да се обърнем към външни такива. Ако изпадна в подробности отново отиваме към разкриване на специфики от текущата ни дейност.

Технологията може да направи едно събитие наистина впечатляващо преживяване. Кои са актуалните технологични нововъведения?
- Ежегодно се провеждат редица панаири и изложения, на които световните фирми показват най-новите си изделия… Представители на компанията постоянно ги посещават, като избират най-подходящите за сектора изделия. В нашата дейност е важно да имаш винаги най-новото, което е на пазара. Важно е винаги пръв да го внесеш и да го покажеш на своите клиенти, но по-важно е да знаеш как да комбинираш това, с което разполагаш, и дали имаш нужда от нещо друго и ако отговорът е „да”, от къде да го доставиш.
По този начин едно събитие може да бъде превърнато във впечатляващо изживяване, да бъде уникално, да бъде запомнящо се.
Всяка компания избира кое ще е новото технологично нововъведение, което предстои да бъде показано. Но, за съжаление, вече веднъж показано, то става достояние и на конкурентните ни фирми. Всеки продуктов мениджър сам избира на фона на търсенето и предлаганото в какво да се инвестира и съответно какво да се развива. Ние имаме поредица от предстоящи решения, които съвсем скоро ще споделим и с които ще зарадваме нашите клиенти.

 

Facebook коментари