fbpx 10 съвета как да не провалите важна проява заради технически неуредици | твоят Бизнес - списание за предприемчивите българи

10 съвета как да не провалите важна проява заради технически неуредици

10 съвета как да не провалите важна проява заради технически неуредици

Пресконференцията започва след 20 минути, организаторът е помислил за всичко - поканил е ресорните журналисти, осигурил е опитен водещ и апетитен коктейл, презентацията е проверена, техниката за превод е в готовност... Липсват само преводачите... Техникът пита организатора, дали знае кога ще дойдат, а той му отвръща учуден: “Какви преводачи? Нали съм поръчал техника за симултанен превод?!” За съжаление, това не е виц, а реален случай от практиката ни през последните няколко години.
За да не сте на мястото на въпросния организатор, хубаво е да прочетете съветите на експертите. Макар и доста неизвестна за повечето хора, дейността на конферентните специалисти е определяща за успеха на всяка проява. От фирмения тренинг до проявите на световно равнище, от техническите специалисти се иска винаги само едно - всичко да функионира перфектно!
На база на натрупания през годините опит решихме да дадем няколко полезни съвета, които много хора биха сметнали на пръв поглед за маловажни.


Тайната се крие в детайлите
Много често детайлите и незначителните технически аспекти са от огромно значение за гладкото провеждане на различните прояви. Класическият пример е поръчката на професионална безжична мишка. Наемната цена на такъв професионален уред е 20-30 лв. на ден, но позволява безпроблемното му функциониране в зали с големина и над 50 метра. Най-честата грешка е използване на решения, които са предвидени за домашно потребление. Резултатът обикновено е невъзможността на говорителя да се движи свободно в залата и проблемно протичане на мултимедийната му презентация, като по този начин ефектът от представянето му не постига целта си...


Малко TFT - голям ефект
Винаги предвиждайте за презентиращия ТFT екран, вграден в катедрата, както и плазмен монитор за президиума. Ако ли не - рискувате хората, седящи на президума, да се обръщат постоянно назад, за да следят презентацията или непрекъснато да се местят на първия ред в залата, за да гледат спокойно. Същото се отнася и за лектора - не го карайте да се вглежда постоянно в екрана зад него! Поверете контрола по стартирането на презентацията на обслужващия технически персонал - те ще следят всичко да е наред и да няма неприятни изненади!


Втори лаптоп - не е лукс, а стандарт
Предвидете втори лаптоп, който да показва логото на проявата, логото на организатора, имената на следващия лектор или запазените марки на спонсорите. Така ще позволите на операторите спокойно да подготвят следващата презентация, демо-записи или филмчета, без това да е видно за цялата аудитория в залата. За целта освен втори лаптоп са необходими и превкючвателни устройства.


Слабият проектор е лош приятел
Често срещан проблем е поръчката на слаби мултимедийни проекти за големи зали. Организаторите залагат на слаби проектори най-вече заради по-ниската им наемна цена. За съжаление, резултатът е най-често бледа картина, която уморява очите. За правилния подбор на проектор и екран за презентация решаващо значение има големината и светлината на залата, броя участници, както и големината на екрана.....
В зала за 300 души подходящият екран е с размер минимум 3х4 м, и проектор със сила минимум 3 000 лумена. За по-добра визия обаче препоръчителният проектор е 4 000-5 000 лумена.
Често у хората съществува заблуда, че проекторите могат да работят и на открито и по-точно, че повечето такива го могат... Това, за съжаление, е възможно само от определени проектори (над 12 000 лумена), които не са налични в България по простата причина, че цената им на закупуване е в десетки пъти по-голяма от цената на обикновените проектори. Например наемната цена на проектор Барко със сила 17 000 лумена е около 4 000 евро на ден. За проекция на открито се препоръчва използването на ЛЕД стени, които не се влияят дори и от пряко огряване на слънце.
Професионалната техника не подвеждаТехническото подсигуряване на прояви е примамлив сектор и в последните години се наблюдава появата на много технически фирми, които обаче работят с непрофесионална техника.
Както в други сектори, така и при конферентната техника има точно специфициране на професионална техника и такава за домашно потребление. Професионалната конферента техника стува много пари, но работи години наред безотказно и не дава дефекти. И при конферентната техника има мода - на всеки две-три години производителите излизат с нови “модни линии”, техниката се представя на ревюта, road-show и печели награди за индустриален дизайн .
Конкретен пример може да се даде с цената на безжичните микрофони. Има евтини микрофони на китайски “no name” производители. В същото време професионалните фирми работят с микрофони висок клас, които струват близо 6 пъти повече.


Кабините за симултанен превод
Това не е просто “будка” с размери 2х2 м, а място което конферентните преводачи наричат “моето работно място”. Малко хора осъзнават, че работата на симултанния преводач е една от най-стресовите. За сметка на това обаче е една от най-добре платените по света - в Западна Европа конферентен преводач получава 600 до 800 евро за работен ден, като има строга норма преводачите да работят винаги в екип по двама и то в професионални кабини за превод. Тези кабини със своята звукоизолация и климатизация допринасят в голяма степен за добре свършената работа на преводача.
Винаги ме е учудвало, как преводачите в България често са готови да превеждат пред импровизирани паравани, наричани в бранша “аквариуми”, при които няма никаква звукоизолация и се губи ефектът от симултанния превод. В Австрия, ако на преводач не му бъде осигурена кабина за превод, той просто не превежда...


Поръчай достатъчно и не забравяй да го върнеш
В практиката ни се случва често клиенти да поръчват несъразмерен брой приемници спрямо участниците на проявата (инфрачервеният приемник помага на хората да комуникират въпреки езиковите бариери). Като технически експерти е наша задача да им дадем точен съвет. Стандартно при превод на чужд език (особено ако езикът е английски) и при голям брой участници не е нужно броят на приемниците да отговоря точно на поканените гости - тогава е необходимо да се заяват 70-80 % от необходимите приемници. Разбира се, важна подробност е и видът на аудиторията и вероятността да знаят чужди езици - при лекция на ИТ специалисти повечето хора нямат нужда от превод, в сравнение с “доклад по оценка на околната среда пред село Кътина”, например. Освен това, ако гост на лекцията е китайски професор, то тогава разбираемо процентът на приемниците трябва да е 100 . Когато мероприятието приключи не забравяйте да съберете раздадените приемници.


Сценичен конферентен дизайн
Сигурно често сте били на такива прояви - престижен петзвезден хотел, световноизвестен лектор, осигурен голям спонсор, луксозни покани... Прекрачвате прага на залата и не виждате нищо интересно, нищо запомящо се, само драпирана маса, катедра с логото на хотела и винилен банер, обявяващ че тук се провежда “среща на най-добрите хирурзи в света”, например. Явно липсва нещо и това нещо си има име - “сценичен конферентен дизайн” или както е още известно “сет дизайн”. В България са налични почти всички технологични новости, използвани в останалия свят, но българските събития са далеч назад по отношение на конферентния дизайн.


Не спестявайте парите си за професионална техническа поддръжка - тя често е вашето спасение
Добрият професионален техник може да реши бързо и оперативно много потенциални проблеми при дадена проява - неговата намеса решава възникнали технически неизправности (случват се и такива) в рамките на секунди, неговото “ноу хау” значително облекчава и без това претоварената програма на конферентния организатор.Често се случва клиентите да спестят пари именно оттам, но това понякога се превръща в най-голямата им грешка. Липсата на техник може бързо да доведе до предсрочен край на проявата или принудителна кафе пауза - нежелани последствия, струващи десетки пъти повече средства.


Сценично осветление
Има различни видове осветление. Не забравяйте да поръчате за вашата пресконференция статично осветление с бяла светлина към конферентната маса - това ще позволи на видео операторите да заснемат добър видео материал от проявата и след това подобаващо да отразят събитието в новините. Ако пък организирате фирмен коктейл, предразположете клиентите си не само с тиха фонова музика, но и с ефектно интелигентно осветление. Правилно подбраната гама от цветове и ефекти може да превърне и най-скучния коктейл в шумно и незабравимо парти, на което клиентите и партньорите ви наистана да се отпуснат.

 

Facebook коментари