Tемата свързана с въвеждане на ERP от наскоро одобрените кандидати за финансиране по процедура BG161PO003-2.1.12 „Покриване на международно признати стандарти и въвеждане на системи за управление в предприятията” предизвика широк резонанс както в бизнеса като цяло, така и в ИТ средите. Причината за множеството коментари, събития и публикации са от една страна от осъзнатата важност на задачата за самия бизнес, а от друга множеството слухове и провокации, които преминават в пространството. Истината е, че за одобрените стартира сериозен процес, свързан с поредица от взимане на отговорни решения, които могат да повлияят върху последяващото развитие на бизнеса им. Правилните стъпки и добре преценените действия в тази ситуация са от важност, която може да се сравни с пускането на нов продукт във портфолиото на една компания или стартирането на нова услуга.
Експертните насоки и съвети от външни фирми са нещо, от което съвременните мениджъри все повече се възползват. Компаниите не бива да разчитат на собствени сили и ресурси при прилагането на ERP, а по-добре да се обърнат към специалисти, които се занимават ежедневно с подобни казуси и познават детайлно принципите на бизнес процесите и възможностите на технологиите.
За да може бизнесът да се възползва от технологиите, последователността от действия не се заключва само в избор на производител и инсталиране на софтуер. Изисква се подробен анализ и дефиниране на дейностите в компанията, и оценка на нуждите. Практиката познава множество неуспешно приложени ERP системи, в които са вложени сериозни средства. Много често нововъведенията не се използват правилно и в пълния им капацитет. Резултатът е разочарование от страна на мениджмънта и следваща затихваща употреба на системата, клоняща към нулева полза. Не бива да се забравя, че единствената най-важна цел от въвеждането на ERP e постигане на по-ефективен бизнес.
Експертите от Некст Консулт подготвиха екстракт от полезни съвети и често задавани въпроси, които ще са от полза при първоначалните размисли в посока преминаването по пътя до успешно реализиран ERP проект и пълно възвръщане на вложените от бенефициентите средства.
Експертите Орлин Дочев (вдясно) и Петър Миленков (вляво), партньори в Некст Консулт, дават някои практични съвети които ще са от полза при първоначалните размисли в посока преминаването по пътя до успешно реализиран ERP проект и пълно възвръщане на вложените от бенефициентите средства.
- Запознайте се и следвайте „Оперативно ръководство за изпълнение на договори“. Това е канона и библията. - Внимавайте с измененията на договора за безвъзмездна финансова помощ, не всичко е допустимо! Това може да ви провали проекта. - Прекратяването на договорите е безболезнено за бенефициентите. Това е реверанс от страна на министерството, което заключва пари, които могат да се ползват от някой друг. - Внимавайте с процеса за определяне на изпълнител. В този случай той е много различен от всички практики, които ползвате в момента. Спазвайте правилата, за да можете да си възстановите всички средства. Нивата на контрол са няколко и даже да прескочите едно от тях, това не означава, че ще прескочите всички. - Много важна част е отчетността на договорите. Тя трябва да бъде спазена, тъй като в процеса са въвлечени много страни, включително и от Европейския съюз. За целта, освен добър инженер, Ви трябва и още по-добър администратор, който да опише всичко. - Препоръчително е използването на бизнес консултант, който да се грижи внедряването на ERP системата да протече успешно за бизнеса и да преведе клиента по нелекия път на внедряване на ERP. - Използвайте “Наръчник за най-често допусканите грешки на договорите за предоставяне на безвъзмездна финансова помощ по приоритетни оси 1 и 2 на Оперативна програма „Развитие на конкурентоспособността на българската икономика 2007-2013“. Той може да бъде намерен на сайта на Министерство на икономиката.
Въпроси и отговори на експертите
В проектните предложения не сме включили консултантска дейност, тъй като процедурата не го позволява. Какво бихте ни препоръчали? - Всяка ERP система е комбинация от софтуер и бизнес знания. Не е програма, която просто се инсталира. Консултантската услуга, трябва да се различава от писането на софтуер. С това уточнение програмата е само за закупуване на софтуер. Единствено създаването на проектно предложение беше включено като компромис. От там нататък бенефициента сам трябва да прецени как да процедира. Българина гледа да мине "по-тънко", но после му излиза "солено". Вие трябва да имате необходимия административен и технически капацитет, за което трябва вие да инвестирате. ERP е инвестиция за години напред. Калпаво внедрена система, води до загуби напред във времето. Ако изберете бързо решение, може да се окаже, че в следващата година да се наложи да дадете още 50% за донастройка на това, което сте купили. За тези разходи обаче няма евро финансиране. За това трябва да гледате в бъдещето в срок от поне 3 години. Ако някой се е откаже от проект, означава ли, че не може да кандидатства в бъдеще по евро проекти? - Не, не означава.
Коментира се, че има повече клиенти, отколкото е капацитета на внедрителите в България. Вярно ли е това? - Мълвата е маркетингов трик, който главно един внедрител използва, за да привлече максимално много клиенти в този момент. Клиенти, които той да обслужва през следващите 3 до 5 годините и те да му носят приходите. Не ставайте жертва на този трик. Този внедрител се опитва да представи ситуацията по следния начин - "Рибарят е извадил една пълна мрежа с риби на брега и 3-4 котки седят до тях и ги чакат". Нито котките са 3-4, нито Вие сте риби.
Имате ли наблюдения каква част от средствата, които се отпускат сега са от цялата сума, която се дължи за следващите три години? - Зависи от подхода, който избирате. Ако говорим за стандартния подход, след внедряването се заплащат 20% стойността на проекта всяка година за поддръжка и се добавят разходи за доработки към внедрителя. Ако изберете от нашумелите напоследък „бързи проекти“, разходите може да достигнат и надминат 100% на първата година след внедряването.
Какъв е процеса за преминаване от резерва към одобрен? - Тези, които се откажат от финансиране, освобождават средства. Тези средства се релокират на първата резерва от списъка.
Резерва има равен брой точки с одобрен. Как се стига до тази ситуация? - В такъв случай се гледа кой кандидат има повече точки, по критерия с по-голяма тежест от системата за оценяване.
Ако има 2 предложение с еднакъв показател, може ли да има пряко договаряне с доставчиците? - Не може да се прави директно договаряне. Трябва да се тегли жребий.
В подготвения проект е заложено писане на софтуер, а сега се стига до извода, че е по-удачно внедряване на софтуер. Възможно ли е? - Теоретично е възможно, но трябва да се аргументира обстойно (да съдържа сериозна обосновка от експерти и наличие на анализи). Трябва да действа много експедитивно и да внесе предложение за промяна в агенцията максимално бързо. Оценката на един проект включва цялостна оценка, една такава промяна води до коренно различен подход. Причините, довели до тази промяна трябва да са ясни за управляващия орган. Имайте предвид, че това са два различни подхода. Когато сами си разработвате софтуера вие разглеждате само сегашния момента, не взимате предвид бъдещото развитие на решението. Истината е, че който и подход да изберете, важното е да се оптимизира бизнес модела на компанията. Трайно да се повиши конкурентоспособността на компанията, поне за следващите 5 години. По този начин да можем да се конкурираме с европейските компании.
Ако средствата са много какво може да се прави с тях? - Не се опитвайте да добавяте модул, който не съществува в първоначално подадения проект. Вероятността да се одобри е много малка. Не се опитвайте да надувате цените, те се знаят и всяко отклонение от тях се вижда и може да доведе до проблеми. Как да се подготви тръжната процедура в случай, в който вече ни трябва само 50% от сумата, която е отпусната? - Ако има фиксирани мерни единици, няма възможност за промяна на тези единици. В този случай можете да изпълните само частично заложеното и съответно да се възстановят само част от средствата. Възможно ли е хардуера, който е одобрен да бъде заменен с по-добър, на същата цена? - Да, възможно е. Това е заложено в новия закон, където се въвежда термина - минимални изисквания на хардуера.
За повече информация можете да се обърнете към Петър Миленков - peter.milenkov@next-consult.com
