Трудният път на промяната

Промяната в организацията се случва често – предизвикват я промените във външната среда и необходимостта фирмата да им отговори – пазарите се променят, въвеждат се нови технологии в съответната индустрия, клиентите стават все по-взискателни, наличие на криза и т.н.

Организацията предприема промени с цел подобряване на цялостното представяне на фирмата и съответно увеличаване на нейната конкурентоспособност. Най-честите промени са свързани с промяна на процеси и въвеждане на нов начин на работа, промяна на организационната култура, смяна на ръководството, растеж/свиване на фирмата, въвеждане на нови технологии, промяна в организационната структура, въвеждане на нови управленските системи или изменения в съществуващите и много други.

Колкото по-интензивно се променя обкръжаващата среда на фирмата, толкова промените за организацията стават по-неотложни.

Промяната е неизбежна и едва ли някой се съмнява в това. Но защо тогава е от най-нежеланите организационни инициативи? Защото е сложна, изисква огромни усилия, време, умения, ресурси и нерви и никой не е в състояние да ви гарантира успешен краен резултат.

Какво да правим в такъв случай?

Няма да отричам, че извършването на промяна в организацията е една от най-сложните управленски, а и консултантски задачи или иначе казано това е висшия пилотаж в управлението. Единственият изход е промяната да се управлява целенасочено.

Следващите въпроси ще ви помогнат да се ориентирате до колко сте подготвени за извършване на промяна във вашата организация.
- Какво имате нужда да промените? Какъв е очакваният ефект? Какви са реалните възможности на организацията да се промени? Каква предваритена подготовка е необходима?
- Къде искате да бъде организацията в бъдеще? Как планираната промяна ще ви помогне да постигнете бъдещите си цели?
- Защо искате тази промяна? Този отговор щи ви покаже вашата мотивация.
- Как ще реализирате планираната промяна? Разполагате ли с екип от компетентни служители? Как ще ангажирате хората?
- Какъв е обхватът на промяната? За колко време ще я осъществите? Каква част от организацията ще засегне? Колко хора ще участват, какви ресурси са необходими? Количествени показатели, които ще ни покажат, че сме постигнали желаното.

Предварителна подготовка

Добре е преди да стартирате процеса на промяна да анализирате сложността и продължителността на промяната и да прецените дали и каква промяна да започнете.

Колко голяма е промяната? Колко време ще отнеме? Промяната нещо ново ли е за вашата организация? Можете ли да си позволите за дълго време да подложите служителите на този стрес? Ако след анализа промяната не ви е по силите задоволете се с по-малка по обем и сложност промяна, чрез която да постигнете по-малки резултати, отколкото голяма и неуспешна промяна и липса на спада мотивацията / Или планирайте поетапна промяна.
Подсигурете разбирането на необходимостта за промяна и желанието за участие на членовете на организацията. В много случаи това е основният препъникамък пред успешния изход на промяната.
Разполагате ли с необходимите знания и умения за да ръководите компетентно всички етапи от процеса на промяната? Ако не то тогава вероятността да не успеете да доведете до успешен край процеса е голяма.
Организацията и нейните членове отворени ли са към промяната, склонни ли са да получават и използват нови знания, умения в работата си? Ако и на този въпрос отговорът е не, по-добре първо вземете мерки за промяна на организационната култура и след това стартирайте самия процес.

Управлението на организационната промяна е процес – структуриран подход за превеждане на организации, екипи и личности от едно (настоящо) състояние до друго, желано състояние. Има етапи, подходящи дейности и фактори, които въздействат на успешното му протичане. И както управлението на всеки процес изисква компетентно планиране, изпълнение и управление на дейностите по него.

Основните етапи на процеса на промяна в организацията

• Диагностика на състоянието на организацията и признаване на необходимостта от промени. За целта от голямо значение е поддържането на достатъчна и надеждна информация за състоянието на организацията, както и за средата, в която тя функционира.
• Диагностика на проблема и формулиране на цели за неговото решаване. Този етап от процеса е от изключително значение. Важно е да се изведат основните характеристики на проблема и да се анализират причините довели до него. За тези цел е добре да се отговори на следните въпроси: Каква е целта на промяната? Чрез промяната, която искаме да извършим ще постигнем ли съществено подобрение и/или решение на основния проблем (още по-добре и на причините за възникването му)?
• Планиране на действията, чрез които ще се осъществи промяната и екипа, отговорен за изпълнението им. На този етап от процеса на управление на промяна е подходящо да се формира екип с потенциал да генерира промяна е задължително условие за успешния изход на процеса, както и стимулиране на групата да работи в екип. Определяне на бариерите пред промяната и формулиране на сценарии за тяхното преодоляване – липса на ресурси, опит или знания, очаквана съпротива от персонала и др.
• Преодоляване на съпротивата към промяната. Отричането на необходимостта на промяната от служителите е естествена реакция и е добре да се вземат превантивни мерки за нейното ограничаване – включване на част от служителите в работни групи, ефективно лидерство, информираност на хората за случващото се, провеждане на кампании за разясняване на необходимостта от промяна и обяснение как промяната ще се отрази на всички засегнати страни. Всички тези мерки ще помогнат за овладяване на емоционалните реакции, в много случаи негативни, от страна на хората.