За успешното приключване на един проект влияят много фактори. И не винаги пътищата на изпълнението му и работата на хората са причина той да не приключи в срок или пък да надмине финансовите параметри. Често липсата на навременна и постоянна информация за някой критичен момент по проекта могат да се окажат фатални за неговата реализация. На помощ в такива ситуации идват софтуерни решения, които улесняват и организират процесите. Как точно става това, разговаряме с Борис Борчев, ръководител на отдел „Управление на бизнес процеси и проекти” в българската фирма "Технологика".

Г-н Борчев, какво представлява рискът в проектите?

- Да погледнем назад в историята кога възниква управлението на проекти като съвкупност от управленски практики и инструменти. Т.нар. линеен или гантов график, който е широко разпространен при управлението на проекти е създаден в далечната 1765 г. от Джозеф Пристли и много по-късно се популяризира от Хенри Гант. Т.е. имаме десетилетия трупан опит в управлението на проекти. Въпреки това, много проекти се провалят тоест не приключват в планираните срокове или струват много повече пари.

В голяма част от проектите неуспехът не се дължи на липсата на методология, инструменти или обучени хора. Една от основните причини за неуспешните проекти се крие в настъпването на неочаквани, непредвидени събития, които всяват смут в гладкия ход на проекта. Една част от тези събития наистина не могат да се прогнозират, но по-голямата част могат да бъдат предвидени от проектния екип, както и да се оцени влиянието им върху проекта. Всъщност това са и рисковете в проекта.

Защо трябва да управляваме риска в проектите?
- Едва ли можем да си представим проект без рискове. Дори не можем да говорим за проекти с нулев риск. Ето защо е важно да идентифицираме рисковете и да ги управляваме ефективно. При това теорията за управление на риска разглежда риска и като възможност и като заплаха – т.е. събития, които влияят благоприятно или неблагоприятно върху изпълнението на проекта. Разбира се, ние се фокусираме предимно върху неблагоприятните събития, които могат да доведат до забавяния или загуби.

Трябва да се отбележи, че натискът от клиентите за изпълнение на проектите в кратки срокове и силно ограничени бюджети кара ръководителите проекти да пренебрегват дейностите по идентифициране, анализ на рисковете и реакция на рисковете. Ръководителите на проекти трябва да устояват на тези предизвикателства.

Как да идентифицираме рисковете в проектите?
- Един възможен подход е като използваме правилото за тройното ограничение. Знаем, че всеки проект се ограничава от три елемента – срок, бюджет и обхват. Не можем да променим един от елементите, без това да се отрази на останалите два. Например, не можем да съкратим срока на проекта, ако не увеличим разходите или не намалим обхвата. Много често нашите клиенти очакват от нас да свършим повече работа за същото време и трябва умело да управляваме този триъгълник.

Още при стартирането на проекта проектният екип може да проведе брейнсторминг сесия, за да се идентифицират рисковете по всеки един от елементите на тройното ограничение. Например, по отношение на обхвата на проекта можем да зададем въпроси от типа на: „Какви рискове са свързани с резултатите от проекта?”, Какви рискове са свързани с очакванията на клиентите или промяна в изискванията на клиентите”. По отношение на срока за изпълнение можем да зададем въпроси като „Кои ресурси са критично важни за изпълнението на проекта в срок?”, „Възможно ли е критичните ресурси да не са налични в даден момент от хода на проекта?” и т.н.

Бихте ли препоръчал средства за анализ на риска в проекти?
- Специализираните софтуерни средства за управление на риска са ценно оръжие в ръцете на ръководителите проекти, за да идентифицират рисковите събития и бързо и лесно да оценят влиянието им върху времето и разходите по проекта. Ние препоръчваме на нашите клиенти специализирания модул на Primavera – Primavera Risk Analysis. Той е част от софтуерната платформа Primavera за цялостно планиране и контрол върху изпълнението на проекти. Primavera се налага успешно в България и се използва от клиенти в сферата на строителство, инфраструктурни проекти, проектно-ориентирано производство и др. Клиенти на Primavera са компании като УорлиПарсънс, Лукойл, Енемона, Ехнатон, Челопеч майнинг и др.

Primavera e в пълно съответствие с методологията за управление на проекти на PMI – Институтът за управление на проекти в САЩ.
Да се върнем към въпроса за анализ на риска. С Primavera Risk Analysis дори без да имаме задълбочени познания по статистика можем да получим бързи резултати за вероятността на приключим проекта в рамките на срока и бюджета. С помощта на метода Монте Карло, който е вграден в Primavera Risk Analysis, потребителите много лесно могат да установят, че вероятността проектът да приключи в срок е 65% например. На тази база ръководството може да предприеме редица мерки, така че да се повиши вероятността проектът да приключи в срок. Също така, в Primavera потребителите могат да създадат регистър на рисковете на база натрупаните знания в минали проекти и да използват този регистър многократно за бъдещи проекти.
Дори проект, създаден с друг софтуер като Microsoft Project може да бъде зареден в Primavera и да се приложат различни техники за анализ на риска и Монте Карло симулации.
В заключение, успешното управление на проекти е немислимо без ефективно управление на риска.