Втора част

Даниел Киряков: Още 5 проблема и техните решения в комуникациите

Комуникациите са основна управленска функция. Това е факт, който трябва да всички да приемем – от практици до шефове, които не са го осъзнали още.
В първа част ви представих пет проблема, с които комуникаторите трябва да се справяме, а сега споделям още пета и техните възможни решения. Те обаче са само част от онези дузина, 21 или стотици такива, които характеризират нашата работа. Правилното им анализиране и планиране ще ни позволи да сме още по-добри в нашата работа.

1. Липса на информация в организацията

Информацията в комуникациите е като гориво за автомобила – тя е ресурс, който трябва постоянно да се добива и управлява. Но когато тя е в недостиг, тогава могат да се вземат грешни решения и да се увреди репутацията на организацията. Набавянето на информация може да става по редица начини и канали. Нейното циркулиране, анализ и преработка са от съществено значение за правилните решения както на ниво комуникации, така и за стратегическото развитие на организацията.

В ерата на социалните мрежи, на постоянното следене чрез локации, тагове, споделянето на информация се превръща в навик, който трябва навреме да се усвои. Това важи за екипи, в които има високо ниво на доверие и които са обединени от обща цел и ценности. Споделянето на важна информация в организацията води до по-висока ефективност, намаляване на грешките и постигане на целите.

Набавянето на информацията от страна на комуникатора е сред основните функции на позицията. Но не е единствено негово/нейно задължение. Затова в културата на всяка организация трябва да е заложено споделянето на информация между всички нива. Нещо повече, когато две страни – клиент и агенция – не споделят достатъчно (особено от страна на клиента), тогава последствията могат да доведат не само до неефективна комуникация, но и до щети за основния бизнес или проект.

2. Управление на заинтересованите страни

Компаниите не съществуват сами по себе си – те са в постоянни взаимоотношения със серия от външни страни, както и са в постоянна вътрешна динамика. Този процес е известен като управление на заинтересованите страни. Това са онези организации, групи и отделни лица, чиито властова позиция и интерес могат да повлияят на развитието и дори на съществуването на компаниите. Затова техният анализ, оценка на въздействието и управлението им е от съществено значение.
Решението тук е да се приоритизира тяхното управление и да се оценяват перидично техния интерес и въздействие. Комуникаторът с подкрепата на ръководството трябва да изгради систематичен подход за техния мониторинг и комуникация.

3. Ангажираност Vs. апатия

Работим във времена, когато конкурецията се води на всички фронтове, дори и при търсенето на таланти и тяхното задържане. Нещо повече, значението на ролята на комуникаторите в процесите по поддържане и увеличаване на ангажираността на екипите от хора, нараства. Те, заедно с „Човешките ресурси“ изграждат атмосферата на принадлежност, култура на споделяне и оценяване на признанието и усещане за близост.
Проблем е, когато самият комуникатор страда от липса на ангажираност и мотивация. Работата ни е изтощителна, на ненормирано работно време и да дори всички разбират от нашата работа.
Решението при стратегическото планиране е да се поставят целите на ценностна и прагмтична основа, а при повдигане на ангажираността на специалистите – от добавяне на ресурси, през отпуска или публично признание.

4. Timing

Простете за чуждицата – ползвам я, за да не ме мислите за старомоден. Точното изпращане на покана за пресконференция, навременния пост в социална медия или правилният час за изпращане на кутия шоколадови бонбони до клиент изискват правилно планиране. То се основава на познания на работата на медиите – печатните кога е добре да получат информацията, а телевизионните искат събеседник или бланк до 17:00 ч, за да влезе материалът в своята пълнота в централните новини. Публикация в социална медия по време на финал на Шампионската лига би преминала като повей над пирамидите в Гиза. Сутрешното кафе в офисите се приема по-добре с шоколадов бонбон и са повод за непланирана еуфория сред колегите от трогателния жест.
Накратко – има знание за това, учи се и най-добре е да се практикува.

5. Измерването

Наша най-голяма болка и проблем. Как да покажем на шефовете и на клиентите си, че сме си свършили работата? Колко тежи едно прессъобщение? Дали тази кампания води до 4% ръст на продажбите? Дали с този сувенир сме разтопили сърцето на местния кмет? Кой може да каже, а?

И все пак. Измерването на резултатите е постижимо, стига да е добре планирано. Органични харесвания, публикации в медиите (особено на позитивни новини и без криза), хора, които са ангажирани с нашия проблем или кауза, са все показатели, които могат да се планират и да се работи за тяхното постигане.
И ако става въпрос за репутацията, за чието постигане усилия трябва да полагат всички в дадена организация, то за нея си има специален ред в счетоводния й баланс. И колко е по-значима сумата в отредената й клетка в таблицата, толкова по-добре сме си свършили работата всички.