Въпреки, че сме едва февруари, залисани в гонене на големи планове, нови проекти, развитие на пазари, годината неусетно ще се извърти. И ще дойде време за годишните инвентаризации, които са предизвикателство за не малко фирми. Особено за тези с голям асортимент. Как да сме сигурни, че това задължително действие няма да ни изненада неприятно? Всяко нещо изисква вимание и то не еднократно. Можем да си помогнем и да си спестим нервите в края на годината, ако прилагаме следните правила:
Подреден склад – в края на всеки ден складът да е подреден и изчистен от опаковки. Всяка стока да е на определеното й място.
Провеждане на мини инвентаризации. Например всеки петък можете да броите по един-два артикула и да засичате физическите с документалните наличности. Такива инвентаризации се правят от складовите служители. При голям асортимент можете да сортирате продуктите на „А“, „В“ и „С“ като всеки ден складовите служители броят по няколко артикула и да сравняват записите с реалните наличности.
Провеждане на частични инвентаризации. Те могат да се провеждат в края на всеки месец или тримесечие и помагат за сравняване на часовника ви, както и за наблюдения за това как върви фирмата.
Ако имате наистина много артикули, описването им в края на годината би отнело дни и армия от броящи служители. Бихте могли да приложете метода „inventory sampling“. Чрез него проверявате „В“ и „С“ артикулите като преброявате само малка част от еднородните стоки от един доставчик и екстраполирате данните към цялото количество от тези стоки. Артикулите „А“ обаче е препоръчително да се броят по класическия метод. В някои страни на ЕС този методът е официално признат от данъчните власти и се прилага от гиганти като Bosch и Хенкел. За да приложете този метод обаче трябва да сте сигурни, че записите в системата ви са надеждни (да нямат пропуски и грешки).
Инвентаризациите, макар и времеемки и неприятни са изключително полезни и резултатите им показват колко отговорни са служителите и доставчиците ви. При съществени разлики между реални и документални количества, не се колебайте да търсите отговорност от служители и доставчици и да пресечете лошите практики.
