Почти всеки е зает и забързан в задачите, които нямат край. Понякога дните са толкова хаотични, че имате чувството, че нищо не сте свършили и работата не е мръднала и крачка напред. Казвате си, че в такава лудост не може да живеете. Време е да вземете нещата под контрол. Това е важно за психическото си здраве, здравия разум и разбира се, вашата продуктивност. Не може да бъдете ефективни, ако гасите само пожари. Ето няколко съвета как може да си помогнете:
Планирайте времето си. Това ще отнеме половин час, но винаги ще го намерите – време, в което да не ви занимават с никакви странични дейности и проблеми. Ако пък толкова не можете да откриете такаво време само за вас – ставайте 15 мин по-рано или пък го направете след работа. Напишете задачите си на лист, като ги номерирате. Когато минат „през ръката”, много по-ясно ги осъзнавате. Ако сте човек на технологиите, прехвърлете ги на устройството, което винаги е с вас. Но не забравяйте да пишете на ръка!
Планирайте деня си. Не само днешният, но всеки ден. Трябва да изградите някакъв редовен график, за да хванете нещата под контрол. Направете график на редовните ангажименти в отрязъци от време: за електронна поща, за разговори, за срещи, за писане и т.н. Опитайте се да имате най-малко 15-20 минути в началото на всеки ден, за да прегледате задачите и да осъзнаете тяхното планиране.
Спрете да вършите много задачи едновременно. Да жонглирате с няколко топки едновременно е действие, което може да издържите за кратко време и после...полудявате. Не може да сте кондиция, ако правите един милион неща наведнъж. Ясно е, че няма да сте продуктивни. Съсредоточете се върху едно нещо в даден момент и не правете и не се ангажирайте с нищо друго (дори и да се струва, че фирмата загива).
Контролирайте входящите комуникации. Трябва да сте категорични и твърде в контрола на времето си. Нека другите да знаят, кога могат да ти се обадят или колко често те могат да очакват да получат отговори на техните имейли. Проверявайте пощата си примерно веднъж на всеки час, или направете някакъв друг редовен график. Нека телефонните повиквания отиват към гласова поща. Не може да отговори незабавно на всяко обаждане на мобилен телефон, всеки имейл, или всеки лист, който е на бюрото ви. Дори може да сложите слушалките. Бъдете ясни към хората, в кои моменти не трябва да нарушават професионалното ви време. Хората не винаги ще са доволни от този факт, но след известно време ще започнат да уважавам вашето време.
Прегледайте деня. Отделете малко време в края на деня, за да прегледате това, което сте направили. Проверете си списъка със задачи, актуализирайте го с нови елементи, изчистете бюрото си и направете или поне нахвъряйте план за утре . Ще се почувствате удовлетворени.
