Веднага отговарям – много лесно!
Шокирани ли сте от отговора? Да? А не трябва. По-добре се запознайте с част от начините, които служителите-крадци използват, за да се защитите. И така, направо по темата. Работата ми е да търся проблемите във фирмите и да препоръчвам не само как да се преодолеят тези проблеми, но и как фирмата да бъде защитена. Ако някой си мисли, че само отдел финанси са тези, които могат да източват капиталите, дълбоко се лъже. Най-апетитното място за злоупотреби е веригата за доставки - снабдяване, склад, дистрибуция – и затваряме кръга. Масово българските фирми са затворили кръга априори, като са дали тези три опорни точки в ръцете на един човек. Разбира се човекът работи във фирмата от самото й създаване или пък 15-20 години и собственикът му има пълно доверие. Ето къде започват кошмарите на собственика, но лошото е, че той не го осъзнава.
Да разгледаме основните симптоми, които подсказват, че фирмата е подложена на грабеж отвътре
1. Разхвърлян склад
Очеваден и толкова лесен за разпознаване и тълкуване симптом. Това е един много удобен оазис за злоупотреби от всеки и всички. Обикновено достъпът до такъв склад от всякакви хора (външни за фирмата и вътрешни) е възможен по всяко време. Инвентаризациите никога не излизат, но затова пък има цял куп логични и нелогични обяснения от персонала. Най-голямото извинение е, че работата е много, хората са претоварени и затова не им остава време да подреждат и спазват реда. Когато някой потърси обяснение от складов служител за каквото и да било или пък поиска съдействие, следва грубо отношение или никой нищо не знае. Поведението на складовите служители е като на синдикат – „ако закачите колегата, ние всички си тръгваме и оставате без работници“. Или има заплахи за подаване на сигнал към държавна инспекция, а знаем, че никой работодател не иска нарочна проверка. Забелязали ли сте, че документи или липсват или се попълват неточно, умишлено? Склададжийската работа е доста елементарна и стъпките, в която и да е ЕРП система (или на хартия) се научават за максимум три дни от средно грамотен човек. Тогава защо се допуска небрежно отношение към документите? Защото така е угодно на крадците. А работодателят е в ролята на жертвен агнец, моли се кинжалът да не падне върху него.
Какво липса – РЕД и ДИСЦИПЛИНА! Така че като се влезе в склада с един поглед да стане ясно дали има и най-малък шанс за злоупотреби.
2. Преплитане на отговорности
За да спести от работна ръка, често българският собственик има един служител, който движи доставките и склада. Този служител сам поръчва, сам заприхождава, сам изписва и участва в ревизии. В такива предприятия 100% има организирани канали за:
- Продаване на суровини на конкуренти
- Изнасяне на готов продукт без той да се води никъде
- Изнасяне на готов продукт, скрит в боклука или технологичния отпадък
Достатъчно е собственикът само да прогледне и осъзнае, че сам се е вкарал в капана на „икономията, майка на мизерията“. Грешката идва от там, че докато фирмата е била малка собственикът е можел сам да върши тази работа и сега той очаква, че един служител ще работи като него. Принципно може, но практиката показва, че това е златна възможност за ощетяване на фирмата.
3. Преразход на материали
Преразходът на материали е умишлено потапяне на фирмата. Така хем се блокира нормалният работен процес и се увеличава брака, хем се оправдават разходите от кражби. Стига се до там, че уж за да се избегне спиране на производството, се теглят суровини от склада по всяко време, често без документ. Така се връщаме към т.1 по-горе – достъп до склада.
Решението е много просто:
- Фиксиране на рецептите и технологичните карти
- Фиксиране на производствената програма
- Фиксиране настройките на машините
И след това строго следене кой си позволява отклонения – така може да се хване една брънка от организираната схема и да се прекратят кражбите. Обикновено този вид кражби са следствие на некомпетентен технолог и/или мениджър производство.
4. Слаба координация в мениджърския екип
Някои собственици си мислят, че най-правилната стратегия е „разделяй и владей“. Те се явяват гара разпределителна на имейли, задачи, изказвания. Резултатът е, че няма връзка между отделните звена и всеки мениджър работи каквото и когато поиска. Собственикът не може да бъде навсякъде и да следи всичко. Освен това той губи енергия да тича по оперативни задачи, да координира и проверява отделни детайли, а не се фокусира върху голямата схема, не вижда как го ограбват под носа му. И когато няма контрол настроените за злоупотреби мениджъри и служители подготвят и изпълняват безпроблемно замислената кражба.
5. Предоверяване
Всички сме били жертви на собственото си предоверяване. Някои си вземат поуки, други не. Това, че някой ви прави мили очи и че работи за вас от сто години, не значи непременно, че е лоялен. Може просто да си е намерил удобно местенце, да си получава заплата, да си е изградил схема за допълнителни доходи и да престоява при вас до пенсия. Замисляли ли сте се как така разчитате на някого много, вярвате му, а резултатите на фирмата ви стават все по-зле? Не е луд този дето яде баницата, а този, който му я дава – уви много вярна поговорка, която важи за много собственици на компании.
6. Неизрядна документация
Документите са много, много, много важни. Виждала съм фирми затрупани с бумащина, която никой за нищо не ползва. Виждала съм и фирми, които в края на деня изхвърлят протоколи и фактури. И двете крайности са опасни за фирмата, защото е налице пълен хаос. Достатъчни са няколко документа и реален последващ контрол. Всичко е в правилната дозировка.
Невъзможно е да изредя всички симптоми, показващи, че фирмата боледува. Посочените по-горе са малка провокация всеки собственик да се замисли и искрено да си отговори дали е създал предпоставки за злонамерени действия от страна на служителите му.
Хубавото е, че изход има, макар и болезнен понякога. Той се състои в създаване на правила, спазването им и прилагане на санкции за нарушаване на границите. И всичко това се прави от раз, с твърда ръка, без компромиси. Иначе превземането на фирмата отвътре (както ракът превзема тялото) е неизбежно. Трябва здраво разчистване и след това възстановителен период. Ако можете да го направите сами, действайте. Ако не можете сами, потърсете компетентна помощ навреме. И след това не изпускайте реда и контрола.
