Можем ли да започнем? Този въпрос си задават всички малки предприятия, като смятат, че са твърде малки или имат кратка история, за да предприемат изграждане на система за управление на качеството. В някои случаи такива опасения може и да са основателни - фирмата не е уверена дали ще оцелее и поемането на допълнителен товар само ще катализира евентуалните неблагополучия. Често обаче тези опасения са пресилени. Фирмата сама подценява възможностите си и не си поставя достатъчно високи цели. Притеснения се пораждат и когато малките фирми смятат, че финансовото състояние не им позволява да заделят необходимите ресурси за изграждане и сертифициране на системата.
Бизнесът винаги се осъществява с ограничени ресурси. Когато дейността на една фирма се разрастне, ще трябва да се решават много по-сложни и мащабни проблеми отново с ограничени ресурси. Освен това разходите за изграждане и сертификация нарастват с мащаба на фирмата и дейността й. Колкото една фирма по-късно изгради система за управление на своя бизнес, толкова по-трудно става това, особено ако скоростта на нейното разрастване изпреварва възможностите за управление. Обикновено ресурсите, които са необходими за изграждането на системата след експлозивно развитие на една фирма, надхвърлят многократно ресурсите, които тя би изразходвала, когато е била по-малка. Затова започнете изграждането на система за управление на своя бизнес веднага щом усетите, че:
имате кураж да поведете и преведете фирмата през това изпитание; конкурентите ви са със същите мащаби, а вече имат изградени и сертифицирани системи; служителите ви очакват да се занимавате лично с всеки проблем и да предлагате решения; често нарушавате сроковете на доставка или се налага да се полага извънреден труд; не можете да се вместите в цената; откривате еднакви грешки, пропуски и отклонения; не разбирате защо произвеждате качествен продукт, но той се продава слабо или на по-ниска цена от конкурентните продукти; понякога повече от необходимия брой персонал се занимава с определена дейност, а недостатъчно хора се занимават с друга; изразходвате повече от нормалното ресурси и време за поправки, ремонти и преработка на своя продукт или имате брак. Ако решите да започнете работа по системата, вие много бързо ще се убедите, че размерът наистина няма значение!
Дойде ли му времето? Ползите от изграждането и функционирането на една система за управление не могат да станат по-големи или по-малки вследствие на сертификацията. Същото важи за машина, инструмент или дори специалист във фирмата. Фактът, че вие проверявате и установявате дали те са годни или не, не променя техните характеристики. Вашата система ще бъде толкова добра или толкова лоша, колкото я направите. Сертификационният одит има основно предназначение да оцени състоянието на системата в предприятието спрямо стандарта. Регистрацията на решението да се сертифицира една система е от изключително значение за останалите стопански субекти. Фактът, че сте въвели системата, им дава увереност, че вашето предприятие се управлява така, както указва стандартът. Дейността ви за останалия свят става ясна и предсказуема. Ето защо стойността на сертификацията зависи основно от отношението на потенциалните ви клиенти. Регистрацията в голяма степен важи за партньори и инвеститори от чужбина, тъй като те не ви познават достатъчно добре. Наличието на сертификат за регистриране на системата може да има ключово значение при вземането на решение за започване и развитие на сътрудничество. Сертификационният и надзорните одити от независима организация могат да имат съществено значение при предоставянето на вярна информация за предприятието и системата на ръководството Това е свързано с наличието на пропуски в осъществяването на наблюдението и измерването на вътрешните одити. Колкото по-мащабни и съществени и повече на брой са несъответствията от външните одити, толкова по-несъвършени са вътрешните одити, провеждани във фирмата. Стойността на външните одити се оценява спрямо възможностите на организацията да използва резултатите им за провеждане на ефикасни коригиращи и превантивни мерки и да усъвършенства системата на управление. Търсете услугите на професионални водещи одитори, под ръководството на които да се провеждат ефикасни вътрешни одити. Ползата ще е двойна, тъй като одиторите на фирмата ще минат през необходимата практическа подготовка под ръководството на професионалист и ще придобият необходимите умения за самостоятелно провеждане на одити. Ръководството ще получава навреме информация за състоянието на системата и няма да бъде "изненадано" при следващия надзорен одит. Коя сертификационна организация да изберем? Не малка част от малките фирми страдат от излишни комплекси, които компенсират чрез разточителство. Няма никакъв смисъл да се копира поведението на големите компании, които могат да си позволят най-скъпите автомобили, рекламни агенции, канцеларски материали и най-скъпите сертификационни услуги. Малките фирми, които смятат, че ако ползват някоя мултинационална компания ще имат по-качествена система или ще станат по-забележими, се самозалъгват. Разочарованията са толкова по-горчиви, колкото по-упорито малката фирма натоварва бюджета си с ненужно скъпи услуги. Стандартът ISO 9001:2000 има глобално приложение, тъй като е разработен и се поддържа от Международната организация по стандартизация към ООН и се разпространява, превежда и придобива статут на национален стандарт благодарение на националните органи по стандартизация, които членуват в ISO. Оценките на системите за съответствие с този стандарт се извършват от специализирани сертификационни организации, които трябва да бъдат акредитирани. Техните системи за управление на всички дейности по регистрацията, издаването и наблюдението на сертификата трябва да са в съответствие с други международни стандарти (например ISO/IEC Guide 62). Системата за сертификация и акредитация гарантира еднакво оценяване спрямо критериите на ISO 9001:2000. В този смисъл няма значение дали голяма или малка организация ще извърши одита и ще регистрира системата. Особено неподходящо е една фирма да бъде обслужвана "комплексно" Това е първи симптом тя да бъде нащрек и да повиши изискванията си за обективност на одитите. Важно е да знаете каква услуга получавате, каква е компетентността на одиторите, има ли акредитация сертификационната организация и какво ще ви струва това. Търсете фирма, докато усетите, че ви предоставят вярна и обективна информация за състоянието на системата и управлението. Ако не ви харесва - сменете я. Няма проблем за преминаване от една към друга фирма. На практика няма никакви загуби и прехвърлянето може да стане при всеки надзорен одит. При преминаване от неакредитирана организация към акредитирана процедурите са същите, както при одит, тъй като сертификатите от неакредитирани организации нямат особена стойност пред акредитираните. За да успеете са нужни воля да промените отношението си към самите вас и готовност да демонстрирате способностите на вашия колектив.
