Кой инстинкт е по-силен у един управител или собственик - да вярва в хората, които е наел и да им даде достатъчно свобода на действие или да контролира максимално какво се случва в неговата фирма? Отговорът на този въпрос различава фирмите относно потенциала им за растеж.
Нека разгледаме един случай: Средно голяма компания с успешни продукти на пазара и с потенциал за растеж. Подобен род компании обикновено се управляват от собственика, който е минал през какво ли не, за да създаде, опази и развие фирмата си. Този човек е развил интуиция да преценява хората и е намерил начин да проверява ценностната система на служителите си. Обаче не са малко и случаите, когато е бил подвеждан и разочарован от избора си. Затова и сляпото доверие отсъства. Как един собственик да е сигурен, че хората в неговата организация са лоялни, честни, компетентни, без да е необходимо да обгрижва/наблюдава/контролира всеки служител? И отговорът е, чрез създаване на правила, процедури и механизми за контрол. Така всяка стъпка настрани от коловоза се отразява и възможен проблем може да бъде предотвратен навреме без щети за фирмата.
Какво липсва обикновено?
Най-често срещаният казус е да липсват ясни писмени правила и механизми за контрол. Служителите принципно знаят какво да правят, но по една или друга причина не го правят както трябва. Потърпевшите служители се жалват на управителя, който играе ролята на детектив да разнищва кой какво не е свършил и защо. Наблюденията ми показват, че служителите предпочитат да се запази статуквото на липса на правила, защото:
Така се допитват до шефа постоянно. Чувстват се важни и обгрижвани от човека, стоящ най-високо в йерархията. При грешка от тяхна страна, няма санкции. И това е така, защото „не са разбрали; не им е обяснено от колегата и т.н.“ Могат да си губят работното време в пушене или приказки и в края на деня да свършат нещо от задълженията си и разбира се да претендират за заплащане на извънреден труд. Крият своята некомпетентност.
Стават незаменими – това е един от големите проблеми за много фирми! Хората, които държат всичко в главите си, но отказват да го разпишат създават тесни места в организацията и спъват работния процес. Те се окопават в позицията си, криейки информация от колегите си. При евентуалната им смяна следва трус за организацията.
Бягат от отговорност. Реално само управителят или собственикът вземат решенията и мениджърите са само, тъй като те нямат никакво влияние във фирмата.
От друга страна собственикът е претоварен да решава дребни казуси, вместо да се фокусира върху стратегиите за развитие на фирмата. Какви стъпки за изход от подобни ситуации има?
Анализ на ситуацията във фирмата
Най-добре е да бъде направен одит от външен експерт, който да посочи проблемните места, начините, сроковете и участниците за решаването им. Всяка организация има нужда от външен поглед и оценка – това е градивната критика, която позволява на фирмата да се отърси от много „шлака“. Вътрешният одит също е вариант, но обикновено служителите потъват в ежедневната работа и полека-лека се примиряват със ситуации или статукво, с каквито един външен експерт не би се примирил. В много фирми съм чувала какви ли не логични и не чак толкова логични обяснения защо „нещо не е както трябва“. И че в учебниците пише едно, но практиката е съвсем различна. И разбира се, как нищо повече не може да се направи. А за оптимизации изобщо не може да се мисли, защото служителят титуляр е постигнал съвършенство. Най-интересното е, че абсолютно навсякъде се срещат служители, които считат, че те единствени имат определени функции, в другите сектори на икономиката те няма аналог, защото бизнесът на тяхната фирма е уникален. Нека само отбележа, че в съвременния свят бизнесът и науката вървят ръка за ръка и който пропуска да учи - изостава бързо. Съществуват множество примери за внедрени подобрения и спестявания от фирми, доверили се на експерти в съответната област. Експерти, които са практици и продължават да учат усърдно.
Разписване на план-график за действие
Веднъж набелязани целите за покоряване, те трябва да бъдат преследвани до пълното им изпълнение. Естествено никой няма време да прави промени с години. Затова един стегнат график с ясни цели, срокове и отговорници върши чудеса. Това е така, защото има хоризонт на заданието и хората знаят, че след като направят промяната, тяхната работа ще се облекчи, или ще постигнат спестяване, или ще изпреварят конкуренцията и т.н. Графикът служи и за планиране на ресурсите. Ако по средата на пътя не ни стигнат силите, проектът е обречен или на забава или на забрава. Планът-график е контролата за това кой как успява и какво пречи.
