fbpx Същност и предимства на електронното трудово досие | твоят Бизнес - списание за предприемчивите българи

Същност и предимства на електронното трудово досие

Водеща снимка
Да

Същност и предимства на електронното трудово досие

В последните години се наблюдава значителен възход на дигитализацията във всички сфери на социално-икономическия живот. Множество компании се стремят да модернизират съществуващите процеси или сфери на бизнес с помощта на дигиталните технологии. Ковид пандемията допълнително стимулира компаниите да преминат в “онлайн” режим и да оптимизират голяма част от бизнеса си.

В унисон със световните процеси по дигитализация, българският законодател предвиди редица промени в нашето законодателството значително улесняващи гражданските и административни процеси.

Ето защо, със седмичната ни статия ще ви запознаем с една малко позната възможност пред работодателите, а именно воденето на електронно трудово досие на работниците и/или служителите. 

С промени в Кодекса на труда от 2015 г. се създаде нов чл. 128б, който вмени задължение у работодателя да води трудово досие на всеки работник или служител. С нововъведената ал. 3 на същия член бе предвидена възможност на работодателите да създават и съхраняват в електронен формат документите от трудовото досие на служителя. Видът на електронните документи и изискванията към тяхното създаване, съхраняване и размяна се регламентира с Наредба за вида и изискванията за създаването и съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя, която бе обнародвана през месец май 2018 г. („Наредбата“).

Същност на електронното трудово досие

На практика електронното трудово досие позволява на работодателите да заменят хартиените досиета с дигитални, както и да улеснят кореспонденцията между тях и работниците и/или служителите. Съгласно чл. 2 от Наредбата „Работодателят може да изгражда, поддържа и/или използва информационни системи за създаването и/или съхраняването на електронни документи в трудовото досие на работника или служителя …“. 

Системата, в която работодателят води и съхранява трудовото досие на работника и/или служителят следва да отговоря на определени технически условия и изисквания за сигурност, като работодателят следва да осигури и механизъм за двуфакторна идентификация при достъп до системата.

Кои трудови документи могат да бъдат част от електронното досие?

Електронните трудови документи, които могат да бъдат част от трудовото досие на работника или служителя, са следните:

- Едностранни документи, създадени от работодателя, като например длъжностна характеристика, заповеди, удостоверения, уверения, справки, служебни бележки, декларации и др.;

- Едностранни документи, създадени от работника или служителя - молби, заявления, декларации, уведомления, съгласия, отчети, искания и др.;

- Документи, които изискват съгласието и на двете страни по трудовото правоотношение, като например трудов договор, споразумение по чл. 107 от Кодекса на труда, допълнително споразумение за изменение на съществуващ трудов договор и др.;

- Документи, издадени от трети лица, удостоверяващи факти, свързани с трудовото правоотношение;

- Други данни и информация, касаещи трудовото правоотношение.

- Уведомяване на работника или служителя.

- Когато работодателят създава и съхранява електронни документи в трудовото досие, той е длъжен да уведоми работника или служителя, като редът за уведомяване се определя с Правилника за вътрешния трудов ред.

Създаване на електронни документи

Електронните документи се подписват от служителя с електронен подпис. Видът на електронния подпис (обикновен, усъвършенстван или квалифициран) следва да е уговорен с работодателя, като в случай че работодателят изисква от служителя да използва квалифициран електронен подпис (КЕП), той следва да обезпечи изцяло разноските по издаването и поддръжката му. Документите, които се създават от страна на работодателя, задължително се подписват с квалифициран електронен подпис.

Изпращане на електронни изявления

Наредбата предвижда, че в трудовия договор или в друга писмена форма страните по трудовото правоотношение могат да дадат изрично съгласие да бъдат адресати на електронни изявления относно факти и обстоятелства, свързани с трудовото правоотношение, като всяка една от страните по трудовото правоотношение има право по всяко време да оттегли съгласието си да бъде адресат на електронни изявления.

Електронни изявления между страните по трудовото правоотношение се връчват чрез услуга за електронна препоръчана поща.

Когато работникът или служителят изпраща документи до работодателя по електронен път, се регистрират в информационната система. След изпращането им, той получава потвърждение.

Електронни изявления на работодателя във връзка с регистрираните електронни документи на служителите задължително следва да се връчват чрез електронната препоръчана поща. 

Съхранение на електронни документи

Страните по трудовото правоотношение ще могат все още да подписват документи на хартиен носител, но ще трябва да се включват в трудовото досие чрез сканирането им. Пълното съответствие на снетия електронен образ със снемания документ се удостоверява с квалифициращ електронен подпис от лицето, извършило снемането, а на хартиен носител – със саморъчен подпис.

Безплатен и непрекъснат достъп до документите от електронното трудово досие е неизменно задължение на работодателя. По искане на работника или служителя, работодателят е длъжен в срок 14 дни да му издаде електронните документи, съхранявани в трудовото досие. Не се изключва правото на работника или служителя да получи документи на хартиен носител от работодателя.

Какви са предимства на електронното трудово досие

Предимствата на електронното трудово досие са много и именно поради тази причина все повече работодатели предпочитат този метод за съхранение на документи на работниците или служителите си. Предвидената възможност за лесна комуникация между страните дава възможност за спестяване на средства и време за връчване на документи и разходи за куриерски и пощенски услуги. Друго предимство на електронното трудово досие е лесният и бърз достъп по всяко едно време до електронното досие на работника, както и високото ниво на сигурност, при което документите се съхраняват. 

Несъмнено съхраняването на документи в електронно трудово досие е удобство както за работодателя, така и за работника или служителя. Доколкото все пак са налице особени видове средства и начини за водене на електронно трудово досие, препоръчваме всички аспекти, свързани със създаването, съхранението и уведомлението му, както и създаването, изпращането и съхранението на електронни документи да бъдат предварително детайлно анализирани и съгласувани с добре подготвен в областта правен консултант.

Екипът на Адвокатско дружество „Мургова и партньори“ притежава богат опит в предоставянето на юридически консултации и услуги в сферата на трудовото и миграционно. Настоящият материал има информативен характер и не следва да бъде тълкуван като правен съвет. При всеки отделен казус са от значение конкретните факти и обстоятелства.

При възникване на въпроси или нужда от консултации може да се свържете на www.murgova.com.

Facebook коментари